Индексация дел в компаниях со сложной структурой

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 9 / 2016

Евгения Кожанова

специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Существуют холдинги и иные группы компаний, юридические лица внутри которых могут быть рассеяны по всей России и контролироваться из единого «центра». И здесь начинаются сложности: нужно присвоить индексы компаниям, отделам и документам таким образом, чтобы а) система индексации была единой по всей группе компаний; б) индексы были удобочитаемы и при этом кратки настолько, насколько это возможно; в) один и тот же индекс не означал одновременно какое-нибудь дело в одной компании и какой-нибудь отдел в другой. Подскажем решение этой задачи.

Индексы подразделений могут понадобиться и управляющим документами, и кадровикам, и бухгалтерии. Вполне возможно, что в каждой компании, помимо общей «официальной», действует еще и собственная «внутренняя» индексация, из лучших побуждений разработанная своими же сотрудниками… Нас интересует только делопроизводство: индексы нужны в первую очередь для номенклатуры дел и регистрации документов.

Предположим, существует группа компаний «Времена года» (см. таблицу из Примера 1). Управляющая компания в ней так и называется ПАО «Времена года», а в группу входят юридические лица ООО «Зима», ООО «Весна», ООО «Лето» и ООО «Осень». У каждого есть собственная сеть филиалов, представительств и / или дочерних компаний. При этом управление группой осуществляется из «центра» – именно ПАО «Времена года» регулирует все процессы во всех компаниях группы.

Предлагаем читателям договориться о том, чтобы называть все филиалы, представительства и «дочки» для краткости просто «филиалы», не употребляя больше всю эту длинную конструкцию-перечисление (в дальнейших Примерах 1–4 мы будем называть их по месяцам). Организационно-правовую форму у них указывать не будем, т.к. филиалы и представительства (в отличие от дочерних компаний) являются не юридическими лицами, а территориально обособленными подразделениями.

Стандартный способ индексации

Простейший способ индексации – присваивать числовые индексы, постепенно спускаясь по иерархической лестнице. Тогда их система будет выглядеть так, как показано в Примере 1.

Пример 1. Стандартная индексация «организаций»