Навигатор тем:
Войти или зарегистрироваться
Навигатор тем:
  1. Главная
  2. Делопроизводство и архив
  3. Современное делопроизводство

Одна номенклатура дел для нескольких подразделений

0
Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 10 / 2022
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Если в организации есть несколько однотипных подразделений (цехов, магазинов, кафедр и т.п.) с одинаковым составом документов, то можно оптимизировать номенклатуру дел организации – отказаться от дублирования похожих разделов. Мы на наглядных примерах номенклатуры дел и ее главной таблицы показываем технологию формирования индексов дел таких однотипных подразделений. Поводом для написания этой статьи стал вопрос руководителя управления делами крупного вуза.
Вопрос в тему
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Как правильно оформить сводную номенклатуру дел высшего учебного заведения:

  • следует ли для каждой кафедры в отдельности повторять заголовки дел?
  • или можно это сделать в общем виде: перечислить все кафедры и указать для них типовую номенклатуру дел (как показано в Примерной номенклатуре дел высшего учебного заведения, утвержденной Министерством общего и профессионального образования Российской Федерации 11.05.1999, см. фрагмент этого документа далее)?

Всегда считала, что сводная номенклатура дел – это конкретное перечисление всех подразделений и список заголовков дел для каждого подразделения. У нас в вузе номенклатура оформлена по-другому: для подразделений конкретные дела, а для кафедр – списком перечислены кафедры и дана типовая номенклатура дел кафедры. В таком виде сводная номенклатура согласована с госархивом. Нашла подобное оформление номенклатур дел и у других вузов (см. Примеры 1 и 2).

Связанный материал
Электронные документы в номенклатуре дел
№ 10 / 2022

См. статью «Электронные документы в номенклатуре дел» в № 10’ 2022
Фрагмент документа

Методические указания по применению Примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения (утв. Минобразования РФ 11.05.1999)

Примерная номенклатура дел высшего учебного заведения представляет собой систематизированный список названий дел, характерных для вузов, с указанием сроков их хранения. На ее основе высшее учебное заведение (далее – вуз) составляет индивидуальную номенклатуру дел, дополняя ее названиями дел со специфической документацией...

Примерная номенклатура дел составлена по структурной схеме. Разделами в ней являются наиболее часто встречающиеся структурные подразделения в вузах с присвоением им цифровых индексов.

Пример 1. Фрагмент номенклатуры дел вуза

Пример 2. Фрагмент номенклатуры дел вуза

Обычно вышестоящие организации разрабатывают для своих подведомственных организаций, выполняющих практически одинаковые функции и соответственно имеющие очень похожий состав документов, обеспечивающих эти функции, типовые или примерные номенклатуры дел. Архивные учреждения в субъектах Российской Федерации и государственные (муниципальные) архивы имеют хорошую практику разработки примерных номенклатур дел для категории однотипных организаций, являющихся источниками комплектования (участков мировых судей, школ, больниц, клубов, детских садов и т.п.).

Типовая и примерная номенклатуры дел включают в систематизированном виде единообразные заголовки дел, однотипные для определенной категории организаций с однотипным составом образующихся в процессе их деятельности документов. Но типовая номенклатура дел устанавливает типовой (обязательный) состав дел, заводимых в определенной категории организаций, единую индексацию этих дел, типовые сроки хранения и является нормативным документом. Поскольку она является документом прямого действия, то пересматривается типовая номенклатура примерно 1 раз в 3–5 лет, и на ее основе не требуется ежегодно составлять конкретную номенклатуру дел. Примерная номенклатура дел закрепляет примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве с указанием их индексов и сроков хранения, и носит рекомендательный характер. При этом...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 700 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail
доступ
к Базе знаний

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

доступ
к Базе знаний

Рекомендовано для вас

Закрытие номенклатуры дел

Делопроизводство и архив
№ 01 / 2026
Современное делопроизводство

Показываем алгоритм действий (из нормативных документов) и тонкости его выполнения (из практики). Когда надо закрывать номенклатуру дел. Как заполнить резервные строки номенклатуры дел или оформить дополнение к ней, если в течение года были сформированы дела, не предусмотренные изначально. Как заполнить графу 3 «Количество томов (частей)» для бумажных, электронных, гибридных и переходящих дел. Как срок хранения влияет на разбивку дела на тома. Как указать, что запланированное в номенклатуре дело так и не было заведено. Как заполнять итоговые записи структурным подразделениям и к сводной номенклатуре дел организации. Какие данные из них помогут архиву сформировать бюджет и защитить его перед руководством.

