Схемы с использованием аутсорсинга (привлечением внешних ресурсов), одним из видов которого является аутстаффинг (использование персонала вне структуры организации; «аренды» персонала) позволяют повысить эффективность деятельности компании. В частности, используя аутсорсинг, можно снизить налоговую нагрузку. Но привлечение внешних ресурсов – процесс рискованный. Разберемся, в каких ситуациях его применение выгодно и на какие «подводные камни» может наткнуться компания.
В последнее время все более распространенными становятся схемы ведения бизнеса с использованием аутсорсинга. Считается, что они позволяют сэкономить финансовые ресурсы компании и увеличить экономическую эффективность. Но так ли это на самом деле? Разберемся, когда можно прибегнуть к аутсорсингу, а в каких случаях желание экономить обернется неприятностями.
Когда необходим аутсорсинг
Одним из ключевых моментов деятельности коммерческой организации является увеличение прибыли, некоммерческой – увеличение эффективности, т.е. достижение целей деятельности с меньшими затратами. Современные методы управления организации сосредоточены на оптимальном использовании располагаемых ресурсов, ограниченных и влекущих расходы на их поддержание. Основные и вспомогательные процессы (закупки, основная деятельность, продажи, сервис и поддержка клиентов; инфраструктура организации, включающая информационную систему, управление кадрами, учет и т.д.) могут выполняться как собственными силами организации с помощью внутренних ресурсов, так и с привлечением внешних, не являющихся частью организации исполнителей.
Под аутсорсингом (англ. outsourcing – привлечение внешних ресурсов) подразумевают выполнение процессов, функций, операций исполнителями, не являющимися частью структуры организации. Проще говоря, решение об аутсорсинге связано с ответом на вопрос: сделать собственными силами или приобрести у внешних поставщиков и исполнителей? Если речь идет о привлечении внешних сотрудников для выполнения определенных функций без введения в штат организации, такую услугу привлечения «аренды» персонала называют аутстаффингом (англ. outstaffing – использование персонала вне структуры организации).
Принятие решения об аутсорсинге каких-либо процессов и функций является частью стратегии управления организацией. Передача вспомогательных и поддерживающих процессов на аутсорсинг позволяет руководству организации сконцентрировать усилия на процессах, составляющих основу конкурентного преимущества организации.
Производитель текстиля, скорее всего, предпочтет оплачивать труд штатных художников и дизайнеров, создающих эскизы, чем платить сторонним исполнителям, чтобы обеспечить уникальность производимой продукции.
Торговое розничное предприятие, состоящее из сети супермаркетов, заказывает производителю продукты питания под собственной торговой маркой, поскольку предприятие не располагает собственными производственными мощностями, организация собственного производства не является стратегической целью и данный товар не является в своем роде особенным.
В то же время многие организации, независимо от вида деятельности, отдают на аутсорсинг подбор кадров, ремонт основных средств, транспортировку материалов и товаров. К аутсорсингу обычно обращаются для выполнения второстепенных процессов и операций, в результате менеджеры могут сосредоточиться на управлении ключевыми процессами. Аутсорсинг ключевых операций может существенно усложнить деятельность организации. В то же время не всегда с достаточной четкостью возможно определить, какие виды деятельности являются ключевыми.
Как уже упоминалось, часто практикуется аутсорсинг вспомогательных процессов и функций. Сформировались рынки таких услуг со многими конкурирующими поставщиками и исполнителями, например, информационные технологии, юридические или бухгалтерские услуги.
Необходимость привлечения экспертов может возникнуть в рамках деятельности любого функционального подразделения. Например, при представлении интересов организации в судебных разбирательствах, заключении сложных сделок с имуществом, выходом на рынки капитала, так как штатные юристы могут не обладать необходимым опытом.
Если расходы на развитие и поддержание информационных систем собственным IT-персоналом выходят из-под контроля, об аутсорсинге стоит задуматься, например, по причине сложности найма и высокой стоимости сотрудников, неправильного планирования работ и определения технического задания для внедрения программного обеспечения, изменения потребностей пользователей, недостаточности возможностей имеющейся информационной системы. Без высококвалифицированной поддержки в данной ситуации не обойтись.
Одним из востребованных и распространенных видов аутсорсинга является передача учетных функций, т.е. обязанностей, возлагаемых на бухгалтерию. Это может быть ведение бухгалтерского, налогового учета и составление отчетности в полном объеме либо передача аутсорсеру отдельных функций, например, расчета заработной платы, НДФЛ, обязательных взносов в социальные фонды, составление отчетности по МСФО, налоговое консультирование.
По данным рейтинга российских компаний в области аутсорсинга учетных функций за 2010 год, подготовленного агентством «Эксперт РА», наиболее востребованными являются:
- услуги по ведению бухгалтерского и налогового учета (44% совокупной выручки компаний, участвовавших в рейтинге),
- расчет заработной платы (22%),
- подготовка отчетности по МСФО (8%).
Данные услуги востребованы иностранными компаниями и представительствами, избегающими рисков нарушения часто меняющегося законодательства. На передачу учетных функций аутсорсеру решаются и малые предприятия вместо содержания штатной бухгалтерии и кадрового работника, а также крупные компании в целях повышения эффективности учетных процессов.
