В Перечне управленческих документов и свежем Перечне НТД установлены разные сроки хранения для документации, связанной с усиленными электронными подписями. Мы объяснили технологию использования ключа подписания электронного документа и сертификата ключа проверки ЭП, почему опасно следовать срокам их хранения из Перечня НТД, сколько на самом деле их нужно хранить.
В разных Перечнях разные сроки
Новый Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Росархива от 28.12.2021 № 142 (далее – Перечень НТД), очередной раз наглядно демонстрирует проблему, связанную с практикой установления сроков хранения тех или иных документов. Установление сроков хранения не случайно рассматривается как «высший пилотаж» в нашей профессии, и данная задача далеко не так тривиальна, как может показаться, даже в отношении привычных и используемых десятилетиями, а то и столетиями видов документов – не говоря уже о тех, что появились в эру электронного правительства, электронной коммерции и постоянно обновляющихся информационных технологий.
Давайте рассмотрим данную проблему на примере документации, связанной с использованием усиленных электронных подписей в деловой деятельности и государственном управлении:
- в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее – Перечень УД) такого рода документы включены в раздел 10.3 «Информационно-телекоммуникационное обеспечение». Среди них (в статье 570) упоминаются «сертификаты ключа проверки подписи».
- кроме того, в новом Перечне НТД (в статье 188) установлены сроки хранения для ключей подписания и проверки усиленных электронных подписей.
И сроки в данных статьях одновременно действующих Перечней различаются!
Фрагмент документа
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
