Росархив предлагает изменить порядок исчисления сроков хранения документов

В Закон об архивном деле планируется внести очередные корректировки. Ведь появление в нем статьи 22.1 в прошлом году изумило многих практиков: непонятно стало, как в реальности выполнить требование об исчислении сроков хранения всех кадровых документов с даты их создания, а также стоит ли их все хранить 50 либо 75 лет (даже те, у которых срок прежде был гораздо меньше – 5 лет и т.п.). Соответствующий законопроект уже прошел первое чтение – давайте посмотрим, что нас ожидает.

Росархив намерен «устранить имеющиеся противоречия в порядке исчисления сроков хранения документов», о чем его руководитель заявлял еще в марте 2017 года1. Тогда же в Госдуму был внесен законопроект № 120360-7 в связи с изменением статуса Росархива2, кроме того, он уточнял отдельные положения 14 федеральных законов. Законопроект был принят в первом чтении 21.04.20173. Он содержит предложения по срокам хранения архивных документов и документов по личному составу.

Порядок исчисления сроков хранения архивных документов

Порядок исчисления сроков хранения планируют закрепить на законодательном уровне, внеся новую статью 21.1 в Закон об архивном деле4 (см. цитату далее). Все это прекрасно, однако данные положения входят в противоречие с десятком федеральных законов, где уже установлены сроки хранения для значительных массивов документов – и законопроект ничего не говорит о том, что делать в таких случаях. Это может привести к очередным спорам. Спасительным было бы добавление в законопроект формулировки о том, что если каким-либо специальным федеральным законом для определенных документов уже установлен иной порядок исчисления сроков хранения, то положения части 2 статьи 21.1 на них не распространяются.

Фрагмент документа

Законопроект № 120360-7 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации».
Статья 21.1. Установление и исчисление сроков хранения архивных документов

Законопроект № 120360-7 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации».
Статья 21.1. Установление и исчисление сроков хранения архивных документов

1. Сроки хранения архивных документов устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 настоящего Федерального закона.

2. Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено формирование архивных документов в единицы хранения (дела). Год, в котором было завершено формирование архивных документов в единицы хранения (дела), указывается на обложке единицы хранения (дела).

С одной стороны, есть привычное для нас правило делопроизводства, которое закреплено в т.ч. в Перечне типовых управленческих архивных документов 2010 года5 (п. 1.4): исчисление сроков «хранения документов на бумажных и электронных носителях... производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством».

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 700 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Разрешение конфликтных ситуаций в работе службы делопроизводства

Автор делится богатым опытом разрешения и предотвращения конфликтных ситуаций между работниками службы делопроизводства и других подразделений. Все разбирается на ситуациях из практики: когда от службы делопроизводства требуют выполнения функций, возложенных на других работников (например, заводить РКК в СЭД на исходящее письмо; доставлять бумажные документы в подразделения), когда частые задержки на работе превращаются в норму, когда на вас пытаются переложить ответственность за ошибки при выполнении смежных процессов. Вам это знакомо? Тогда воспользуйтесь конкретными решениями, которые вы можете внедрить в своей организации, чтобы дышать свободнее!

Воинский учет: с чего начать?

Воинский учет обязаны вести все организации. Штрафы за нарушения в этой сфере доходят до 500 000 руб. для юрлиц и до 80 000 руб. для должностных лиц. Мы свели в таблицу сведения о том, за что и на сколько могут оштрафовать. Объясняем, как поставить свою организацию на воинский учет: куда обращаться, с каким комплектом документов. Показываем образцы: письма о постановке на учет, карточки учета организации (по форме № 18), приказа об организации воинского учета, плана работы по воинскому учету.

Как оптимизировать регистрацию и нормоконтроль документов: метод дробления и автоматизация (часть 2)

В этой части статьи разбираемся с работой нормоконтролера, который стоит на страже грамотности издаваемых в организации документов. Основные принципы его работы, за что он отвечает. Какие удобные инструменты может использовать: бесплатные в интернете и платные программы, работа с чек-листами. Как можно оптимизировать процессы ДОУ по 7 принципам «бережливого производства». Показываем пример анализа и ускорения процесса регистрации входящих документов при помощи «схемотехники»: как выявить проблемы, выстроить новый алгоритм работы и вычислить выигрыш во времени.

Как назначить ответственного за воинский учет?

Как определить количество ответственных за ведение воинского учета в организации – здесь надо придерживаться нормативов. Кто это может быть.В каком порядке действовать: сначала оформить ответственного на работу и потом предлагать его кандидатуру на согласование в военкомат... или наоборот? Вопрос возникает из-за того, что 2 основных документа по ведению воинского учета в организациях «расходятся во мнении».Показываем возможный алгоритм действий (с вариациями), примеры приказа об организации воинского учета граждан и акта приема-передачи документов по воинскому учету.

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Обработка входящей корреспонденции

Эта статья посвящена участку работы, который есть в любой организации. Новичкам она поможет грамотно организовать данный процесс. А опытным специалистам – обучить своих подопечных. Ведь статья написана практиком, имеющим многолетний опыт работы как в классическом советском бумажном делопроизводстве, так и в смешанном документообороте современных банков. Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале – при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа. Наглядно демонстрируется, как ход обработки входящего документа отражается на нем самом в виде появления новых реквизитов / отметок, а также в регистрационных формах организации.