Новый ГОСТ вместо ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

Кто и зачем переработал терминологический ГОСТ

Развитие сферы документационного обеспечения управления и архивного дела в Российской Федерации во многом связано с активно протекающими процессами цифровизации и внедрения новых информационных технологий в различные направления деятельности организаций. Необходимой в таких условиях представляется актуализация понятийного аппарата делопроизводства и архивного дела в его взаимосвязи с терминосистемами смежных областей знаний, а также выработка единой стандартизованной терминологии, отражающей современный уровень знаний и представлений о предметной области. Значение разработки национальных стандартов, определяющих термины конкретных предметных областей, в последнее время возросло еще больше в связи с тем, что в соответствии с современными требованиями к нормативным правовым актам федеральных органов исполнительной власти они больше не включают определения понятий (если иное не установлено законодательством РФ)¹.

Работа по пересмотру ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»² (далее – ГОСТ 7.0.8-2013) осуществлялась Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) в соответствии с Планом научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, выполняемых на основе государственного задания Федерального архивного агентства³ и на основании Программы национальной стандартизации на 2023 год⁴ (шифр темы 1.0.191-1.032.23) в рамках его деятельности во главе подкомитета 4 «Управление документацией» (далее – ПК 4) технического комитета по стандартизации 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело, управление документами» (далее – ТК 191).

Подготовленный проект на разных стадиях его разработки направлялся на рецензирование членам ПК 4 и другим экспертам, проводилось обсуждение проекта на заседаниях ПК 4, а также на заседании Научно-методического семинара по документоведению, архивоведению, археографии в Историко-архивном институте Российского государственного гуманитарного университета (ИАИ РГГУ) и в рамках организованного ВНИИДАД круглого стола⁵. Первая редакция проекта стандарта проходила общественное обсуждение, по результатам которого вновь проводилась доработка стандарта в соответствии с процедурой, предусмотренной законом⁶.

Экспертиза проекта национального стандарта, прохождение процедуры нормоконтроля осуществлялись в 2024 году. Голосование за выдвинутое мотивированное предложение об утверждении национального стандарта успешно состоялось 12 ноября 2024 г. на заседании ТК 191, таким образом текст нового стандарта уже известен. На момент подписания этого номера журнала в печать (17.12.2024) обновленный ГОСТ еще не зарегистрирован, поэтому сложно сказать, какой номер у него получится: ГОСТ Р 7.0.8-2024 или ГОСТ Р 7.0.8-2025. Но когда в январе 2025 года вы будете читать эту статью, он, скорее всего, уже пройдет и эту процедуру.

Целью подготовки проекта национального стандарта взамен ГОСТ Р 7.0.8-2013 являлась актуализация терминосистемы делопроизводства и архивного дела в условиях использования новых методов и технологий документирования, хранения, комплектования, учета и использования документов, применения информационных технологий в управлении документами.

Актуальность разработки нового терминологического стандарта обусловлена рядом факторов, среди которых:

• изменения в области нормативно-правового регулирования сферы делопроизводства и архивного дела;
• совершенствование системы государственного управления;
• дальнейшее развитие информационных систем и цифровых технологий;
• потребность в более глубоком осмыслении международных терминов с учетом опыта их применения в нашей стране;
• необходимость более четкого выстраивания взаимосвязей между терминами, устранения отдельных имеющихся ошибок и неточностей в ГОСТ Р 7.0.8-2013, исключения из стандарта устаревших терминов и др.⁷

При уточнении определений устоявшимся терминам и при включении в проект стандарта новых терминов и определении их смыслового содержания учитывались требования нормативно-правовой базы делопроизводства и архивного дела, которая существенно обновилась за последние годы. В период 2013–2024 гг.:

• были утверждены:
  • Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации (утв. приказом Росархива от 01.09.2017 № 143) (далее – Порядок использования);
  • Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) (далее – Примерная инструкция по делопроизводству);
  • Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71) (далее – Правила делопроизводства);
  • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (утв. приказом Росархива от 02.03.2020 № 24) (далее – Правила 2020 г.);
  • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях (утв. приказом Росархива от 12.08.2021 № 72);
  • Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов (утв. приказом Росархива от 15.06.2020 № 69);
  • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77) (далее – Правила 2023 г.);
  • а также ряд других нормативных правовых актов;
• были внесены отдельные изменения в Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле), в него готовятся и новые изменения⁸.

