Представительские расходы нередко попадают в поле зрения налоговой инспекции, поскольку при отражении данных затрат в налоговом учете компании допускают массу ошибок. Поговорим о том, как свести к минимуму претензии проверяющих.
Налоговый аспект
Представительские расходы присутствуют в деятельности любой компании. К ним относятся и затраты на организацию официальных приемов с деловыми партнерами, обслуживание заседания совета директоров, и так далее. В преддверии Нового года стоит разобраться, какие из расходов на «установление деловых связей» уменьшают налоговую нагрузку компании, а какие – нет.
Пункт 2 статьи 264 НК РФ в целях исчисления налога на прибыль к представительским относит следующие категории расходов:
- затраты на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);
- издержки на транспортное обеспечение, но только на доставку к месту проведения представительского мероприятия;
- буфетное обслуживание во время переговоров;
- оплата услуг переводчика, не состоящего в штате организации, на период проведения представительского мероприятия.
Таким образом, законодатель ограничивает перечень представительских расходов, делая его «закрытым».
Но проведение официального приема может потребовать еще целого ряда расходов, которые не перечислены в Налоговом кодексе: посещение театров и концертов (что нередко в деловой практике), цветы и подарки для партнеров и т.п. Такие расходы, являясь с экономической точки зрения представительскими, не уменьшают базу налога на прибыль. Компании вправе производить подобные траты только за счет чистой прибыли.
Компания осуществила расходы на организацию представительского мероприятия в размере 200 000 руб. Из них на проведение официального мероприятия – 80 000 руб., на буфетное обслуживание во время официального мероприятия – 20 000 руб., на транспортное обслуживание – 15 000 руб.; на проведение культурно-массового мероприятия – 15 000 руб.; на организацию экскурсии – 5 000 руб.; на буфетное обслуживание во время культурно-массового мероприятия – 25 000 руб.; на приобретение букетов, подарков и сувениров – 40 000 руб. Из общей суммы издержек в состав расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль, компания отнесет только 115 000 руб. (80 000 руб. + 20 000 руб. + 15 000 руб.), затраченных на проведение официального мероприятия, а также буфетное и транспортное обслуживание партнеров. Оставшаяся сумма расходов в 85 000 руб. будет осуществлена за счет чистой прибыли.
Однако ряд организаций ошибочно трактует в свою пользу термин «обслуживание» и следующее решение арбитражного суда.
Судебно-арбитражная практика
Согласно постановлению ФАС ЗСО от 01.03.2007 г. № Ф04-9370/2006(30552-А81-27) понятие «обслуживание» в смысле пункта 2 статьи 264 НК РФ имеет широкий аспект, куда, в соответствии со статьей 11 НК РФ, можно отнести и обеспечение жильем как необходимое условие для существования человека, прибывшего из другого населенного пункта.
Ссылки на вышеуказанное постановление ФАС ЗСО несут для организации налоговые риски. Инспекторы могут оштрафовать компанию за неправомерное уменьшение базы по налогу на прибыль по следующим основаниям.
Во-первых, данное решение может быть применено только на территории Западно-Сибирского арбитражного округа.
Во-вторых, оплачивая проживание бизнес-партнеров в гостинице, принимающая сторона оказывает им «медвежью услугу». Дело в том, что она должна будет исчислить и уплатить за них НДФЛ, потому что оплата проживания в гостинице является доходом, полученным в натуральной форме. При обнаружении факта неисчисления и неуплаты НДФЛ инспекторы могут предъявить принимающей стороне претензии за невыполнение обязанностей налогового агента. В письме от 18.04.2007 г. № 04-1-02/306@ Минфин разъяснил, что затраты по оплате авиабилетов, счетов за проживание в гостинице, питания в ресторанах приглашенных представителей сторонних организаций не относятся к представительским расходам и облагаются НДФЛ по ставке 13% для налоговых резидентов РФ и по ставке 30% для налоговых нерезидентов РФ.
В-третьих, обеспечение проживания в гостинице не относится к категории «обслуживание». Оно предполагает предоставление определенных услуг на возмездной основе.
В-четвертых, пользуясь тем, что ФАС ЗСО фактически произвольно расширил термин «обслуживание», многие компании стали включать в состав затрат на обслуживание и те расходы, которые пунктом 2 статьи 264 НК РФ к представительским не относятся вообще. Тем самым организации увеличивают вероятность возникновения у них налоговых рисков.
В письмах УФНС по г. Москве от 12.04.2007 г. № 20-12/034115 и Минфина от 16.04.2007 г. № 03-03-06/1/235 прямо указано, что затраты на проживание в гостинице бизнес-партнеров, приехавших на переговоры, не учитываются в составе представительских расходов. Причем это требование распространяется как на российских граждан, так и на иностранцев. Несмотря на имеющуюся положительную арбитражную практику, компаниям не следует рисковать и включать в состав представительских расходов прочие виды обслуживания. Представительские расходы четко определены в Налоговом кодексе, поэтому будет проблематично сослаться на неясности и разночтения в их трактовке. Обратите внимание, что не относятся к представительским и затраты на проживание в гостинице членов Советов Директоров, приехавших на его заседание (письмо УФНС по г. Москве от 06.12.2007 г. № 21-11/116748).
Единственно возможное оправдание того, что оплата счетов за проживание приглашенной стороны включена в состав представительских расходов, – это письменная гарантия компании в приеме и размещении деловых партнеров за свой счет. При этом такая статья представительских расходов должна быть предусмотрена в учетной политике организации и утвержденной смете затрат. Обратите внимание, что предприятие при этом должно выполнить функции налогового агента по исчислению и уплате НДФЛ. Тем не менее предприятиям, воспользовавшимся подобной возможностью, скорее всего придется доказывать свою правоту в суде. Хотя стоит отметить, что арбитры в данном вопросе нередко поддерживали налогоплательщиков (постановление ФАС СЗО от 17.05.2004 г. № А56-21571/03).
К категории представительских не относятся и расходы на прием сотрудников филиалов и отделений организации, а также...
