Совсем недавно закончились новогодние праздники. А впереди – 23 февраля и 8 Марта. Не удивительно, что вопросы, связанные с подарками сотрудникам, у компаний возникают именно сейчас. Мы решили взглянуть на вручение подарков с точки зрения налогообложения. Выясним, можно ли учесть презент в расходах при расчете налога на прибыль, облагается ли вручение подарка НДС, нужно ли удерживать с работника НДФЛ и начисляются ли страховые взносы.
Многие компании вручают своим сотрудникам ценные подарки, например, в качестве поощрения за хороший труд, к юбилею либо к таким праздникам, как 8 Марта или 23 февраля. При этом у организации-дарителя возникают определенные налоговые обязанности. Расскажем, какие налоги придется уплатить с ценного подарка сотруднику.
Налог на доходы
Стоимость подарков, полученных налогоплательщиком от организации, не облагается налогом при условии, что она не превышает 4000 руб. за календарный год (п. 28 ст. 217 НК РФ). Таким образом, если организация вручает ценный подарок, стоимость которого превышает эту сумму, то разница будет облагаться налогом.
В связи с вручением подарка на организацию возлагается ряд обязанностей. Так, она обязана вести учет по каждому получателю подарков (даже если их стоимость не превышает 4000 руб. в год). Эта обязанность вытекает из п. 1 ст. 230 НК РФ и подтверждается разъяснениями Минфина России (письма от 08.05.2013 № 03-04-06/16327, от 05.09.2011 № 03-04-06/1-202 и от 02.03.2012 № 03-04-06/9-54). Такой учет необходим для того, чтобы организация могла отследить, когда и в отношении какого именно работника стоимость подарков превысит 4000 руб. в год.
Форму, в которой будут учитываться все выданные подарки, компания может разработать самостоятельно. Для этого вполне подойдет старая и формально не действующая, но до сих пор применяемая на практике форма № 1-НДФЛ «Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц» (утв. приказом МНС РФ от 31.10.2003 № БГ-3-04/583). В нее нужно лишь включить несколько недостающих пунктов (они перечислены в п. 1 ст. 230 НК РФ): даты выплаты доходов, удержания и перечисления налога, а также реквизиты «платежки». Модернизированная форма № 1-НДФЛ должна быть утверждена приказом об учетной политике.
Кстати, в упомянутых письмах Минфин России еще раз подчеркнул, что при вручении подарков дешевле 4000 руб. организация не признается налоговым агентом. Следовательно, она не обязана представлять в налоговый орган сведения о таких презентах. Другое дело, когда стоимость подарка (или подарков) превысит эту сумму. Тогда у организации уже никак не получится избавиться от статуса налогового агента.
В ситуации, когда сотрудник продолжает работать в компании, налог можно удержать из его текущих доходов (абз. 2 п. 4 ст. 226 НК РФ), например, из ближайшей зарплаты. Но при этом следует учитывать, что сумма удерживаемого налога не может превышать половину выплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ).
В текущем месяце работник (налоговый резидент) получил от фирмы следующие доходы:
- заработную плату в сумме 40 000 руб.;
- подарок к 50-летию стоимостью 20 000 руб.
Предположим, что работник в текущем месяце не имеет права на налоговые вычеты.
Заработная плата работника в сумме 40 000 руб., а также часть стоимости подарка в сумме 16 000 руб. (20 000 руб. – 4000 руб.) облагаются налогом по ставке 13%.
Таким образом, за текущий месяц из доходов работника необходимо удержать НДФЛ в сумме 7280 руб. (40 000 × 13% + 16 000 × 13%).
Подлежащий удержанию НДФЛ составляет меньше половины суммы выплаты (7280 руб.
Если же после получения подарка сотрудник уволился, вышел на пенсию и т.п., то удержать с него налог не получится. Компании придется письменно (справкой по форме № 2-НДФЛ) сообщить налогоплательщику и налоговой инспекции по месту своего учета о невозможности удержать налог и о сумме налога (п. 5 ст. 226 НК РФ). После этого взаимодействовать с налоговиками придется уже самому получателю подарка.
Заплатить налог за счет собственных средств компания не может. Прямой запрет на это установлен в п. 9 ст. 226 НК РФ.
