Сроки исполнения входящих документов, установленные законодательством (часть 2)

Взаимодействие с контрагентами

Практика показывает, что наиболее активными в переписке контрагентами компании являются ее партнеры по бизнесу. Переписка в рамках заключения и исполнения договоров занимает львиную долю внешнего документооборота компании. При этом необходимо достаточно оперативно распределять такие входящие письма в зависимости от их природы. Прежде всего, вычленять из общей массы относящиеся к претензионным ¹, ответы на них требуют особого внимания. Ведь все «написанное пером» может быть использовано в рамках судебного спора. Неудачные текстовые формулировки в таких письмах могут сыграть против вашей компании.

Смысл ответа, стилистика и даже пунктуация при ответе на претензию могут сыграть как положительную, так и отрицательную роль. В частности, необходимо понимать, что использование «прямых» фраз: «мы признаем свою ответственность», «согласны с наличием долга», «размер текущей задолженности подтвержден первичными документами учета», «имело место нарушение с нашей стороны» по сути предопределяет позицию стороны в предстоящем споре. Даже если такие фразы будут обусловлены предлогами «но», «при этом», «однако», такого «признания» может быть достаточно для судьи, рассматривающего спор!

По срокам ответа входящие письма от контрагентов можно условно разделить на три блока:

1) срок отсутствует;

2) срок определен самими сторонами в договорах, протоколах или иных соглашениях;

3) срок установлен законом.

К первому случаю обычно относятся взаимоотношения с новыми партнерами (на начальной стадии отношений с ними), информационные сообщения, поздравления и т.п.

Ко второму – переписка с компаниями, с которыми уже подписаны договоры либо заключены соглашения о ведении переговоров. Такие документы обычно содержат положения о порядке обмена документами. Наиболее распространенным в этом случае является включение в договор порядка предъявления претензий:

• от самых простых случаев (Пример 1)
• через стандартное регулирование (показано в Примере 2)
• и вплоть до многостраничных регламентов, определяющих не только сроки ответов на запросы, но и их формат, должности лиц, полномочных на подписание тех или иных писем и запросов.

Порядок обмена претензиями встречается во всех типах договоров. Однако в отдельных типах договоров может быть предусмотрен еще специализированный документооборот между контрагентами. Например, в рамочных договорах поставки (ст. 429.1 ГК РФ) может быть установлен порядок направления и акцепта заявок на поставки конкретных партий товара. В посреднические договоры (агентирование, поручительство) как правило включается порядок предоставления отчета агента (поверенного) и действия принципала после получения такого отчета (согласие с ним либо направление возражений по существу).

Сроки ответов на письма могут быть различными в разных договорах. Более того, приходилось встречать случаи, когда сроки на различные типы запросов и писем считались по-разному даже в одном договоре. Например, для претензий использовались календарные дни, а для заявок и направления первичных бухгалтерских документов – рабочие. Чтобы не путаться, можно рекомендовать отделу делопроизводства отслеживать заключаемые организацией договоры в части сроков направления корреспонденции. Делать это проще всего на основе электронных таблиц (в программе Excel или ее аналоге). Можно фиксировать наименования контрагентов и типы запросов, которые от них могут поступить, с указанием установленных законом и договором сроков ответа на них. Таблицы могут быть скомпонованы по разным принципам: типам запросов, срокам ответов, контрагентам, типам договоров и т.п. (организация самостоятельно определяет наиболее удобный для себя вариант). На наш взгляд, проще всего типологизировать виды запросов и ответов на них по видам договоров:

К третьему блоку сроков, когда срок определяется через требования закона, относится совсем немного типов документов.

Прежде всего, это обязательные досудебные претензии – они установлены сравнительно недавно (Федеральный закон от 02.03.2016 № 47-ФЗ «О внесении изменений в Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации» вступил в силу 01.07.2016). Раньше обязательный претензионный порядок действовал в исключительных случаях (поименованных в законе) либо если того требовал заключенный договор.

Как это работает? Когда организация считает, что ее права нарушены и собирается обратиться в суд для решения спора, то она не может этого сделать, пока не предпринята попытка урегулировать конфликт миром. Делается это путем направления письменного требования (в котором излагается суть претензий) в адрес «обидчика», далее ответа от него полагается ждать минимум 30 дней (если иное не заложено в договоре, заключенном между этими сторонами). Данное правило касается взыскания денежных средств в рамках гражданско-правовых отношений с контрагентами ².

В ч. 5 ст. 4 АПК РФ написано, что организации дается 30 календарных дней для ответа на досудебную претензию, и срок начинает течь с даты ее направления! Она определяется по штемпелю почтового отделения, принявшего корреспонденцию для ее отправления адресату. Впрочем, так же как и с требованиями работников о возмещении материального ущерба, этот срок «мягкий», т.е. молчание в пределах данного срока воспринимается как отрицательный ответ на предъявленные требования.

Кроме того, есть особые случаи, когда договоры заключены со специальными субъектами, порядок взаимодействия с которыми установлен законом. Впрочем, большинство организаций взаимодействуют с такими субъектами (например, грузоперевозчиками), потому направляют им претензии, что обычно находится в компетенции юридического отдела. А делопроизводственный отдел организации – специального субъекта, получая их, обычно знает специфику своей деятельности, в т.ч. установленные сроки ответов на такие претензии.