Разработка проекта стандарта велась также с учетом опыта международной стандартизации:

• в первую очередь действующих стандартов ISO 15489-1:2016⁹ и ISO 30300:2020¹⁰, а также
• опыта разработки российских версий международных стандартов¹¹.

Изменение структуры и состава определений в стандарте

При подготовке нового стандарта за основу был взят ГОСТ Р 7.0.8-2013. Преемственность прослеживается уже на уровне структуры стандарта, которая изменилась незначительно.

Ранее имевшийся подраздел «Организация работы с документами» разделен на 2 подраздела: «Организация документооборота» и «Организация документального фонда организации», что позволяет более предметно группировать термины. Вместо подраздела «Информационная деятельность архива» образован подраздел «Использование архивных документов», что соответствует наименованию одного из основных направлений архивной деятельности, определенному нормативными правовыми актами¹².

В новом стандарте появились также 2 справочных приложения:

• в приложение «А» включены классификационные схемы ключевых понятий, отражающие родовые, ассоциативные и партитивные связи между ними;
• в приложении «Б» приведены нестандартизированные и общетехнические термины, такие как информация, информационная система, которые использовались для формулировки определений терминов, включенных в стандарт. Приведены определения данным терминам в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Общее количество включенных в стандарт терминов увеличилось, что соответствует основным тенденциям развития терминосистемы в сфере делопроизводства и архивного дела.

При этом из ГОСТ Р 7.0.8-2013 в новый стандарт перешел 141 термин, из них определения только 19 терминам остались в прежней редакции, для 122 терминов определения были уточнены.

33 термина из ГОСТ Р 7.0.8-2013 не были включены в новый стандарт.

50 терминов – новые, ранее не фигурировавшие в терминологическом стандарте.

Следует отметить, что для обеспечения целостности закрепляемой стандартом терминосистемы в него включались даже такие термины, определения которым уже даны в законодательных актах. При этом определения, вошедшие в стандарт:

• либо полностью соответствуют формулировкам, зафиксированным в законах;
• либо приведены в адаптированном виде, не противореча при этом законодательно закрепленным определениям.

В таких случаях в стандарте всегда имеются ссылки на соответствующие законодательные акты.

Наиболее важные термины, у которых изменились определения

Далее прокомментируем ключевые понятия, определения которых изменились.

В частности, определения изменялись в случаях, когда практикой обусловлено расширение сферы применения соответствующего термина. Например, это относится к экспертизе ценности документов, которая применяется в т.ч. для выявления особо ценных и уникальных документов.

Важным для осуществления работы с документами и информацией в организациях является введение актуализированного определения термина архивный документ, применимого как для традиционных, так и для электронных документов. Определение в стандарте отличается от формулировки закона, которая обуславливает устойчивую связь носителя и информации, что не подходит для электронных архивных документов. Определение данного термина важно еще и потому, что на организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов не распространяется действие Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон о персональных данных).

В новом стандарте дано следующее определение архивному документу: «документ, подлежащий хранению в течение сроков, установленных нормативно или по результатам экспертизы ценности документов, в силу его значимости для организации, граждан, общества, государства». При этом дано уточнение в примечании, что в организациях архивными документами считают документы, законченные делопроизводством (см. «1» в Таблице 3).

В соответствии с п. 12 Правил 2023 г. «документы (дела) становятся архивными с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством». В значении, предусмотренном п. 17 ст. 3 Закона об архивном деле, архивные документы должны быть упорядочены, т.е. сформированы в единицы хранения (дела), описаны и оформлены в соответствии с установленными правилами.

При этом понимание термина «описание архивных документов» существенно изменилось (см. «7» в Таблице 3):

• если в терминологическом ГОСТе 2013 года под описанием документов понималось их включение в архивные справочники (а это касается дел постоянного и свыше 10 лет хранения),
• то по новому ГОСТу описанием считается уже оформление дела по правилам с указанием на его обложке заголовка и срока хранения по номенклатуре дел (а в эту категорию попадают дела с любым сроком хранения).

Следовательно, документы становятся архивными с 1 января года, следующего за годом, в котором они были сформированы в единицы хранения (дела)!

Таким образом, архивный документ – это не только документ, хранящийся в архиве:

• во-первых, в организации может отсутствовать архив как структурное подразделение;
• во-вторых, п. 7.3 Правил делопроизводства установил обязательность передачи в архив государственного органа, органа местного самоуправления только дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, при этом не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.

