Какие документы включать в личное дело гражданского служащего? В каком порядке? Какие обязанности есть у кадровой службы по ведению личных дел?
Правила оформления личных дел служащих: когда и по какой форме составлять внутреннюю опись документов личного дела (есть региональная специфика); когда ознакамливать человека с его личным делом и как это документировать; как нумеровать листы и заполнять лист-заверитель дела; пример обложки личного дела.
Как регистрировать (нумеровать) личные дела? Когда их надо «закрывать»? Сколько лет хранить после увольнения? И сколько лет держать дела в кадровой службе (есть отличие от общего правила)? Когда они могут быть переданы в другую организацию (вместо сдачи в свой архив)?
Обращаем ваше внимание на сложные моменты, связанные с разношерстностью нормативного регулирования данной работы в федеральных правилах и на региональном уровне.
Личное дело – совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике (служащем) и его трудовой (служебной) деятельности. Порядок оформления и ведения личных дел не регламентирован федеральными нормативными правовыми актами, кроме личных дел государственных гражданских и муниципальных служащих, а также военнослужащих (последних мы в статье касаться не будем). Так, ведение личных дел предусмотрено:
- в ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»(далее – Закон № 79-ФЗ);
- ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» (далее – Закон № 25-ФЗ).
Названные законы устанавливают обязательность ведения личных дел государственных и муниципальных служащих в числе других видов кадровой работы (п. 5 ч. 1 ст. 44 Закона № 79-ФЗ, п. 5 ст. 28 Закона № 25-ФЗ).
В личное дело гражданского служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением, увольнением с нее и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа (ч. 3 ст. 42 Закона № 79-ФЗ). Аналогичные документы, связанные с поступлением на муниципальную службу, ее прохождением и увольнением с муниципальной службы, включаются в личное дело муниципального служащего (ч. 1 ст. 30 Закона № 25-ФЗ).
Положение о ведении личного дела гражданского служащего утверждается Президентом РФ (ч. 4 ст. 42 Закона № 79-ФЗ). Ведение личного дела муниципального служащего осуществляется в порядке, установленном для ведения личного дела государственного гражданского служащего (ч. 4 ст. 30 Закона № 25-ФЗ).
Таким образом, на государственной гражданской и муниципальной службе личные дела служащих ведутся по единым требованиям, установленным Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» (заметьте, что сейчас этот документ действует в свежей редакции от 31.12.2025) (далее – Положение, утв. Указом № 609).
Объединение в одном Указе Президента РФ вопросов о персональных данных госслужащих и ведении их личных дел закономерно и логично. В п. 2 Положения, утв. Указом № 609, определено, что «под персональными данными гражданского служащего понимаются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданского служащего, позволяющие идентифицировать его личность и содержащиеся в личном деле гражданского служащего либо подлежащие включению в его личное дело».
Не вдаваясь глубоко в проблему работы с персональными данными госслужащих и организации их защиты от несанкционированного доступа, выделим прописанные в Положении, утв. Указом № 609, ключевые требования к обработке персональных данных:
Фрагмент документа
Пункт 5 Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела (утв. Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609)
5. При обработке персональных данных гражданского служащего кадровая служба государственного органа обязана соблюдать следующие требования:
а) обработка персональных данных гражданского служащего осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, содействия гражданскому служащему в прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации (далее – гражданская служба), в обучении и должностном росте, обеспечения личной безопасности гражданского служащего и членов его семьи, а также в целях обеспечения сохранности принадлежащего ему имущества и имущества государственного органа, учета результатов исполнения им должностных обязанностей;
б) персональные данные следует получать лично у гражданского служащего. В случае возникновения необходимости получения персональных данных гражданского служащего у третьей стороны следует известить об этом гражданского служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить гражданскому служащему о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных;
в) запрещается обрабатывать и приобщать к личному делу гражданского служащего не установленные федеральными законами персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах;
г) при принятии решений, затрагивающих интересы гражданского служащего, запрещается основываться на персональных данных гражданского служащего, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей;
д) защита персональных данных гражданского служащего от неправомерного их использования или утраты обеспечивается за счет средств государственного органа в порядке, установленном федеральными законами;
е) передача персональных данных гражданского служащего третьей стороне не допускается без письменного согласия гражданского служащего, за исключением случаев, установленных федеральным законом
Обязательное соблюдение названных требований возлагается на кадровую службу, которая ведет личные дела госслужащих (п. 5 и 10 Положения, утв. Указом № 609) или муниципальных служащих.
