Навигатор тем:
Войти или зарегистрироваться
Навигатор тем:
  1. Главная
  2. Делопроизводство и архив
  3. Современное делопроизводство

Как оформить утрату, порчу документов (часть 2)

0
Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 8 / 2018
Татьяна Светлова
сотрудник государственного архива
Как в различных ситуациях заполнять акт об утрате документов и акт о неисправимых повреждениях документов? Как их согласовать протоколом экспертной комиссии? Какие документы собрать и куда подшить? Это мы объяснили в прошлом номере журнала. А сейчас покажем на примерах, как отразить утрату целого дела или отдельного документа в учетных документах организации. Если она произошла в подразделении, то актуализируем номенклатуру дел и журнал регистрации. А если в архиве – то книгу учета поступления и выбытия, а также опись, по которой документы передавались в архив, не забываем и про внутреннюю опись «похудевшего» дела и его лист-заверитель. Вносить сведения важно со ссылкой на акт. При этом взамен утраченного оригинала можно подшить копию.
Окончание статьи. Начало в № 07 / 2018
Окончание статьи. Начало в № 07 / 2018

Отражение потерь в учетных документах

Акты об утрате документов или о неисправимых повреждениях документов вместе с документами уполномоченных органов, подтверждающими факт происшествия, передаются в дело фонда. Эти документы являются основанием для внесения изменений в учетно-справочный аппарат.

Если утраченные документы были внесены в учетные документы архива организации, то в последние вносятся изменения. Отметки о выбытии документов делаются в соответствующей графе учетного журнала с указанием реквизитов акта о неисправимом повреждении / утрате (см. «1» в Примере 7). По окончании года эти сведения учитываются при отражении результатов в итоговой записи («2» там же).

Если же документы «погибли» еще в подразделении, то акт о неисправимых повреждениях / утрате становится основанием для списания дел, тогда их не станут запрашивать для передачи в архив.

Если пострадавшие документы подлежали передаче в государственный или муниципальный архив, то акт о неисправимых повреждениях / утрате представляется на рассмотрение ЭПК (экспертно-проверочной комиссии) этого учреждения. Для подтверждения событий к этому акту организации необходимо приложить документ компетентного органа. Например, справку о пожаре выдает МЧС России (приказ МЧС России от 16.10.2017 № 444).

Связанный материал
Подтверждаем причину утраты документов
№ 08 / 2018

Почему важно заполучить документ сторонней организации, подтверждающий причину утраты либо порчи ваших документов, а также в каких случаях, кто и каким документом это может сделать, читайте в статье «Подтверждаем причину утраты документов» журнала № 8′ 2018

Пример 7. Отражение утраты документов в Книге учета поступления и выбытия дел, документов (по форме, приведенной в приложении № 11 Правил)

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 700 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail
доступ
к Базе знаний

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

доступ
к Базе знаний

Рекомендовано для вас

Акт об уничтожении персональных данных или документов?

Делопроизводство и архив
№ 06 / 2026
Современное делопроизводство

Во многих документах, которые мы привыкли выделять к уничтожению по акту, составленному по правилам Росархива, содержатся персональные данные. В марте 2023 года вступил в силу приказ Роскомнадзора, который потребовал документировать уничтожение персональных данных по своему акту (там должны фиксироваться иные сведения, его составлять очень трудоемко)! А штрафы за ошибки в работе с персданными большие. Помогаем вам их избежать. Вы поймете, когда надо оформлять уничтожение документов (в т.ч. содержащих персданные) по акту Росархива, а когда – по акту Роскомнадзора. А еще получите аргументацию для диалога с проверяющими, чтобы защитить себя. Отсутствие однозначных разъяснений от профильных ведомств (Росархива и Роскомнадзора) приводит к рискам, которые помогаем вам оценить и выбрать свой «маршрут следования».

Валентина Андреева
профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российского государственного университета правосудия, к.и.н.

