Ближайшие изменения нормативно-методической базы в сфере управления документами

Павел Кюнг: Уважаемые коллеги, благодарю за интерес к деятельности нашего института. Основываясь на плане научно-исследовательских работ ВНИИДАД на 2025 год, с удовольствием отвечу на Ваши вопросы.

Наталия Лобанова: Какие направления Вы считаете наиболее перспективными?

П: ВНИИДАД является научно-исследовательским институтом, который был создан для исследования теоретических и методических проблем документоведения, архивоведения и археографии. Основными направлениями наших научных работ являются:

• разработка теоретических проблем и методических основ документирования, документооборота и организации документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий;
• унификация управленческой документации;
• изучение проблем образования и организации новых видов документов;
• разработка теоретических основ и методического обеспечения архивного дела;
• комплексное исследование проблем архивоведения;
• разработка государственных стандартов в сфере архивного дела и делопроизводства;
• накопление, анализ и обработка отечественной и зарубежной информации в области документоведения, архивоведения, археографии и сохранения документальных материалов.

В русле этих задач формируется план научно-исследовательских работ. Как правило, в нем присутствуют темы по всем указанным направлениям. Наиболее перспективными на сегодняшний момент мы считаем три ключевых направления, определяющих будущее документационного обеспечения управления (ДОУ) и архивного дела:

• Цифровая трансформация ДОУ и архивного дела. Это сквозное направление, которое включает в себя разработку методик как автоматизации документооборота в целом, так и оборота электронных документов в делопроизводстве, экспертизы их ценности и, что крайне важно, – долговременного хранения и передачи в государственные и муниципальные архивы. Это ответ на вызовы времени, когда объемы создаваемых электронных документов в различных форматах неуклонно растут.
• Совершенствование нормативно-методической базы. Мы активно работаем над актуализацией основных нормативных актов в сфере делопроизводства и архивного дела, ключевых стандартов и методических рекомендаций, приведением их в соответствие с современными практиками и технологиями. Это создает стабильную и понятную основу для работы всех организаций в нашей сфере деятельности.
• Расширение использования архивных документов и вовлечение общества в деятельность архивных учреждений. Речь идет о развитии таких форм работы, как публикация архивных документов в электронной форме, архивное волонтерство, краудсорсинговые проекты. Это позволяет не только популяризировать архивное дело, но и привлекать внешние ресурсы для решения масштабных задач.
• Отдельным направлением является анализ нормативно-правовой базы и практики осуществления регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации, который проводится в целях повышения эффективности деятельности архивных учреждений субъектов Российской Федерации по контролю исполнения обязательных требований нормативных правовых актов в сфере архивного дела.

Н: Какие нормативные и методические документы сейчас разрабатывает ВНИИДАД? Какие документы они заменят? На кого они распространяются?

П: В настоящее время институт ведет разработку целого ряда методических документов:

1. Методические рекомендации по применению новой редакции ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Кроме конкретных разъяснений по внесенным изменениям в ГОСТ планируем включить в них положения о применении современных способов и средств создания электронных документов.

Велика вероятность выхода этих рекомендаций к концу 2025 года. Пока идет их согласование в Росархиве.

2. Методические рекомендации по экспертизе ценности распорядительных документов. Их цель – унифицировать подходы к определению сроков хранения документов для организаций всех форм собственности и любых организационно-правовых форм.

Классификационная схема организационно-распорядительных документов, разрабатываемая вместе с рекомендациями, может быть использована для систематизации документов и документационных процессов в системах электронного документооборота и иных информационных системах. Также она может применяться для создания наборов данных при обучении систем искусственного интеллекта в рамках проведения экспертизы ценности документов. Она будет использоваться в качестве справочника в планируемой к разработке государственной информационной системе «Реестр видов документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения таких документов».

3. Методические рекомендации к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77)¹. Эти рекомендации заменят собой аналогичный документ к старым Правилам 2015 года. Они предназначены для государственных и муниципальных архивов, архивов организаций и служб ДОУ, т.к. раскрывают методику управления архивом и работы специалистов архива с документальным и архивным фондами организаций.

Ожидаем выхода этих методрекомендаций в следующем 2026 году, скорее всего в I квартале.

4. Методические рекомендации по комплектованию государственных и муниципальных архивов. Документ дает единую методическую основу для формирования Архивного фонда Российской Федерации (на основе действующей нормативно-правовой базы, научно-теоретических разработок и с учетом имеющихся практических вызовов в этой сфере). В 2022–2023 гг. ВНИИДАД подготовил научный доклад «Теория и методика экспертизы ценности документов и комплектования архивов в современных условиях», где был сделан анализ текущего состояния и актуальных задач в сфере комплектования архивов, был предложен ряд решений в этой области, в т.ч. методического характера.

5. В 2021 г. были подготовлены Методические рекомендации по публикации архивных документов в печатном виде, которые комплексно раскрывают все этапы подготовки традиционных печатных документальных публикаций, общие научные принципы и методы представления архивных документов в рамках публикации. Сейчас нами ведется работа над Методическими рекомендациями по подготовке электронных публикаций архивных документов разных видов. Они станут развитием подходов по публикации архивных документов уже в цифровом пространстве.

