Развитие сферы документационного обеспечения управления и архивного дела в Российской Федерации во многом связано с активно протекающими процессами цифровизации и внедрения новых информационных технологий в различные направления деятельности организаций. Необходимой в таких условиях представляется актуализация понятийного аппарата делопроизводства и архивного дела в его взаимосвязи с терминосистемами смежных областей знаний, а также выработка единой стандартизованной терминологии, отражающей современный уровень знаний и представлений о предметной области. Значение разработки национальных стандартов, определяющих термины конкретных предметных областей, в последнее время возросло еще больше в связи с тем, что в соответствии с современными требованиями к нормативным правовым актам федеральных органов исполнительной власти они больше не включают определения понятий (если иное не установлено законодательством РФ) 1.
Работа по пересмотру ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» 2 (далее – ГОСТ 7.0.8-2013) осуществлялась Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) в соответствии с Планом научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, выполняемых на основе государственного задания Федерального архивного агентства 3 и на основании Программы национальной стандартизации на 2023 год 4 (шифр темы 1.0.191-1.032.23) в рамках его деятельности во главе подкомитета 4 «Управление документацией» (далее – ПК 4) технического комитета по стандартизации 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело, управление документами» (далее – ТК 191).
Подготовленный проект на разных стадиях его разработки направлялся на рецензирование членам ПК 4 и другим экспертам, проводилось обсуждение проекта на заседаниях ПК 4, а также на заседании Научно-методического семинара по документоведению, архивоведению, археографии в Историко-архивном институте Российского государственного гуманитарного университета (ИАИ РГГУ) и в рамках организованного ВНИИДАД круглого стола 5. Первая редакция проекта стандарта проходила общественное обсуждение, по результатам которого вновь проводилась доработка стандарта в соответствии с процедурой, предусмотренной законом 6.
Экспертиза проекта национального стандарта, прохождение процедуры нормоконтроля осуществлялись в 2024 году. Голосование за выдвинутое мотивированное предложение об утверждении национального стандарта успешно состоялось 12 ноября 2024 г. на заседании ТК 191, таким образом текст нового стандарта уже известен. На момент подписания этого номера журнала в печать (17.12.2024) обновленный ГОСТ еще не зарегистрирован, поэтому сложно сказать, какой номер у него получится: ГОСТ Р 7.0.8-2024 или ГОСТ Р 7.0.8-2025. Но когда в январе 2025 года вы будете читать эту статью, он, скорее всего, уже пройдет и эту процедуру.
Целью подготовки проекта национального стандарта взамен ГОСТ Р 7.0.8-2013 являлась актуализация терминосистемы делопроизводства и архивного дела в условиях использования новых методов и технологий документирования, хранения, комплектования, учета и использования документов, применения информационных технологий в управлении документами.
Актуальность разработки нового терминологического стандарта обусловлена рядом факторов, среди которых:
При уточнении определений устоявшимся терминам и при включении в проект стандарта новых терминов и определении их смыслового содержания учитывались требования нормативно-правовой базы делопроизводства и архивного дела, которая существенно обновилась за последние годы. В период 2013–2024 гг.:
Разработка проекта стандарта велась также с учетом опыта международной стандартизации:
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Распространяется ли закон о персданных на архивные документы? Какие документы считаются архивными? Заметим, что ответы на эти вопросы пока не однозначны. Как тогда архиву защищать персональные данные при ответе на запросы граждан, в т.ч. из-за рубежа? На какую нормативную базу можно опереться? Данная статья стала результатом подготовки ответов на вопросы наших читателей, которым сложно работать при отсутствии ясной и логичной нормативной базы.
Как сгруппированы метаданные о документе в новом ГОСТ, какой подход использовался ранее. На примере приказа по основной деятельности показали, какие метаданные о реквизитах этого документа, о действиях с ним, а также чисто технические метаданные стоит предусмотреть в СЭД, СХЭД или иной специальной системе.
1 мая 2024 года вступил в силу новый ГОСТ Р 7.0.109–2024 о метаданных. Главная ценность этой статьи в том, что она написана одним из его разработчиков. Таким образом, вы получаете информацию «из первых рук»: для чего он разработан, что в нем есть.
Рассказываем о 3 отечественных стандартах (созданных на базе международных), которые помогут вам обеспечить достоверность и долговременную сохранность электронных документов, конвертировать их из одного формата в другой, мигрировать из одной системы в другую. Эти стандарты обобщают лучший практический опыт. Мы объясняем, что из них можно взять. Они помогут вам наладить работу с электронными документами, достигнуть большего взаимопонимания со своим руководством и ИТ-специалистами.
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
Объясняем особенности оформления актов с восполнением пробелов Методических рекомендаций к ГОСТ Р 7.0.97-2016 и исправлением их ошибок. В статье дан 21 пример оформления отдельных реквизитов и фрагментов акта для различных ситуаций, а также 3 образца целых актов (один составлен комиссией, другой – без образования комиссии в присутствии коллег, а третий – представителями разных организаций). Показали лучшую практику формализации текста акта, которая поможет вам разработать его бланки, а также электронные шаблоны актов в информационной системе.
Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).
Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
