Навигатор тем:
Войти или зарегистрироваться
Навигатор тем:
  1. Главная
  2. Делопроизводство и архив
  3. Современное делопроизводство

Разбиваем дело на тома

1
Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 3 / 2024
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
При каком объеме дела его пора разделять на тома (где установлен этот предел). По каким принципам документы дела могут распределяться между томами. Как это отражается в заголовке тома на его обложке. Как по окончании года указать наличие у дела нескольких томов в номенклатуре и на обложках. По общему правилу в одно дело формируются документы одного календарного года. Какие из него есть исключения. Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.
Вопрос в тему
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Прошу помощи в нумерации томов дела. Например, дело 14 том 1 сформирован, следом формируется том 2, потом 3, и так по некоторым делам их уже 23 тома. В номенклатуре дел на следующий год мы зафиксировали дело 14, том 23. Это сквозная нумерация дел с 2007 года. Коллеги считают, что так неправильно.

Следует делать иначе. После «закрытия» тома 1 необходимо было открыть 2-й и последующие тома, закрыть их все в конце года, даже если в последнем томе мало листов. А на следующий год надо опять формировать дело начиная с тома 1.

Помогите разобраться, как нумеровать тома.

Чтобы не спорить с коллегами, опирайтесь на действующую нормативно-методическую базу:

  • рекомендуем обратить внимание на правила разработки номенклатуры дел и формирования дел, которые в настоящее время наилучшим образом изложены в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12.2000 № 199; далее – Методические рекомендации);
  • роль номенклатуры дел в формировании и систематизации документального и архивного фондов организации подчеркивается и новыми Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77; далее – Правила архивов организаций 2023 года; см. разделы II, IV). Данный документ обязателен для всех организаций.

Учитывайте также, что документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения формируются в дела общим объемом не более 250 листов и толщиной корешка дела не более 4 см (п. 51 Правил архивов организаций 2023 года). Для каждого тома дела соблюдаются те же пределы.

Если срок хранения документов...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 700 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail
доступ
к Базе знаний

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

доступ
к Базе знаний

Рекомендовано для вас

Как вести личное дело уволенного, который вернулся на работу

Делопроизводство и архив
№ 01 / 2026

Работаем с организацией, где было порядка 10 000 личных дел уволенных работников. Но была еще одна проблема: часто уволенные сотрудники возвращались и вновь устраивались на работу. Тогда кадровая служба забирала дело такого работника из архива и продолжала его вести. Как вносить данное дело в опись? Делить его или нет?

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Приемы прошивки архивного дела

Делопроизводство и архив
№ 01 / 2025

В № 10 за 2024 год журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» на стр. 94 показан способ прошивки дела при подготовке его на постоянное хранение в архив. Но мы делаем иначе, потому что: – когда мы прошиваем верхнюю корочку, впоследствии она быстро изнашивается, а если плотный картон, то затрудняется пролистывание и копирование документов; – отступ 2 см от левого края тоже усложняет копирование – придется часто расшивать дело. В своей практической деятельности мы не прошиваем верхнюю корочку, а пришиваем листы дела к нижней корочке. Отступ от левого края делаем 1,5 см.

Вера Марышева
руководитель муниципального архива

При описании дел разделять приказы и их основания?

Делопроизводство и архив
№ 12 / 2025

В организации основания к приказам по личному составу группируются вместе с приказами. Необходимо ли при подшивке и описании дел разделять это дело?

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Разные номера у одного дела

Делопроизводство и архив
№ 11 / 2024
Архивное дело

Показываем, какие номера возникают у дела и его томов при заведении в структурном подразделении (это индекс по номенклатуре), потом на этапе описания в структурном подразделении, в архиве организации, после передачи в государственный или муниципальный архив. Как нумеровать дела внутри описей. Когда заполнять индекс на обложке дела и архивный шифр, включающий номер дела.

Вера Марышева
руководитель муниципального архива

При описании дел разделять приказы и их основания?

Делопроизводство и архив
№ 12 / 2025

В организации основания к приказам по личному составу группируются вместе с приказами. Необходимо ли при подшивке и описании дел разделять это дело?

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Документы по годовому общему собранию акционеров и участников (в АО и ООО)

Делопроизводство и архив
№ 03 / 2024
Современное делопроизводство

Когда ООО и АО должны провести годовые общие собрания своих владельцев. Какие документы по подготовке и проведению общих собраний участников (в ООО) и акционеров (в АО) надо оформлять. Сколько и где их хранить. Как формировать в дела. Описываем требования законодательства (которые порой конфликтуют между собой или содержат устаревшие формулировки). Показываем, как их реально выполнить на практике. Штрафы за ошибки для организаций доходят до 700 000 рублей. Поэтому важно быть очень внимательными при подготовке и проведении собраний высшего органа управления общества, при дальнейшем хранении документальных доказательств того, что все было сделано так, как надо!

Сергей Россол
корпоративный консультант МКА «Калинин, Трач и партнеры»

Сколько хранить проекты документов и листы согласования к ним

Делопроизводство и архив
№ 10 / 2024
Современное делопроизводство

Несколько противоречивая формулировка в Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления приводит к тому, что некоторые организации длительно хранят не только подписанный документ, но и все его рабочие проекты с листами согласования, даже когда этого не требуется. Объясняем, как делать правильно: какие рабочие проекты надо хранить столько же, сколько подлинники, а какие нет; как оба эти варианта отразить в номенклатуре дел. Поводом для статьи стал вопрос читателя.

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Полная обработка дела: подготовка к длительному хранению в архиве

Делопроизводство и архив
№ 10 / 2024
Архивное дело

Какие категории дел подлежат полной технической обработке. Как отсортировать документы внутри дела, что изымать. Как пронумеровать листы дела (в т.ч. вложения в конвертах) и заполнить лист-заверитель дела. Как составить внутреннюю опись документов дела и для каких дел она, действительно, нужна. Что делать, если обнаружена пропажа какого-то документа. Как оформить лист использования документов. В какие дела стоит вложить пустой лист сразу после обложки. Как оформить обложку дела. Как заполнить поле номер дела на обложке, в листе-заверителе и во внутренней описи дела. Где указывается индекс дела по номенклатуре, а где архивный шифр, включающий номер дела по описи.

Вера Марышева
руководитель муниципального архива