Евгения Кожанова
директор компании «Архив-63», эксперт по делопроизводству и архивному делу

Распространенные ошибки в номенклатуре дел

Делопроизводство и архив
№ 11 / 2025
Современное делопроизводство

Эта статья поможет вам проверить себя и вовремя скорректировать работу. Рассматриваем не только простые случаи (которые большинство понимает правильно), но и более «заковыристые». Кому можно не вести номенклатуру дел? Как правильно оформлять заголовки дел и наименования разделов? Как предусмотреть резервные номера? Как отражать в графе 3 и суммировать в итоговой записи количество образовавшихся за год единиц хранения (с бумажными и электронными документами, переходящих и гибридных дел)? И многое другое. Больше всего путаницы возникает при определении сроков хранения и ссылках на их основания. Мы показали, какие ситуации в типовом Перечне какие возможности дают организации, как сделанный ею выбор надо отразить и аргументировать в номенклатуре дел. Как ссылаться на сроки, установленные другими нормативными актами, на решения ЭК организации, на статьи, пункты и примечания типового Перечня. Кто и на каком основании может сократить постоянный срок хранения типового Перечня до 10 лет (или более) в своей номенклатуре дел.

Валентина Андреева
профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российского государственного университета правосудия, к.и.н.

Номенклатура дел: как нумеровать, где хранить, документы ДСП

Делопроизводство и архив
№ 01 / 2026
Современное делопроизводство

Как нумеруются номенклатуры дел в организации, если есть и номенклатуры отдельных подразделений, и сводная? В действующих нормативных и методических документах этот вопрос до конца не урегулирован. Как это можно делать на практике? Показываем примеры. Сколько экземпляров номенклатуры дел составлять? В каких делах и сколько их нужно хранить? Как отразить эти дела в номенклатуре дел? Где искать сроки хранения документов ДСП, в какую номенклатуру включать? В этой статье объединили ответы на вопросы читателей.

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Подлинники, копии, дубликаты – что и как отражать в номенклатуре дел?

Делопроизводство и архив
№ 11 / 2025

В номенклатуру дел наряду с подлинниками включены и вторые экземпляры документов. Как правильно отразить их в номенклатуре и как определить срок хранения таких документов? Например, по итогам года обнаружили несколько штатных расписаний.

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Порядок разработки номенклатуры дел

Делопроизводство и архив
№ 12 / 2009
Современное делопроизводство

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Быкова Т.А.
доцент кафедры документоведения РГГУ, кандидат исторических наук

Составляем номенклатуру дел кадровой службы

Делопроизводство и архив
№ 11 / 2024
Современное делопроизводство

Зачем нужны номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений. Кто разрабатывает и подписывает номенклатуру подразделения. По какой форме ее составлять и как можно оптимизировать. Какие дела стоит завести для формирования в них приказов по личному составу (т.е. нельзя их все собирать в 1 дело). Сколько и где хранить документы-основания к ним (возможны варианты). Как срок «50/75 лет ЭПК» из Перечня 2019 года трансформировать в более конкретный в номенклатуре дел кадровой службы. Сколько хранить копии документов, журналы регистрации приказов, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Как разбить номенклатуру дел на разделы. Какова последовательность расположения документов кадровой службы. Зачем в конце каждого раздела предусматривать хотя бы одну пустую строку. Приводим пример номенклатуры дел кадровой службы.

Наталья Коршакова
эксперт по внутреннему документообороту телекоммуникационной компании

Конфиденциальные документы в номенклатуре дел

Делопроизводство и архив
№ 11 / 2014
Современное делопроизводство

Как отразить документы с ограниченным доступом в номенклатуре дел? Если их очень мало или среднее количество, то их можно по-разному включить в обычную номенклатуру дел. Но когда их становится много, то пора разрабатывать ­отдельную номенклатуру. В статье мы показали все три варианта.

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Распространенные ошибки в номенклатуре дел

Делопроизводство и архив
№ 11 / 2025
Современное делопроизводство

Эта статья поможет вам проверить себя и вовремя скорректировать работу. Рассматриваем не только простые случаи (которые большинство понимает правильно), но и более «заковыристые». Кому можно не вести номенклатуру дел? Как правильно оформлять заголовки дел и наименования разделов? Как предусмотреть резервные номера? Как отражать в графе 3 и суммировать в итоговой записи количество образовавшихся за год единиц хранения (с бумажными и электронными документами, переходящих и гибридных дел)? И многое другое. Больше всего путаницы возникает при определении сроков хранения и ссылках на их основания. Мы показали, какие ситуации в типовом Перечне какие возможности дают организации, как сделанный ею выбор надо отразить и аргументировать в номенклатуре дел. Как ссылаться на сроки, установленные другими нормативными актами, на решения ЭК организации, на статьи, пункты и примечания типового Перечня. Кто и на каком основании может сократить постоянный срок хранения типового Перечня до 10 лет (или более) в своей номенклатуре дел.

Валентина Андреева
профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российского государственного университета правосудия, к.и.н.