Навигатор тем:
Войти или зарегистрироваться
Навигатор тем:
  1. Главная
  2. Делопроизводство и архив
  3. Современное делопроизводство

Как оформить утрату, порчу документов (часть 2)

0
Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 8 / 2018
Татьяна Светлова
сотрудник государственного архива
Как в различных ситуациях заполнять акт об утрате документов и акт о неисправимых повреждениях документов? Как их согласовать протоколом экспертной комиссии? Какие документы собрать и куда подшить? Это мы объяснили в прошлом номере журнала. А сейчас покажем на примерах, как отразить утрату целого дела или отдельного документа в учетных документах организации. Если она произошла в подразделении, то актуализируем номенклатуру дел и журнал регистрации. А если в архиве – то книгу учета поступления и выбытия, а также опись, по которой документы передавались в архив, не забываем и про внутреннюю опись «похудевшего» дела и его лист-заверитель. Вносить сведения важно со ссылкой на акт. При этом взамен утраченного оригинала можно подшить копию.
Окончание статьи. Начало в № 07 / 2018
Окончание статьи. Начало в № 07 / 2018

Отражение потерь в учетных документах

Акты об утрате документов или о неисправимых повреждениях документов вместе с документами уполномоченных органов, подтверждающими факт происшествия, передаются в дело фонда. Эти документы являются основанием для внесения изменений в учетно-справочный аппарат.

Если утраченные документы были внесены в учетные документы архива организации, то в последние вносятся изменения. Отметки о выбытии документов делаются в соответствующей графе учетного журнала с указанием реквизитов акта о неисправимом повреждении / утрате (см. «1» в Примере 7). По окончании года эти сведения учитываются при отражении результатов в итоговой записи («2» там же).

Если же документы «погибли» еще в подразделении, то акт о неисправимых повреждениях / утрате становится основанием для списания дел, тогда их не станут запрашивать для передачи в архив.

Если пострадавшие документы подлежали передаче в государственный или муниципальный архив, то акт о неисправимых повреждениях / утрате представляется на рассмотрение ЭПК (экспертно-проверочной комиссии) этого учреждения. Для подтверждения событий к этому акту организации необходимо приложить документ компетентного органа. Например, справку о пожаре выдает МЧС России (приказ МЧС России от 16.10.2017 № 444).

Связанный материал
Подтверждаем причину утраты документов
№ 08 / 2018

Почему важно заполучить документ сторонней организации, подтверждающий причину утраты либо порчи ваших документов, а также в каких случаях, кто и каким документом это может сделать, читайте в статье «Подтверждаем причину утраты документов» журнала № 8′ 2018

Пример 7. Отражение утраты документов в Книге учета поступления и выбытия дел, документов (по форме, приведенной в приложении № 11 Правил)

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 840 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail
доступ
к Базе знаний

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

доступ
к Базе знаний

Рекомендовано для вас

Номенклатура дел: сколько экземпляров оформлять, где хранить, как изменять

Делопроизводство и архив
№ 11 / 2026
Современное делопроизводство

Описываем общий порядок работы. Как номенклатура дел в конце года на следующий год разрабатывается, согласовывается и утверждается. Сколько подлинных экземпляров оформляется и где они хранятся. Что рассылается по подразделениям. Что такое рабочий экземпляр номенклатуры, какие изменения в течение года в нем отражаются от руки. Зачем и как оформляется дополнение к номенклатуре дел по истечении года (на основе правок, накопленных в рабочих экземплярах номенклатуры дел). Отдельно разбираем актуальный вопрос: как отразить массовые изменения в номенклатуре дел, вызванные вступлением в силу нового Перечня документов со сроками хранения после ее утверждения? Есть вероятность такого сценария для номенклатуры дел на 2027 год, т.к. новый типовой Перечень управленческих документов ожидают в конце 2026 – начале 2027 года. Попутно вспоминаем, какие разъяснения на этот счет давал Росархив для номенклатур дел на 2020 год (когда новый Перечень вступил в силу в середине февраля 2020 года).

