Копий страниц паспорта в личном деле быть не должно

При проведении проверок соблюдения законодательства о защите персональных данных Роскомнадзор внимательно изучает содержание личных дел сотрудников. Дело в том, что наши кадровые службы с момента появления копировальных средств включают в них копии всех документов, которые сотрудник представляет при приеме на ­работу, в том числе и копии паспортов.

Арбитражный суд Ростовской области рассмотрел в июле 2013 года дело № А53-10287/13 в котором ООО Коллекторское Агентство «ЛазЕр» пыталось доказать, что имеет право копировать и хранить в личных делах копии паспортов сотрудников. Но Арбитражный суд на пару с Роскомнадзором посчитали иначе, вот их аргументация:

• в действующем законодательстве РФ объем и содержание обрабатываемых персональных данных работника определен в ряде нормативно-правовых документов. При этом основным документом является Трудовой кодекс РФ, статья 65 которого определяет перечень документов, предъявляемых работником при заключении трудового договора;
• ст. 65 ТК РФ содержит такую формулировку: «при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю: паспорт или иной документ, удостоверяющий личность…». Здесь говорится о предъявлении паспорта, но не о хранении этого документа либо копий его страниц у работодателя. Работодателю вполне достаточно паспортных данных без сохранения копии самого документа;
• перечень документов по кадровому учету является фиксированным, а не произвольным, что подтверждается статьей 656 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558, в которой сказано: «Виды документов, входящих в состав личных дел, определенных категорий работников указаны в соответствующем законодательстве».

Кроме копий паспортов в этом деле еще фигурировали копии военных билетов, которые работодатель тоже не имеет права у себя хранить.

Позже позицию Арбитражного суда Ростовской области подтвердили Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд в октябре 2013 года и Федеральный арбитражный суд Северо-Кавказского округа в марте 2014 года.