Зафиксированная в новом стандарте формулировка позволяет начать исчислять «архивную» стадию жизненного цикла документа сразу после завершения его «делопроизводственной» стадии (однако не ранее 1 января следующего за ней года).

В рамках стандарта дано и актуализированное определение термина документированная информация, которое сформулировано так: «информация, рассматриваемая как отдельная единица, обладающая свойствами документа или его части». В отличие от определения, данного в Федеральном законе от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (см. Таблицу 3), установлено различие между термином

документ и документированная информация. При этом разработчики исходили из того, что в слове «документированная» уже идет отсылка к термину документ и связанному с ним термину документирование. Предлагаемое в стандарте определение не противоречит закону, при этом позволяет более органично встроить данный термин в теорию и практику делопроизводства и использовать его, например, применительно к структурным частям баз данных информационных систем. Через этот термин дано и определение нового термина реестровая запись.

Адаптация определений в стандарте необходима и в случаях, когда законом термин определен применительно к другой сфере его применения (например, термин электронная подпись, законодательное определение которого носит технический характер, см. «6» в Таблице 3) или когда целесообразна редакция формулировок для обеспечения единообразия используемых в стандарте лексических единиц (например, термин пользователь архивными документами, из определения которого исключены упоминания «государственного органа, органа местного самоуправления», поскольку они охватываются понятием «юридическое лицо»).

При таком подходе разработчикам удалось обеспечить взаимосвязь стандарта с действующей нормативно-правовой базой сферы делопроизводства и архивного дела, а также сформировать целостную терминосистему на основе взаимосвязи и взаимозависимости входящих в нее понятий и их определений, сформулированных применительно к конкретной профессиональной сфере деятельности.

Взаимосвязь терминов обеспечивалась, в частности, путем введения общих (базовых) терминов, через которые потом формулировались определения других связанных терминов. Например, через термин жизненный цикл документа давались определения его стадиям. Сам термин определен как «совокупность стадий существования документа (документированной информации), начиная с его (ее) создания до уничтожения», при этом сделано примечание о том, что для архивных документов с постоянным сроком хранения жизненный цикл остается незакрытым. Выделены и определены в стандарте следующие стадии жизненного цикла:

• документирование,
• включение документа в информационную систему [систему электронного документооборота],
• оперативное хранение документов,
• архивное хранение документов.

По такому же принципу через базовый термин архивный справочник определены термины опись, путеводитель (архивный), краткий справочник по фондам архива, каталог (архивный), указатель (архивный), обзор архивного фонда [архивных фондов], тематический обзор архивных документов. Обратите внимание, если упоминается краткий термин «опись», то под ним подразумевается именно опись дел, документов, составляемая для их передачи в архив (см. «8» в Таблице 3), но не какая-либо иная опись (например, внутренняя опись документов дела или опись вложений в ценное письмо – это совсем иные понятия).

Изменения, внесенные в определения традиционным терминам, фигурировавшим в ГОСТ Р 7.0.8-2013, имеют разный характер и обусловлены различными причинами. В ряде случаев это лишь редакторская правка, необходимая для унификации формы представления определений. Разработка нового стандарта предоставила возможность и устранения отдельных ошибок, закравшихся в ГОСТ Р 7.0.8-2013. Например, в определение термина текстовой документ добавлено ранее отсутствовавшее слово «документ». В целом определения терминов письменный документ, текстовой документ, изобразительный документ, графический документ, аудиовизуальный документ, фотодокумент, видеодокумент, кинодокумент, фонодокумент изменились несущественно (см. «4» в Таблице 3).

А вот такие термины, как управленческий документ, научно-техническая документация, документы по личному составу, появились только в новом ГОСТе, в предыдущем их не было (см. «5» в Таблице 3). Обратите внимание: в стандарте подчеркивается, что термин «документы по личному составу» применим только к архивным документам. В примечании к ст. 39 поясняется: «Термин “документы по личному составу” используется только для обозначения архивных документов, подлежащих сохранению в течение длительных (св. 10 лет) и постоянного сроков хранения. Понятие не является полностью синонимичным понятиям “кадровые документы”, “документы, связанные с работой”, и др.». Связка понятий «архивный документ» и «документ по личному составу» была заложена еще в Законе об архивном деле (п. 3 ст. 3), в новом ГОСТе она лишь подтверждается.

