Мы завершаем разговор о регламентации договорной работы. В этой последней публикации говорим о контроле исполнения договоров и введении в действие Договорного регламента.
Этап исполнения и контроля исполнения договоров
При описании данного этапа работы в Договорном регламенте необходимо определить:
- ответственного за исполнение договора, его функции;
- ответственного за осуществление контроля исполнения договора и его функции. Как правило, им становится непосредственный руководитель ответственного исполнителя;
- документы (отчеты, справки) о ходе и результатах исполнения договоров:
- в целом по организации / отделу за конкретный период времени,
- о конкретных договорах1,
- о конкретных контрагентах;
- порядок предоставления таких данных / документов руководству.
Что в основном нужно контролировать:
- исполнение обязательств по заключенному договору не только контрагентом, но и своей организацией;
- своевременность оформления и направления контрагентам и в подразделения своей организации документов по исполнению договоров (это могут быть товарные и товарно-транспортные накладные; счета-фактуры; акты сдачи-приемки; акты о выполнении работ, оказании услуг; акты экспертизы или проверки товара по количеству, качеству, комплектности; таможенные декларации; платежные поручения, чеки, акты сверки расчетов, акты зачета и другие подобные документы);
- принятие мер в случае неисполнения (или ненадлежащего исполнения) контрагентом обязательств по договору. Это может быть подготовка писем контрагенту для выяснения причин неисполнения; проведение переговоров для решения возникших проблем; своевременная подготовка дополнительных соглашений об изменении условий договора (если есть определенные договоренности с контрагентом); инициация претензионной или судебной работы в установленном в организации порядке2;
- если ваша организация должным образом не выполняет своих обязательств, то применяются меры, схожие с перечисленными в предыдущем пункте, только выяснение причин происходит внутри организации, после чего может последовать административное воздействие на «провинившихся» работников.
Напомним, что изменение или дополнение к заключенному ранее договору оформляется письменно. До подписания оно проходит процедуру анализа и согласования, которая установлена в организации для той разновидности договора, к которому оформляется это дополнение / изменение.
Есть сложные и длительные проекты, отслеживать ход исполнения сделок по которым удобнее с помощью отчетов. Тут будут видны произведенные сторонами операции, их даты и денежный эквивалент, здесь же подбиваются итоговые суммы. Сложность и многоаспектность каждого отчета зависит от готовности тратить на него время исполнителя и финансовой службы (если он делается вручную) или от возможностей автоматизации договорной работы, от потребностей руководства.
Отчеты могут быть подготовлены на основании данных информационных систем, используемых в организации, например, ERP-систем. Программные средства могут автоматизировать процедуру сбора, обработки,...
