Как формировать дела с локальными нормативными актами 1 в службе ДОУ 2 и других подразделениях? Какие возможны подходы: где хранить оригиналы и копии? Покажите, пожалуйста, на примере фрагмента номенклатуры дел.
Каковы сроки хранения у таких дел? Как выделять такие документы к уничтожению?
Управление документами в настоящее время рассматривается как новая, актуальная и специальная управленческая функция, направленная на регулирование процессов создания, получения, сохранения, использования, передачи на хранение и уничтожения документов. Это функция по единому процессу и по единой технологии, которую до сих пор называют делопроизводством. Поэтому, решая вопросы формирования дел в соответствии с номенклатурой дел и сроками хранения, необходимо начинать с управленческих аспектов.
Конкретное решение будет зависеть от масштаба деятельности организации, от делегирования полномочий на издание ЛНА, от метода их утверждения, который предпочитают руководители (приказом или грифом утверждения), от видов и разновидностей ЛНА, от решения службы ДОУ, какую номенклатуру дел она разрабатывает (структурного типа или функционального), от того, где и в какой форме (бумажной или электронной) ЛНА будут храниться и т.п.
В издании ЛНА возникает много «но» и «если», поэтому рассмотрим распространенные ситуации.
Начинаем с видов документов. В соответствии с действующим законодательством и в рамках оперативного самоуправления организация издает локальные нормативные акты (ЛНА), т.е. «внутренние» акты, в которых устанавливаются нормы и правила, обязательные для исполнения в данной организации.
Традиционно в качестве ЛНА рассматриваются организационные документы, входящие в систему организационно-распорядительной документации, – это положения, инструкции, регламенты, правила, перечни, классификаторы и другие виды документов (о чем говорит, например, п. 3.1 Примерной инструкции по делопроизводству в госорганизациях 3). Они актуальны примерно в течение 5 лет (это обычный управленческий цикл изменений в деятельности организации) и подлежат в основном постоянному хранению (по крайней мере, до ликвидации организации).
Но к ЛНА относятся и научно-технические документы, которые регламентируют производственные и технологические процессы в деятельности организации. Это могут быть, например, стандарты (СтП), технологические инструкции, регламенты, карты, требования и нормативы, ведомости...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Подскажите, пожалуйста, как лучше прошивать зачетную книжку в личном деле студента, учитывая то, что зачетка в твердой обложке и имеет скобы (они вклеены в обложку). Делать копию и прошивать со всеми листами?
Какие документы включать в личное дело гражданского служащего? В каком порядке? Какие обязанности есть у кадровой службы по ведению личных дел? Правила оформления личных дел служащих: когда и по какой форме составлять внутреннюю опись документов личного дела (есть региональная специфика); когда ознакамливать человека с его личным делом и как это документировать; как нумеровать листы и заполнять лист-заверитель дела; пример обложки личного дела. Как регистрировать (нумеровать) личные дела? Когда их надо «закрывать»? Сколько лет хранить после увольнения? И сколько лет держать дела в кадровой службе (есть отличие от общего правила)? Когда они могут быть переданы в другую организацию (вместо сдачи в свой архив)? Обращаем ваше внимание на сложные моменты, связанные с разношерстностью нормативного регулирования данной работы в федеральных правилах и на региональном уровне.
Показываем алгоритм действий и образцы документов: запроса на передачу личного дела, сопроводительного письма, акта приема-передачи, внесения изменений на обложку личного дела, полученного с предыдущего места службы. Разбираемся в «недомолвках» нормативной базы: что значит продолжение ведения личного дела по новому месту службы? Сколько лет хранить личное дело в кадровой службе после увольнения? В каком виде его передавать на новое место службы? А если госслужащий уходит работать в коммерческий сектор?
Показываем алгоритм действий (из нормативных документов) и тонкости его выполнения (из практики). Когда надо закрывать номенклатуру дел. Как заполнить резервные строки номенклатуры дел или оформить дополнение к ней, если в течение года были сформированы дела, не предусмотренные изначально. Как заполнить графу 3 «Количество томов (частей)» для бумажных, электронных, гибридных и переходящих дел. Как срок хранения влияет на разбивку дела на тома. Как указать, что запланированное в номенклатуре дело так и не было заведено. Как заполнять итоговые записи структурным подразделениям и к сводной номенклатуре дел организации. Какие данные из них помогут архиву сформировать бюджет и защитить его перед руководством.
В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.
Зачем нужны номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений. Кто разрабатывает и подписывает номенклатуру подразделения. По какой форме ее составлять и как можно оптимизировать. Какие дела стоит завести для формирования в них приказов по личному составу (т.е. нельзя их все собирать в 1 дело). Сколько и где хранить документы-основания к ним (возможны варианты). Как срок «50/75 лет ЭПК» из Перечня 2019 года трансформировать в более конкретный в номенклатуре дел кадровой службы. Сколько хранить копии документов, журналы регистрации приказов, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Как разбить номенклатуру дел на разделы. Какова последовательность расположения документов кадровой службы. Зачем в конце каждого раздела предусматривать хотя бы одну пустую строку. Приводим пример номенклатуры дел кадровой службы.
Как отразить документы с ограниченным доступом в номенклатуре дел? Если их очень мало или среднее количество, то их можно по-разному включить в обычную номенклатуру дел. Но когда их становится много, то пора разрабатывать отдельную номенклатуру. В статье мы показали все три варианта.
Кто должен разрабатывать номенклатуры дел структурных подразделений и сводную по организации? Какое распределение обязанностей предусмотрено в нормативных актах Росархива. И что делать, если руководитель вашей организации требует от службы делопроизводства разработать номенклатуру делдля (и за) всех подразделений. Поводом для статьи стал вопрос подписчика. Объясняем, как организовать работу так, чтобы не пугать подразделения требованием разработать свои номенклатуры дел, но при этом получить необходимую информацию для составления сводной номенклатуры. Показываем алгоритм действий, аргументы для руководства, примеры приказа о разработке номенклатуры дел на следующий год.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