В некоторых случаях изменения носили уточняющий и дополняющий характер. Например, в определении термина номенклатура дел подчеркнуто, что это «документ», содержащий определенную информацию, а не только «систематизированный перечень заголовков дел».

Реквизит документа в новом стандарте определен не только как «элемент оформления документа» (как это было ранее), но и как его структурная часть, а также подчеркнута его роль для идентификации документа и содержащейся в документе информации. Определение термина метаданные тоже немного скорректировали.

При формулировании определения термина описание было учтено, что «структурированное изложение сведений о составе и содержании архивных документов» может быть представлено не только в форме архивных справочников, но также, например, осуществляется при составлении заголовков дел, которые включаются в номенклатуры дел и указываются на обложках или в информационной системе.

Внесенные уточнения важны как для теоретического осмысления понятий сферы делопроизводства и архивного дела, так и для осуществления практической деятельности специалистов в данных областях. Так, например, из нового определения термина индивидуальный срок исполнения документа можно получить информацию, что он устанавливается не только отдельным организационно-распорядительным документом или резолюцией должностного лица, но может быть указан и непосредственно в тексте документа.

Для осуществления архивной работы важна конкретизация термина единица хранения архивных документов как учетной и классификационной единицы, в качестве которой может выступать:

• физически обособленное дело на бумажном носителе,
• электронное дело или
• физически обособленный носитель аудиовизуальных документов (документа, части документа).

В ряде случаев новая формулировка определения кардинально меняет его смысл. Так, термин печать теперь определяется не как «устройство», а как один из реквизитов документа. Именно в таком контексте данный термин важен для сферы делопроизводства и архивного дела.

Термин выставка в новом стандарте трактуется как результат подборки документов на определенную тему, предназначенный «для публичной демонстрации», а не как процесс, для которого дан отдельный термин экспонирование.

Немалая часть изменений и дополнений определений устоявшихся терминов непосредственно связана с протекающими процессами цифровизации деятельности. Так, в определении термина документ (см. 1-ю строку Таблицы 3) появилось упоминание метаданных («зафиксированная на носителе информация с реквизитами и/или метаданными, позволяющими ее идентифицировать»). Связь с носителем при этом не является жесткой, что позволяет использовать термин и для электронных документов. Уточненное определение термина архивный шифр теперь позволяет его использовать и для электронных документов в информационных системах (вместо «обозначение, наносимое на единицу хранения» использовано «обозначение, присваиваемое единице хранения»).

Изменения определений терминов связаны и с развитием законодательства. Так, например, определение термина регистрация документа расширено на основании тех задач, которые определены для регистрации документа согласно Правилам делопроизводства, Примерной инструкции по делопроизводству: фиксация факта создания, отправления или получения документа и присвоение ему регистрационного номера и даты.

А новое определение термина официальный документ (см. 2-ю строку Таблицы 3) было сформулировано в соответствии с разъяснением, содержащимся в постановлении Пленума Верховного Суда РФ¹³, где указано, что под «официальными документами» понимаются «документы, в том числе электронные документы, которые создаются, выдаются либо заверяются в установленном законом или иным нормативным актом порядке федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления либо уполномоченными организациями или лицами… и удостоверяют юридически значимые факты»¹⁴.

В рамках нового стандарта переосмыслен ряд международных терминов, прочно вошедших в российскую терминосистему делопроизводства и архивного дела. Так, уже в ГОСТ Р 7.0.8-2013 были включены такие термины, как аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования. При этом переводные определения данных терминов не позволяли четко определить их границы и взаимосвязь, а также мешали пониманию их сущности и месту среди других терминов предметной области делопроизводства и архивного дела в Российской Федерации. В новом стандарте расширена сфера применения данных терминов – они распространяются теперь на работу не только с электронными, но и с традиционными документами. Определения указанным терминам даны сквозь призму того, что они характеризуют определенные «свойства документа»; проведены более четкие грани между определениями этих терминов; сами определения сформулированы максимально понятно для отечественной аудитории, с использованием профессиональной лексики¹⁵.

Термины конвертация и миграция электронных документов также присутствовали в старом стандарте и были уточнены в новом ГОСТе.

В новом стандарте более четко определены также различия между терминами делопроизводство (как совокупность процессов работы с документами), документационное обеспечение управления, ДОУ (как вид деятельности) и управление документами (как область управления, что урегулировано комплексом стандартов).

Новые термины в ГОСТе

Включение в стандарт новых терминов обусловлено стремлением разработчиков раскрыть определения всех основных терминов, которые используются в действующих нормативных правовых актах сферы делопроизводства и архивного дела.

