Как освободить руководителя организации от необходимости рассматривать большой вал входящих документов для выдачи по ним поручений исполнителям? Можно перенаправить основной поток напрямую на его заместителей, руководителей подразделений и ответственных работников.
Показываем, как выявить темы документов и по какой логике распределять их между этими «адресатами». Как учитывать важность и срочность вопросов, какие установки обсудить с руководителем. Как работать с нерегистрируемой корреспонденцией. Как оформить матрицу распределения документов. Что регламентировать.
Как преодолеть сопротивление изменениям со стороны руководителей и остальных сотрудников компании.
Кто и зачем занимается предварительным рассмотрением документов
Сказка – ложь, да в ней намек – добрым молодцам урок :)
В одной Далекой стране с самыми Замечательными жителями была Организация, которая помогала людям решать разные вопросы. В этой Организации работали самые Умные и Ответственные сотрудники, а их Добрый руководитель всегда знал, как помочь самым Замечательным жителям этой Далекой страны.
Поэтому в Организацию на имя этого Доброго руководителя поступало очень много писем и документов, которые нужно было прочитать и решить все вопросы и проблемы Замечательных жителей этой Далекой страны.
Но писем становилось так много, что самые Умные и Ответственные сотрудники не знали, за что взяться и как помочь своему Доброму руководителю ответить на все эти письма и решить все проблемы Замечательных жителей этой Далекой страны.
Тогда они решили придумать новый способ работы с документами. Они решили, что все письма и документы, которые поступили на имя их Доброго руководителя, они будут сначала предварительно читать и рассматривать самостоятельно, передавая Доброму руководителю только самые-самые важные письма по самым-самым сложным вопросам, а остальные письма будут распределять между заместителями Доброго руководителя и даже среди самых Умных и Ответственных сотрудников этой Организации.
Добрый руководитель дал согласие своим сотрудникам решать, какие письма и документы нужно передать ему, а какие можно адресовать самостоятельно самым Надежным заместителям и самым Добросовестным исполнителям.
Это помогло самому Доброму руководителю, Умным и Ответственным сотрудникам этой Организации быстрее справляться с работой, не тратя время на ненужные бумаги и их перемещение. И жить все стали еще Лучше.
Звучит нереально? Но давайте попробуем к этому приблизиться. В этой статье мы рассмотрим, как эффективно справиться с большим объемом входящей корреспонденции. Детально разберем, что такое предварительное рассмотрение входящих документов, зачем оно нужно и как этот процесс можно реализовать.
Притча, специально написанная для этой статьи, в иносказательной форме наглядно показывает, почему руководителю современной компании стоит тщательно подбирать специалистов и делегировать помощникам предварительное рассмотрение входящих писем и других документов.
Предварительное рассмотрение – процедура, при которой входящие документы сначала анализируются на предмет важности, срочности и адресата. Этот этап позволяет определить, кому из сотрудников или руководителей следует передать документ для дальнейшего рассмотрения и принятия решения. Это как специальный фильтр, который помогает разобраться, какие письма действительно важны, а какие можно отложить или передать другим сотрудникам в работу без резолюции руководителя.
На помощь приходят те, кто может грамотно организовать процесс – это документоведы, делопроизводители, секретари, помощники руководителей или специально назначенные сотрудники, ответственные за делопроизводство и документооборот. Они обладают профессиональными навыками и необходимыми знаниями:
- о структуре компании,
- о должностных обязанностях сотрудников и
- текущих приоритетах руководства,
- о процессах движения документации и
- оптимальной организации делопроизводства.
Поручить анализ и предварительное рассмотрение входящих документов лучше конкретному высококвалифицированному и опытному специалисту подразделения документационного обеспечения управления (ДОУ) – но это только первый шаг. А если этот специалист уйдет из компании? Поэтому нужно систематизировать и закрепить знания, об этом и поговорим далее.
Попадая в компанию, документы проходят стандартный путь документооборота от первичной обработки до хранения, независимо от количества сотрудников и объема документов. Классические этапы работы с входящей корреспонденцией:
- прием,
- сортировка,
- регистрация корреспонденции,
- направление документов адресатам для принятия управленческого решения,
- направление документов на исполнение,
- исполнение документов,
- организация контроля исполнения документов,
- формирование исполненных документов в дела.
Перечисленные шаги обработки документов традиционны для всех организаций, а первичное (или предварительное) рассмотрение как отдельный регламентированный процесс практикуют не все. Именно ему и уделим внимание.
При большом документообороте и разветвленной сложной иерархии компании, чтобы документ попал в информационную систему, был обработан и передан конечному исполнителю, требуются не минуты и часы или даже дни, а порой целые недели. Почему так происходит? Документы поступают различного качества оформления реквизитов. Они могут быть направлены организации в целом, ее подразделению, руководителю, реже конкретному работнику, например:
Пример 1. Варианты оформления адресата (из практики)
ПАО «КомпаниЯ»
или
Генеральному директору
ПАО «КомпаниЯ»
Дубровскому А.С.
или
В отдел закупок
или
Главному инженеру
ПАО «КомпаниЯ»
Самый большой процент входящих документов адресуется организации или ее руководителю, независимо от содержания и автора. Предварительный этап рассмотрения можно пропустить только при простой линейной структуре компании с небольшим объемом входящих документов, когда их все может осилить (рассмотреть) руководитель компании без ущерба другим важным задачам. В остальных случаях этот шаг необходим. Он влияет на скорость доставки документов исполнителям.
Есть несколько подходов к организации «точки входа» для предварительного рассмотрения документов. Выбор «точки входа» зависит, прежде всего, от объема входящей документации, ресурса службы ДОУ, решения руководителя компании.
Когда входящих документов немного, их может предварительно рассматривать 1 специалист ДОУ и сразу распределять при регистрации.
Но для крупных организаций с потоком входящих документов в день от 100 и выше проще организовать регистрацию входящих, как указано в Примере 2, а «фильтр» предварительного рассмотрения сместить дальше по процессу. Такое решение позволит быстро и в срок обрабатывать входящие письма, не загружать процессом регистрации высококвалифицированных специалистов ДОУ, позволив им более качественно...
