Как формировать дела с локальными нормативными актами 1 в службе ДОУ 2 и других подразделениях? Какие возможны подходы: где хранить оригиналы и копии? Покажите, пожалуйста, на примере фрагмента номенклатуры дел.
Каковы сроки хранения у таких дел? Как выделять такие документы к уничтожению?
Управление документами в настоящее время рассматривается как новая, актуальная и специальная управленческая функция, направленная на регулирование процессов создания, получения, сохранения, использования, передачи на хранение и уничтожения документов. Это функция по единому процессу и по единой технологии, которую до сих пор называют делопроизводством. Поэтому, решая вопросы формирования дел в соответствии с номенклатурой дел и сроками хранения, необходимо начинать с управленческих аспектов.
Конкретное решение будет зависеть от масштаба деятельности организации, от делегирования полномочий на издание ЛНА, от метода их утверждения, который предпочитают руководители (приказом или грифом утверждения), от видов и разновидностей ЛНА, от решения службы ДОУ, какую номенклатуру дел она разрабатывает (структурного типа или функционального), от того, где и в какой форме (бумажной или электронной) ЛНА будут храниться и т.п.
В издании ЛНА возникает много «но» и «если», поэтому рассмотрим распространенные ситуации.
Начинаем с видов документов. В соответствии с действующим законодательством и в рамках оперативного самоуправления организация издает локальные нормативные акты (ЛНА), т.е. «внутренние» акты, в которых устанавливаются нормы и правила, обязательные для исполнения в данной организации.
Традиционно в качестве ЛНА рассматриваются организационные документы, входящие в систему организационно-распорядительной документации, – это положения, инструкции, регламенты, правила, перечни, классификаторы и другие виды документов (о чем говорит, например, п. 3.1 Примерной инструкции по делопроизводству в госорганизациях 3). Они актуальны примерно в течение 5 лет (это обычный управленческий цикл изменений в деятельности организации) и подлежат в основном постоянному хранению (по крайней мере, до ликвидации организации).
Но к ЛНА относятся и научно-технические документы, которые регламентируют производственные и технологические процессы в деятельности организации. Это могут быть, например, стандарты (СтП), технологические инструкции, регламенты, карты, требования и нормативы, ведомости...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Был разработан локальный нормативный акт организации. Как корректно назвать приказ: «О введении в действие» или «Об утверждении и введении в действие»?
Показываем, как отразить в номенклатуре дел бумажные, электронные приложения к протоколам и аудиовидеозаписи заседаний коллегиальных органов. Сколько и где хранить эти записи. Организации важно определиться, в каком статусе она будет хранить фото-, аудио-, видеозаписи – что она будет переводить в статус аудиовизуальных документов со всеми вытекающими последствиями. Поводом для статьи стал вопрос читателя.
Зачем нужны номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений. Кто разрабатывает и подписывает номенклатуру подразделения. По какой форме ее составлять и как можно оптимизировать. Какие дела стоит завести для формирования в них приказов по личному составу (т.е. нельзя их все собирать в 1 дело). Сколько и где хранить документы-основания к ним (возможны варианты). Как срок «50/75 лет ЭПК» из Перечня 2019 года трансформировать в более конкретный в номенклатуре дел кадровой службы. Сколько хранить копии документов, журналы регистрации приказов, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Как разбить номенклатуру дел на разделы. Какова последовательность расположения документов кадровой службы. Зачем в конце каждого раздела предусматривать хотя бы одну пустую строку. Приводим пример номенклатуры дел кадровой службы.
Может ли организация увеличить срок хранения документов с «короткого» (до 10 лет), предписанного Перечнем 2019 г., до постоянного? Как это оформить в номенклатуре дел? Какова специфика у организаций, которые являются источниками комплектования государственных / муниципальных архивов и которые таковыми не являются?
В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.
Зачем нужны номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений. Кто разрабатывает и подписывает номенклатуру подразделения. По какой форме ее составлять и как можно оптимизировать. Какие дела стоит завести для формирования в них приказов по личному составу (т.е. нельзя их все собирать в 1 дело). Сколько и где хранить документы-основания к ним (возможны варианты). Как срок «50/75 лет ЭПК» из Перечня 2019 года трансформировать в более конкретный в номенклатуре дел кадровой службы. Сколько хранить копии документов, журналы регистрации приказов, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Как разбить номенклатуру дел на разделы. Какова последовательность расположения документов кадровой службы. Зачем в конце каждого раздела предусматривать хотя бы одну пустую строку. Приводим пример номенклатуры дел кадровой службы.
Как отразить документы с ограниченным доступом в номенклатуре дел? Если их очень мало или среднее количество, то их можно по-разному включить в обычную номенклатуру дел. Но когда их становится много, то пора разрабатывать отдельную номенклатуру. В статье мы показали все три варианта.
Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
