Отправка почтовой корреспонденции

Какие бывают письма

Конечно, первая и главная функция почты - пересылка различных отправлений, которые делятся на 2 большие категории: регистрируемые и нерегистрируемые.

Регистрируемое отправление отличается тем, что при отправке оно получает уникальный почтовый идентификатор. По нему не просто можно отследить продвижение почтового отправления, но и при необходимости получить от почты юридически значимое подтверждение того, что письмо было вручено адресату или его представителю. К регистрируемым почтовым отправлениям, с которыми обычно сталкиваются работники канцелярии, относятся:

• заказные письма / бандероли и
• они же, но с добавлением уведомления о вручении и описи вложений.

Нерегистрируемое отправление - это, например, обычное письмо, которое мы опускаем в почтовый ящик. В этот момент его следы теряются и могут даже никогда не найтись. Никто не сможет доказать, что мы отправляли это письмо, никто также не докажет, что адресат его получил. Поэтому документы, потеря которых может повлечь последствия юридического и финансового характера, простыми письмами лучше не отправлять.

Пожалуй, самая распространенная дополнительная услуга, которую покупают абоненты почты при отправке регистрируемого почтового отправления - это простое уведомление о его доставке. Получатель распишется и поставит дату получения письма в специальной форме, которая (за счет отправителя) потом будет ему, отправителю, возвращена.

Опись вложения, по утверждению «Почты России»¹, является юридически значимым документом. Она представляет собой бланк утвержденной формы, который заполняется отправителем для фиксирования содержимого отправления, количества и, при необходимости, ценности. Письмо с описью вложения следует приносить на почту незапечатанным: оператор, принимая его, должен убедиться, что содержимое конверта соответствует описи.

Если мы хотим подтвердить получение адресатом конкретного документа, лучше использовать опись вложения. Простое уведомление содержит подпись получателя о том, что ему вручили конверт или бандероль, но не свидетельствует о том, что в полученной «упаковке» было определенное содержимое. Ведь там могли быть и открытка, и счет-фактура, и любой другой документ. А в описи отправитель может указать реквизиты вложенного документа (наименование вида, номер и дату), так что двояким толкованиям здесь места не останется.

Письмо от бандероли отличается только весом: оба отправления могут выглядеть одинаково - быть запакованы в один и тот же конверт, чуть различающийся толщиной. Если ваше отправление более 100 гр., то это уже считается бандеролью. Конечно, конверты могут быть разными по материалу, размеру и весу, но обычно вложение в самый простой легкий конверт документов до 20 листов еще позволяет именовать отправление письмом, а если нужно отправить 20 и больше листов А4 формата - то это уже бандероль. Разница между письмом и бандеролью заключается в весе и почтовом тарифе, вот все! Поэтому далее в статье для краткости будем оперировать только понятием «письмо».

Как работать с почтой

Способов работы организации с почтой на сегодняшний день всего два:

• или представитель компании идет на почту,
• или почта в лице работника отделения приходит в компанию.

О корпоративном обслуживании мы поговорим ниже, а о походах вашего курьера в почтовое отделение уточним, что необязательно ходить на почту исключительно «по месту прописки». Отправлять письма можно из любого отделения, какое нравится и удобно. Почтовые отделения бывают разной классности, и если в одних все посетители вынуждены стоять в общей очереди в единственное «окошко», то в других представители организаций обслуживаются отдельно от физических лиц.

А вот получение писем необходимо организовать в том почтовом отделении, к которому компания относится по своему юридическому адресу, т.к. именно на него будут отправлять важную корреспонденцию суды и иные госорганы. Часто юридический адрес (зарегистрированный в ЕГРЮЛ) и почтовый (по месту расположения офиса) различаются, и организации удобнее получать корреспонденцию рядом с офисом. Тогда ее забирают по двум адресам (по юридическому реже, по фактическому чаще заодно с отправкой корреспонденции). Хотя бы раз в неделю почтовый ящик по юридическому адресу стоит проверять.

Три формы организации отправки писем:

• работники отправляют письма сами. Этот вариант распространен в небольших компаниях, где система работы с почтой никак не налажена. Если у кого-то появляется потребность отправить письмо, то он едет в почтовое отделение сам. На следующий день квитанция сдается в бухгалтерию, оформляется авансовый отчет, и деньги за отправку письма возвращаются сотруднику. «Плюс» у этого варианта только один: по вопросам отправки канцелярия с почтой не пересекается вообще. А минус следующий: коллеги очень быстро поймут, что под предлогом отправки письма можно уйти по своим делам, а большая очередь в отделении поможет оправдать даже многочасовое отсутствие на работе. В целом такой подход неэффективен;
• в компаниях «постарше» почта поручается одному из секретарей или работников канцелярии, а может быть, и курьеру. Этот работник собирает у себя все отправления организации, учитывает их, оформляет и «оптом» отправляет в установленные дни, как правило, дважды в неделю. Плюс в централизации процесса: есть ответственный работник, есть учет отправлений и точно определенные дни, когда будет отправка. Минус - отправку срочной корреспонденции приходится организовывать специально;
• корпоративное обслуживание «Почтой России» - вариант «для продвинутых». Если компания ежедневно готовит несколько десятков писем, то оформление такого сотрудничества - лучший вариант. С почтой заключается договор, по условиям которого ежедневно (или в установленные дни) приезжает работник почтового отделения, привозит корреспонденцию для получения и забирает для отправки. Ваш сотрудник никуда не ездит, а занимается только учетом и оформлением отправлений. Плюс - экономия времени и...