Так, в стандарте нашли отражение такие термины, как управленческий документ, научно-техническая документация, документ личного происхождения (см. «5» в Таблице 3), исполнение документа, приложение к документу, переходящее дело, примерная форма документа, типовая форма документа, архивное хранение документов и др.

Включен комплекс терминов, относящихся к научно-технической документации и аудиовизуальным документам: комплект научно-технической документации, комплект аудиовизуальных документов, производственный номер (научно-технической документации, аудиовизуального документа), информационно-удостоверяющий лист. Обозначено различие между термином единица учета (как применяемым только к аудиовизуальным документам) и новым термином учетная единица.

Раздел «Архивное дело» дополнен терминами постоянное хранение архивных документов, временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации (наряду с термином временное хранение архивных документов), первичное средство хранения (архивных документов), россыпь, появился термин полный прием документов Архивного фонда Российской Федерации (наряду с термином выборочный прием документов Архивного фонда Российской Федерации), раскрыты виды выборочного приема.

В подразделе «Использование архивных документов» раздела «Архивное дело» появились такие термины, как документальная публикация (отличающийся от термина публикация архивных документов), экспонирование архивных документов (наряду с термином выставка архивных документов), включен ранее отсутствовавший вид справочника, указанный как обязательный в Правилах 2020 г., – краткий справочник по фондам архива, введен термин информационный документ архива, добавлен один из его видов – тематический перечень архивных документов, включены термины рассекречивание, читальный зал, раскрыты виды запросов пользователей.

Включение новых терминов в стандарт также связано с информатизацией и цифровизацией всех направлений деятельности и, соответственно, необходимостью формирования условий для эффективного использования новейших информационных технологий на практике. В соответствии с этим в стандарте были отражены такие термины, как система электронного документооборота, система хранения электронных документов (которая приравнивается к понятию электронный архив), юридически значимый электронный документооборот, реестровая запись, метаданные, формат электронного документа, электронный шаблон документа, оцифровка документов, электронный фонд пользования, система удаленного использования архивных документов (см. Таблицу 7 и отметку «2» в Таблице 3). Каждому термину даны определения, соответствующие контексту их применения в нормативных правовых актах сферы делопроизводства и архивного дела, а также в практике работы с документами и документированной информацией.

Исключение некоторых терминов из ГОСТа

Ряд терминов, фигурировавших в ГОСТ Р 7.0.8-2013, был исключен из нового стандарта. К ним относятся устаревшие термины, такие как пользование архивными документами. Исключен отсутствующий в нормативных правовых актах термин централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации (вместо него введен термин государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации). Исключались термины, закрепленные в гражданском и ином законодательстве, такие как собственник, владелец, официальное опубликование и т.д., которые применяются в сфере делопроизводства и архивного дела в том же значении, как и во всех других сферах.

Исключено упоминание в стандарте видов учетных документов архива, поскольку указывать их все было бы нецелесообразным, а включение лишь некоторых видов не соответствует принципу системности.

В стандарт не включены также дефинитивные термины, то есть те, в которых изначально содержатся все необходимые и достаточные признаки понятия, такие как документ временного срока хранения, документ постоянного срока хранения, выделение документов к уничтожению, ограничение доступа к архивным документам и др.

При этом некоторые самые важные термины, имеющие дефинитивный характер, были приведены в стандарте без определений – то есть их место в терминосистеме делопроизводства и архивного дела обозначено, однако они могут быть раскрыты через использование других терминов. К ним относятся такие термины, как электронный документ, электронный архивный документ, электронная копия документа (см. отметку «3» в Таблице 3).

* * *

Завершая характеристику нового стандарта, подчеркнем, что его утверждение знаменует очередной этап в развитии терминосистемы делопроизводства и архивного дела, отражая произошедшие в ней на настоящий момент изменения, создавая основу для профессионального взаимодействия специалистов сферы делопроизводства и архивного дела, а также для установления общего языка с представителями других предметных областей. Стандарт формирует условия для дальнейшего развития как практики делопроизводства и архивного дела, так и теоретических исследований в области документоведения и архивного дела. Наличие актуализированного терминологического стандарта позволяет формировать ссылки на него в нормативных правовых актах и локальных нормативных актах, обеспечивая целостность системы нормативного регулирования делопроизводства и архивного дела.