Как оптимизировать регистрацию и нормоконтроль документов: метод дробления и автоматизация (часть 1)

Большую часть работы подразделения, отвечающего за документационное обеспечение управления (ДОУ), безусловно, занимает:

• регистрация / учет документов и
• проверка качественного оформления управленческой документации, а именно «нормоконтроль» или «корректура» организационно-распорядительных документов.

В этой статье мы коснемся организации работы регистраторов и нормоконтролеров.

Корректорскую работу обычно выполняют специалисты, а порой и руководитель службы ДОУ наравне с «делопроизводственной». Прием отдельного корректора в штат для исправления ошибок при оформлении организационно-распорядительных документов и выстраивания логичности текстов писем и приказов (а по сути, исправления документа за исполнителя) могут себе позволить очень немногие компании.

Каждый руководитель стремится к тому, чтобы работа подразделения была налажена как часы: без сбоев и задержек. Хочется, чтобы руководство ценило, коллеги ставили в пример, а подчиненные трудились с энтузиазмом. Как же добиться качественного выпуска документов и почему так важно избегать ошибок и ускорять их обработку? Есть несколько ключевых факторов, которые стоит учитывать, например, при обосновании изменений, направленных на повышение значимости работы службы ДОУ в компании и найма нормоконтролера:

• Скорость принятия управленческих решений. Документы – это основной источник информации для руководителей организаций. Их быстрое прохождение через инстанции внутри и качественный анализ позволяют своевременно принимать обоснованные решения, которые влияют на развитие бизнеса.
• Юридическая защищенность. Правильно составленные документы защищают интересы компании в суде и иных инстанциях. Оперативность в работе с официальными бумагами снижает вероятность правонарушений и связанных с ними рисков.
• Экономия ресурсов. Эффективная работа с документами предотвращает задержки и путаницу, которые приводят к дополнительным затратам на исправление ошибок и дополнительным усилиям сотрудников. Быстрое движение документов ускоряет бизнес-процессы и экономит финансовые ресурсы организации.
• Улучшение имиджа компании. Качество и быстрота работы с документами влияют на репутацию организации среди партнеров, клиентов, контрагентов. Компании, которые демонстрируют высокую организованность и профессионализм в работе с документами, получают больше доверия и становятся привлекательными для сотрудничества.
• Безопасность информации. Оперативная и продуманная обработка документов способствуют защите конфиденциальной информации, в т.ч. коммерческой тайны. Документ, который долго находится в обороте, увеличивает риск несанкционированного доступа к данным.
• Увеличение производительности труда. Четкая организация документооборота освобождает сотрудников от рутинных операций и позволяет сосредоточиться на выполнении основной деятельности. Благодаря этому повышается общая производительность коллектива и достигается больший объем выполненных задач.
• Минимизация человеческих ошибок. Использование современных методов...