Проводим годовое общее собрание акционеров в уcловиях COVID-19: чек-лист и образцы документов

Общие вопросы

В проведении годового общего собрания акционеров можно выделить три этапа:

1) регистрация акционеров;

2) само собрание (открытие председательствующим, оглашение повестки дня, голосование по вопросам и подсчет результатов голосования);

3) оформление итоговых документов, фиксирующих решения, принятые на собрании (протокол собрания, протокол и отчет об итогах голосования).

При проведении годового общего собрания, в отличие от стадии подготовки к нему, документов готовить нужно немного (см. чек-лист).

Перечислим основные документы, в которых содержится информация о проведении собрания:

• устав организации ¹;
• Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее – Закон об АО);
• Положение Банка России от 16.11.2018 № 660-П «Об общих собраниях акционеров» (далее – Положение об общих собраниях акционеров);
• Федеральный закон от 18.03.2020 № 50-ФЗ «О приобретении Правительством Российской Федерации у Центрального банка Российской Федерации обыкновенных акций публичного акционерного общества “Сбербанк России” и признании утратившими силу отдельных положений законодательных актов Российской Федерации» (в части формы проведения годового общего собрания).

Порядок проведения собрания

В 2020 году абсолютно все акционерные общества могут провести годовое общее собрание в форме заочного голосования до 30 сентября 2020 г. Наверняка многие общества так и сделают. Но, учитывая, что это всего лишь право акционерных обществ (если число акционеров менее 50), мы сначала напомним вам, как провести обычное годовое собрание в форме совместного присутствия.

…в форме совместного присутствия

Эта форма обязательна для годовых собраний, за исключением 2020 г., и предусматривает совместное присутствие акционеров с целью обсуждения вопросов повестки дня. Что примечательно, в этой форме можно проводить и дистанционные собрания (например, посредством конференций в Skype), если обеспечена надлежащая техническая возможность (п. 11 ст. 49 Закона об АО). На наш взгляд, в текущей ситуации с новой коронавирусной инфекцией следует выбрать именно дистанционное проведение собрания.

Перейдем к этапам собрания.

1. Регистрация акционеров.

Правом голоса на собрании обладают только зарегистрировавшиеся акционеры или акционеры, чьи заполненные бюллетени поступили в общество как минимум за 2 дня до даты собрания.

Регистрацию осуществляет счетная комиссия общества. Напомним, что она необходима, если в обществе более 100 акционеров – владельцев голосующих акций. Ее состав утверждается на общем собрании акционеров, но число членов должно быть не менее 3 человек. В обществе с числом акционеров более 500, а также в иных случаях по решению совета директоров, функции счетной комиссии выполняет регистратор, являющийся держателем реестра акционеров этого общества.

В непубличных обществах функции счетной комиссии может выполнять специально уполномоченное обществом лицо (как правило, секретарь собрания) или регистратор общества при количестве акционеров менее 100 (п. 4.5 Положения об общих собраниях акционеров).

В целях соблюдения процедуры всегда можно привлечь регистратора, даже если это не обязательно.

Регистрация осуществляется в месте проведения собрания во время, указанное в сообщении, направленном заблаговременно акционерам. Если не все акционеры успели зарегистрироваться – они могут это сделать до окончания обсуждения последнего вопроса повестки дня и начала голосования по нему (п. 4.12 Положения об общих собраниях акционеров). Форму журнала регистрации участников годового общего собрания акционеров см. в Примере 1.