6. Методические рекомендации по организации архивного волонтерства и краудсорсинговых проектов. Это новый документ, который поможет архивам наладить работу с волонтерами. Целью исследования является обобщение опыта работы с волонтерскими и краудорсинговыми проектами российских и зарубежных архивных учреждений и выработка на его основе методических рекомендаций по организации работы с волонтерами в государственных и муниципальных архивах.

Н: О какого рода деятельности здесь идет речь? Что это такое?

П: Краудсорсинг (crowdsourcing) – это процесс привлечения через интернет-платформы широкого круга людей для выполнения задач, которые традиционно решаются внутри организации (архива). Привлечение волонтеров позволяет сократить расходы на оплату труда профессиональных сотрудников. В результате архив сможет реализовывать более масштабные проекты в ситуации дефицита своего бюджета.

В новом методическом документе мы обобщаем отечественный и зарубежный опыт. Прежде в поле научных исследований ВНИИДАД входили лишь отдельные вопросы архивного волонтерства и краудсорсинговые проекты, например:

• в «Методических рекомендациях по созданию и развитию интернет-сайтов государственных и муниципальных архивов Российской Федерации» (2022 г.) и
• аналитическом обзоре «Исследование и анализ зарубежных нормативных актов и методических разработок, международных стандартов и их проектов, материалов официальных интернет-сайтов, конференций, научных проектов по проблемам управления электронными документами и внедрения современных технологий в делопроизводство и архивное дел» (2023 г.).

Практическая направленность исследования – помочь архивистам в освоении и реализации методик и технологий организации архивного волонтерства, адаптации наиболее удачных зарубежных решений к российским реалиям и созданию новых архивных краудсорсинговых проектов.

Например, 29.10.2025 в Доме Русского зарубежья мы организовали круглый стол по теме «Архивное и культурное волонтерство: обмен опытом», где с представителями госархивов и музеев обсуждали опыт реализации волонтерских проектов в области комплектования документами личного происхождения, изучения истории семьи, использования этого наследия в военно-патриотическом воспитании.

Н: Многих интересует хранение электронных документов, в т.ч. их передача в гос- и муниципальные архивы. Что будет нового в этой сфере?

П: Это одна из наших главных задач. Ее решение состоит в комплексном подходе. По существу, все разрабатываемые нами документы (от нового ГОСТа по оформлению организационно-распорядительных документов до рекомендаций по экспертизе ценности) учитывают специфику электронных документов, создавая для них сквозную нормативно-методическую среду от момента создания до архивного хранения.

Новые Правила хранения документов для организаций 2023 года уже заложили нормативную основу для работы с электронными документами. Сейчас мы разрабатываем Методические рекомендации к ним, которые разъяснят, как именно применять эти Правила на практике, в т.ч. в части приема-передачи электронных документов на постоянное хранение.

Мы проводим ежегодный мониторинг перехода федеральных органов власти на безбумажный документооборот. Это позволяет нам отслеживать реальные проблемы и тенденции, чтобы наши методические разработки не отставали от практики. Результаты этого мониторинга ложатся в основу рекомендаций по оптимизации документооборота. ВНИИДАД также участвует в обновлении Правил работы государственных и муниципальных архивов, где раздел, посвященный электронным документам, будет существенно переработан.

Н: Такое обилие именно методических документов радует. Мы тоже стараемся в журнале не просто говорить «что надо сделать», но и показывать оптимальную методику работы – «как это сделать». Практиков интересует именно это.

Слышала также, что ВНИИДАД принимает активное участие в работе над новым вариантом типового Перечня управленческих документов со сроками хранения (взамен утвержденного в 2019 году)², которую организует Росархив.

П: Да, действительно. И обновление большинства его разделов уже готово, т.к. с Росархивом мы согласовываем его именно по разделам. Документ большой и важный. Некоторые разделы переработали существенно. Поэтому первоначально намеченные сроки сдвинулись: в конце 2025 года этот Перечень не выйдет, ожидаем его в первой половине 2026 года.

Поэтому номенклатуры дел на 2026 год, которые организации должны утвердить до конца 2025 года, можно спокойно делать на основе Перечня 2019 года.

Н: Что еще интересного Вы можете сказать практикам – руководителям служб ДОУ и архивов организаций? На что им ориентироваться?

П: Уважаемые коллеги, хочу донести несколько важных мыслей.

Ориентируйтесь на системные изменения. Цифровизация – это неизбежность. Не бойтесь электронных документов, а активно изучайте новые подходы к их оформлению, систематизации и определению сроков хранения. Те методики, которые мы готовим, призваны вам в этом помочь.

Результаты нашей работы мы обсуждаем с профессиональным сообществом на проводимых нами мероприятиях – круглых столах, конференциях. Информацию о них вы можете узнать на сайте ВНИИДАД (www.vniidad.ru). Также результаты нашей работы мы доводим до слушателей наших образовательных программ переподготовки и повышения квалификации.

Н: Желаем всему коллективу ВНИИДАД и Вам лично плодотворной работы на благо нашей отрасли. Мы очень ждем те решения, которые вы аккумулируете из практики и разрабатываете самостоятельно, чтобы облегчить нам работу. А мы в следующем году будем осваивать эти новшества.

Беседовала Наталия Лобанова,
главный редактор журнала «Делопроизводство
и документооборот на предприятии».