Готовимся к годовому собранию акционеров в условиях COVID-19: чек-лист и образцы документов

Пандемия коронавируса внесла свои правки в корпоративные процедуры. Изменились не только сроки проведения годового общего собрания акционеров – ​вместо 30 июня успеть необходимо теперь уже до 30 сентября, но и форма проведения. В этом году разрешено провести собрание заочно. Расскажем об изменениях, приведем чек-лист, который позволит проверить, не упустили ли вы чего при подготовке к проведению общего собрания, а также образцы документов, которые понадобится оформить.

С середины марта по всей стране начали запрещать массовые мероприятия с численностью более 50 человек. Затем с 19.03.2020 1 у акционерных обществ появилось право провести годовое общее собрание в заочной форме. Чуть позже, с 07.04.2020 2, годовые собрания разрешили провести в 2020 году в срок до 30 сентября.

Чтобы провести собрание в заочной форме, совет директоров должен принять соответствующее решение. Обязанность проводить собрание в заочной форме появилась лишь у обществ с численностью 50 и более акционеров. В случае нарушения законодательства и проведения собрания в очной форме (совместное присутствие) в период действия запретов АО грозит административная ответственность в соответствии со ст. 6.3 КоАП РФ:

  • штраф для должностных лиц в размере от 50 000 до 150 000 руб.;
  • организаций – от 200 000 до 500 000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Поэтому обществам, численность акционеров которых составляет 50 и более, на этапе подготовки необходимо сразу выбрать форму проведения не «совместное присутствие», а «заочное голосование».

Порядок подготовки и проведения годового собрания должен быть установлен в уставе общества. Если там этого не прописано (или, как это часто бывает, указаны лишь общие формулировки) – просто следуйте нашим рекомендациям, приведенным ниже.

Чем заочное собрание отличается от очного (совместное присутствие)?

Во-первых, акционерам не требуется собираться всем вместе для принятия решений. Процедура значительно упрощается. Общество направляет акционерам бюллетени для голосования, акционеры голосуют и направляют бюллетени обратно.

Во-вторых, не требуется удостоверение решений, принятых на заочном собрании, ни нотариусом, ни регистратором, осуществляющим ведение реестра (п. 3 ст. 67.1 ГК РФ). Это позволяет обществу минимизировать расходы на проведение собрания.

Рекомендуем прописать в уставе общества подробный порядок и условия проведения собрания в заочной форме (в особенности порядок направления бюллетеней). Ведь законодательство практически не регулирует проведение собраний в заочной форме.

Чек-лист подготовки к заочному годовому собранию

В приводимом ниже чек-листе мы укажем лишь те подготовительные мероприятия, срок осуществления которых является актуальным по состоянию на май 2020 г. О действиях, которые нужно было осуществить ранее (в частности, направление и рассмотрение предложений акционеров по вопросам в повестку дня), мы писали в прошлом номере журнала.

Действие/документ Срок Кто готовит
Сдать в ИФНС России годовую бухгалтерскую (финансовую) отчетность До 06.05.2020
(с учетом Указа Президента РФ от 25.09.2020 № 206)
Директор3
Предварительно утвердить годовой отчет За 30 дней до даты проведения собрания Директор
Принять решение о проведении собрания, которое оформить протоколом заседания совета директоров Минимум за 35 дней до собрания Совет директоров
Получение списка лиц, имеющих право участвовать в собрании Не ранее чем через 10 дней с момента принятия решения о созыве собрания и не более чем за 25 дней до даты проведения собрания Регистратор АО
Уведомление акционеров Не менее чем за 21 день до даты собрания Совет директоров
Направление бюллетеней Не менее чем за 20 дней до даты собрания Совет директоров
Предоставление информации акционерам для ознакомления За 20 дней до даты собрания и во время его проведения Совет директоров

Какие документы нужно подготовить к собранию

Рассмотрим ключевые документы, которые обычно составляются в рамках подготовки к годовому собранию, и приведем их образцы.

1. Протокол заседания совета директоров о проведении годового общего собрания акционеров в форме заочного голосования.

Решения принимаются на заседании совета директоров простым большинством голосов и оформляются протоколом. Общие требования к его содержанию установлены п. 4 ст. 68 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах». См. также рекомендации в письме Банка России от 10.04.2014 № 06-52/2463 «О Кодексе корпоративного управления».

Протокол должен содержать указание на:

  • форму собрания (заочное голосование);
  • дату окончания приема бюллетеней для голосования;
  • почтовый адрес, по которому могут направляться заполненные бюллетени (адрес электронной почты и (или) адрес сайта в Интернете, на котором может быть заполнена электронная форма бюллетеней – только если такие способы закреплены в уставе);
  • дату определения лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров;
  • дату окончания приема предложений акционеров о выдвижении кандидатов для избрания в совет директоров (наблюдательный совет) общества;
  • повестку дня общего собрания акционеров;
  • порядок сообщения акционерам о проведении общего собрания акционеров;
  • перечень информации, предоставляемой акционерам при подготовке к проведению общего собрания акционеров, и порядок ее предоставления;
  • форму и текст бюллетеня для голосования, а также формулировки решений по вопросам повестки дня общего собрания акционеров.