Как закрывать и уничтожать журналы регистрации: ответы на интересные вопросы

Делопроизводство и архив
№ 06 / 2026
Современное делопроизводство

Журнал был переходящим с 2023 года и в середине 2025 года закончился. Далее сразу был заведен новый журнал. Каким образом это отображается в номенклатуре дел на 2025 год при ее закрытии (в графе 3 и итоговой записи): как 2 тома или считается только 1 закрытый том? Если переходящий журнал менял срок хранения и свой индекс несколько раз, то как это отразить на его обложке и в описи дел? Журнал учета был заведен (прошит, оформлена заверительная надпись), но он не велся. Чем процедура уничтожения и акт в этом случае будет отличаться от уничтожения журнала, который заполнялся? Какова специфика журналов проверки состояния условий труда и как избежать штрафов за их неведение?

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Акт о выделении документов к уничтожению из подразделений

Делопроизводство и архив
№ 06 / 2026
Современное делопроизводство

Форма акта о выделении к уничтожению документов из архива утверждена и содержится в нормативном правовом акте Росархива. А форма акта для выделения к уничтожению документов из структурных подразделений (на этапе текущего делопроизводства) не утверждена. Как доработать для этих целей «архивный» акт? Как составить акт о выделении к уничтожению документов, находящихся на депозитарном хранении в стороннем коммерческом архиве? Каков алгоритм работы: как оформлять акты о выделении документов к уничтожению, как их согласовывать и утверждать, как отражать сам факт уничтожения, где потом хранить акты? Объясняем, кто что и в каком порядке должен делать.

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Исполнение судебных и адвокатских запросов: сроки, санкции, примеры

Делопроизводство и архив
№ 06 / 2026
Современное делопроизводство

На какие адвокатские запросы организация обязана отвечать. Какие есть основания для законного отказа давать ответ. Почему отказ надо тоже направлять в виде письма (показываем примеры). Как проверить статус адвоката через общедоступный реестр в интернете. Когда надо успеть ответить по существу либо отказать в письменном виде, на сколько можно продлить срок исполнения адвокатского запроса. Сроки ответа на судебные запросы информации и документов. Если они содержат конфиденциальную информацию, то как организация может ходатайствовать об их рассмотрении в закрытом судебном заседании и об ограничении к ним доступа (показываем пример). Кого и на сколько могут оштрафовать за игнорирование или срыв срока ответа на адвокатские и судебные запросы.

Кристина Высоцкая
управляющий партнер Адвокатского бюро «Легис Виа», адвокат
Дарья Шумилина
помощник адвоката Адвокатского бюро «Легис Виа»

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Делопроизводство и архив
№ 10 / 2020
Современное делопроизводство

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Сергей Россол
корпоративный консультант МКА «Калинин, Трач и партнеры»

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

Делопроизводство и архив
№ 04 / 2018
Современное делопроизводство

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Рудина Наталья
генеральный директор архивной фирмы, www.arhivdocument.ru
Евгения Кожанова
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Порядок разработки номенклатуры дел

Делопроизводство и архив
№ 12 / 2009
Современное делопроизводство

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Быкова Т.А.
доцент кафедры документоведения РГГУ, кандидат исторических наук

Обработка входящей корреспонденции

Делопроизводство и архив
№ 02 / 2012
Современное делопроизводство

Эта статья посвящена участку работы, который есть в любой организации. Новичкам она поможет грамотно организовать данный процесс. А опытным специалистам – обучить своих подопечных. Ведь статья написана практиком, имеющим многолетний опыт работы как в классическом советском бумажном делопроизводстве, так и в смешанном документообороте современных банков. Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале – при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа. Наглядно демонстрируется, как ход обработки входящего документа отражается на нем самом в виде появления новых реквизитов / отметок, а также в регистрационных формах организации.

Наталия Носарева
эксперт в сфере ДОУ и архивного дела