Валентина Янковая
канд. ист. наук, доцент Российского государственного гуманитарного университета

Перечень и номенклатура дел в Сбербанке: как автоматизация меняет классические подходы

Делопроизводство и архив
№ 10 / 2026
Современное делопроизводство

Рассказываем, как Сбербанк строит систему учета документов и данных, где собственный Перечень и номенклатура дел становятся фундаментом автоматизированного управления жизненным циклом документов и информации колоссального объема (от центрального аппарата до всех территориальных отделений банка). Зачем организации собственный Перечень документов со сроками хранения? В нем можно: собирать сроки из большого числа нормативных документов и в результате их анализа назначать сроки хранения в вашей организации для разных уровней оргструктуры; определять триггерные события, после наступления которых автоматически начинает отсчитываться срок хранения; фиксировать особые условия, при которых длительность хранения меняется. Как Сбербанк изменил работу с номенклатурой дел: принцип систематизации документов и др. Какую сложную структуру индекса дела использовать, чтобы это помогало автоматически относить затраты на хранение документов на конкретные статьи, управлять доступом, искать и уничтожать документы / информацию. Сквозной пример наглядно показывает трансформацию данных, начиная с нормативного акта, установившего срок хранения, через Перечень Сбербанка и заканчивая номенклатурой дел. Как поддерживать актуальность своего Перечня и номенклатуры – какие правила мотивируют подразделения вовремя вносить либо инициировать изменения.

Ирада Савина
исполнительный директор Центра архивного сервиса Департамента управления делами Сбербанка

Должностные инструкции и утвердившие их приказы: ответы на вопросы

Делопроизводство и архив
№ 11 / 2026
Современное делопроизводство

Каким способом лучше утверждать должностные инструкции? Почему предпочтительнее это делать подписью в грифе утверждения? А если это делается приказом, то какого вида? Какие сроки хранения по Перечню установлены для разных видов должностных инструкций и утвердивших их приказов? Надо ли при сдаче приказов в архив изымать из дела должностные инструкции с более коротким сроком хранения?

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Валентина Янковая
канд. ист. наук, доцент Российского государственного гуманитарного университета

Приказы по личному составу и кадровые приказы – в чем разница?

Делопроизводство и архив
№ 10 / 2026
Современное делопроизводство

Кадровые приказы и приказы по личному составу, кадровые документы и документы по личному составу – как различать эти понятия, чтобы грамотно использовать их в локальных нормативных актах (ЛНА) организации? Объясняем со ссылками на нормативную базу и приводим понятную схему.

Валентина Янковая
канд. ист. наук, доцент Российского государственного гуманитарного университета
Вера Строева
эксперт издательства «Бизнес-Арсенал», юрист

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Делопроизводство и архив
№ 10 / 2020
Современное делопроизводство

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Сергей Россол
корпоративный консультант МКА «Калинин, Трач и партнеры»

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

Делопроизводство и архив
№ 04 / 2018
Современное делопроизводство

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Рудина Наталья
генеральный директор архивной фирмы, www.arhivdocument.ru
Евгения Кожанова
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Порядок разработки номенклатуры дел

Делопроизводство и архив
№ 12 / 2009
Современное делопроизводство

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Быкова Т.А.
доцент кафедры документоведения РГГУ, кандидат исторических наук

Обработка входящей корреспонденции

Делопроизводство и архив
№ 02 / 2012
Современное делопроизводство

Эта статья посвящена участку работы, который есть в любой организации. Новичкам она поможет грамотно организовать данный процесс. А опытным специалистам – обучить своих подопечных. Ведь статья написана практиком, имеющим многолетний опыт работы как в классическом советском бумажном делопроизводстве, так и в смешанном документообороте современных банков. Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале – при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа. Наглядно демонстрируется, как ход обработки входящего документа отражается на нем самом в виде появления новых реквизитов / отметок, а также в регистрационных формах организации.

Наталия Носарева
эксперт в сфере ДОУ и архивного дела