Согласно п. 4.29 Положения ЦБР от 16.11.2018 № 660-П «Об общих собраниях акционеров», датой проведения общего собрания, проводимого в форме заочного голосования, является дата окончания приема бюллетеней для голосования.

Приведем образец протокола (Пример 1).

Пример 1. Протокол заседания совета директоров

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Проводим годовое общее собрание акционеров в уcловиях COVID-19: чек-лист и образцы документов

Многие акционерные общества уже подготовились к годовым общим собраниям, и им предстоит финальный шаг – ​проведение собраний и оформление их результатов. Если подготовка к собранию включает в себя порядка семи этапов (о них мы говорили в прошлом номере журнала), то проведение собрания – ​всего три. Рассказываем, в какие сроки и какие документы необходимо составить; когда необходима счетная комиссия; может ли переноситься время открытия собрания и каковы особенности проведения годового общего собрания в форме заочного голосования. Приводим образцы документов, которыми можно воспользоваться на практике.

Как подготовиться к годовому общему собранию акционеров, чтобы избежать штрафа

Наступило время начала проведения годовых общих собраний акционеров. Требований к порядку их проведения много, нюансов, которые нужно учесть при подготовке, – ​тоже. Мы расскажем, как не совершить ошибку ценой 500 000–700 000 рублей (именно таким может быть штраф по КоАП РФ) и какие этапы нужно пройти, чтобы качественно подготовиться к собранию.

Процедура ознакомления акционера с документами АО

Завершаем тему алгоритма затребования документов акционером и их предоставления АО с учетом нововведений указания Банка России от 28.06.2019 № 5182-У. В этом номере расскажем о процедуре ознакомления. Разберем, как АО заверять копии и отправлять их акционеру по электронной почте или в бумажном виде (через «Почту России», курьерской службой или нарочным). Как организовать ознакомление с оригиналами на своей территории. И как АО доказать факт исполнения своих обязательств.

Когда можно отказать акционеру в предоставлении документов

Полный алгоритм затребования документов акционером и их предоставления акционерным обществом показан с учетом нововведений последнего указания Банка России от 28.06.2019 № 5182-У. В этом номере мы объясняем, как АО может совсем отказать акционеру в предоставлении документов, опираясь на 6 случаев, в которых законодательство однозначно позволяет это сделать (тогда штраф за отказ маловероятен).

Процедура запроса и предоставления документов АО

На какой состав документов может рассчитывать акционер в зависимости от количества принадлежащих ему акций? Как составить требование предоставить копии документов либо оригиналы для ознакомления на территории АО: акционеру-физлицу, акционеру-юрлицу, а также объединению акционеров для доступа к более широкому спектру документов (объясняем правила составления и показываем образцы всех этих требований)? Как специалисту АО проверить полномочия затребовавшего документы лица: если акционер прислал требование по почте и копии документов тоже хочет получить по почте, если требование предъявляет доверенное лицо акционера? Ответы на эти и другие вопросы даны в статье.

Проводим годовое общее собрание акционеров в уcловиях COVID-19: чек-лист и образцы документов

Многие акционерные общества уже подготовились к годовым общим собраниям, и им предстоит финальный шаг – ​проведение собраний и оформление их результатов. Если подготовка к собранию включает в себя порядка семи этапов (о них мы говорили в прошлом номере журнала), то проведение собрания – ​всего три. Рассказываем, в какие сроки и какие документы необходимо составить; когда необходима счетная комиссия; может ли переноситься время открытия собрания и каковы особенности проведения годового общего собрания в форме заочного голосования. Приводим образцы документов, которыми можно воспользоваться на практике.

Новый порядок запроса и предоставления документов акционерам

С конца лета 2019 года действует новый порядок предоставления документов и их копий акционерам общества. Причем их анализ показывает, что нововведения направлены не только на защиту прав миноритарных акционеров, но и на защиту обществ от необоснованных требований и злоупотребления правом на информацию. Рассмотрим наиболее значимые изменения, отметив, на что стоит обратить внимание, что изменилось и в какую сторону.

Как подготовиться к годовому общему собранию акционеров, чтобы избежать штрафа

Наступило время начала проведения годовых общих собраний акционеров. Требований к порядку их проведения много, нюансов, которые нужно учесть при подготовке, – ​тоже. Мы расскажем, как не совершить ошибку ценой 500 000–700 000 рублей (именно таким может быть штраф по КоАП РФ) и какие этапы нужно пройти, чтобы качественно подготовиться к собранию.