В каких нормативных документах (кроме типовых перечней) могут быть установлены сроки хранения. Как обычно обнаруживаются дела, для которых нигде не удается найти нормативно закрепленного срока хранения. Как тогда действовать службе ДОУ и экспертной комиссии – как самостоятельно найти наиболее подходящий срок из имеющихся либо обратиться с этим вопросом «к вышестоящим»: в ЦЭК, в государственный или муниципальный архив (даже если ваша организация пока не является источником их комплектования), в уполномоченный архивный орган на своей территории. Показываем алгоритм поиска этих структур и примеры документов (протокола ЭК, писем-запросов).
Ни для кого не секрет, что определение сроков хранения дел является фундаментальной задачей при работе с документальным фондом организации. Без установления сроков хранения невозможно составить номенклатуру дел, провести экспертизу ценности документов, выделить дела к уничтожению и сформировать архивный фонд организации.
Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библио-течному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст) срок хранения документа – это период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда. Исходя из такого определения на организацию – фондо-образователя возлагается обязанность рационально разместить документы и обеспечить их физическую сохранность (свести к минимуму старение носителя, избегать механических и иных повреждений, обеспечить воспроизведение документа во времени).
Где устанавливаются нормативные сроки хранения
Сроки хранения документов в соответствии со статьями 6, 17 и 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливаются на основе целого ряда документов:
- перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения;
- федеральных законов;
- перечней документов, образующихся в деятельности государственных органов и подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения;
- перечней документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения;
- иных нормативных правовых актов.
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила) и Положение о Федеральном архивном агентстве (утв. Указом Президента РФ от 22.06.2016 № 293) дополняют этот список:
- примерными номенклатурами дел федеральных органов власти и
- типовыми номенклатурами дел.
Как выявляются документы «без сроков хранения»
При таком количестве перечней и других нормативных правовых актов (далее – нормативные акты), определяющих сроки хранения документов, кажется невозможной ситуация обнаружения дел, срок хранения которых нормативными актами не предусмотрен. Однако такие дела, несомненно, могут формироваться в деятельности организаций любых форм собственности и доставлять немало проблем службе ДОУ 1.
Отсутствие нормативно установленного срока хранения документов – явление редкое. В Правилах лишь один раз упоминается об отсутствии срока хранения документов – в п. 4.9, посвященном основным функциям экспертной комиссии: экспертная комиссия организации готовит предложения «об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями».
Документы без срока хранения могут формироваться в инициативном порядке самой организацией в ходе деловой деятельности или выявляться службой ДОУ в процессе составления проекта сводной номенклатуры дел. Наша организация столкнулась с этим в рамках реорганизации путем слияния, это были масштабные преобразования, сопровождаемые изменениями организационной структуры, расширением и упорядочиванием функционала. При этом структурные подразделения подлежащих слиянию юридических лиц добросовестно включили в номенклатуру дел документы, срок хранения которых не закреплен в перечнях и иных нормативных актах, – это позволило службе ДОУ заметить проблему и начать ее решать.
Следуя стандартному...
