Акты для фиксации проблем в полученной корреспонденции

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 11 / 2022

Лилия Власова

эксперт по документообороту и делопроизводству

Показываем примеры оформления 5 актов: о получении ошибочно направленной корреспонденции, о получении почтового отправления с поврежденной упаковкой, об отсутствии вложения в конверте, об отсутствии заявленного приложения, о получении дефектного факсимильного сообщения. Отмечаем, в каких ситуациях и в скольких экземплярах они составляются, где и сколько хранятся.

Одной из задач управляющего документами является организация правильного движения документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение в архив. В данной статье мы подробно рассмотрим случаи, когда при первичной обработке поступающих в организацию документов обнаруживаются различные несоответствия и дефекты.

Экспедиционную обработку документов в организации осуществляет специальное подразделение – экспедиция. Оно чаще встречается в крупных организациях. В небольших компаниях данную функцию обычно выполняют сотрудники службы документационного обеспечения. Бывает и так, что документы поступают и обрабатываются в организации децентрализованно. Независимо от того, кто занимается приемом входящих документов, технологию этой работы необходимо соблюдать, в т.ч. знать, как поступать в нестандартных ситуациях, о которых пойдет речь в статье.

Функционал по получению и обработке корреспонденции следует поручить конкретным должностным лицам, прописав это в их должностных инструкциях. Ответственность за ненадлежащий прием документов будет лежать на них.

Основные каналы поступления корреспонденции в...