В целом персональные данные, внесенные в личные дела госслужащих, и иные содержащиеся в личных делах сведения относятся к сведениям конфиденциального характера. Исключение составляют сведения, которые:
- могут быть опубликованы в средствах массовой информации (в установленных федеральными законами случаях);
- относятся к сведениям, составляющим государственную тайну (п. 11 Положения, утв. Указом № 609).
Состав и порядок расположения документов в личном деле
Основной вопрос при работе с личными делами госслужащих и муниципальных служащих – что следует приобщать к личному делу, какие документы обязательны при формировании личных дел?
Пункт 16 Положения, утв. Указом № 609, устанавливает состав документов личного дела для сферы госслужбы и муниципальной службы. В личное дело помещаются как подлинники, так и копии документов (последние, естественно, должны быть заверены с использованием реквизита «Отметка о заверении копии», оформленного в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2025).
Рассмотрим состав документов личного дела госслужащего (муниципального служащего) в соответствии с Указом № 609.
1. Письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы РФ. Такое заявление предусмотрено п. 1 ч. 2 ст. 26 Закона № 79-ФЗ. При поступлении на муниципальную службу соответствующее заявление предусмотрено п. 1 ч. 3 ст. 16 Закона № 25-ФЗ.
Форма заявления не унифицирована, и, как правило, в каждом государственном / муниципальном органе составляется свой образец заявления.
2. Анкета для поступления на государственную / муниципальную службу в РФ 1 и сообщение об изменении сведений, содержащихся в ней 2, заполненные по установленной форме (их копии, заверенные кадровой службой).
Сведения, содержащиеся в анкете, могут быть проверены по решению представителя нанимателя (работодателя) или уполномоченного им лица. Проверка сведений, содержащихся в анкете, осуществляется кадровой службой государственного органа путем направления в органы публичной власти и организации, обладающие соответствующей информацией, запросов в письменной форме, в т.ч. посредством государственных информационных систем. Органы публичной власти и организации, обладающие соответствующей информацией, обязаны предоставить запрашиваемую информацию не позднее чем через 1 месяц со дня получения указанного запроса (ч. 3 ст. 20.3 Закона № 79-ФЗ, ч. 4 ст. 15.2 Закона № 25-ФЗ).
Формы упомянутых выше анкеты и сообщения об изменении ее сведений утверждены Указом Президента РФ от 10.10.2024 № 870 «О некоторых вопросах представления сведений при поступлении на государственную службу Российской Федерации и муниципальную службу в Российской Федерации и их актуализации» (далее – Указ № 870).
Согласно тому же Положению, утв. Указом № 609, государственные и муниципальные служащие обязаны сообщать своему руководителю (начальнику), работодателю об изменении сведений, содержащихся в анкете в течение 10 рабочих дней со дня, когда им стало известно об их изменении. Из этого общего правила есть исключения:
- не надо извещать об изменениях, которые произошли по решению работодателя;
- иной срок извещения может быть установлен федеральными законами и Указом № 870. Кроме того, в 10-дневный срок не включаются:
- период временной нетрудоспособности;
- пребывание в отпуске;
- пребывание в служебной командировке;
- другие случаи отсутствия на службе по уважительным причинам.
С 01.01.2026 анкета и сообщение об изменении содержащихся в ней сведений подлежат заполнению во ФГИС в области государственной службы с применением специального программного...
