Численность работников: списочная, среднесписочная и средняя

Журнал «Юридический справочник руководителя» № 10 / 2025

Анастасия Дегтяренко

эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Для получения льгот и оформления мер господдержки, подачи отчетности, выбора режима налогообложения, регулирования штата сотрудников и пр. компании может понадобиться среднее количество сотрудников за месяц. Поймете, чем отличается среднесписочная численность работников от средней и списочной, а также когда и какой показатель потребуется. На примерах показываем, как их рассчитать за разные периоды (месяц, квартал, год), в том числе неполные, кого исключить из подсчета, а кого, напротив, включить. Делаем акцент на ситуации, когда показатель численности может привлечь внимание проверяющих.

ТК РФ, НК РФ и отдельные федеральные законы устанавливают требования и льготы для организаций и индивидуальных предпринимателей в зависимости от численности их сотрудников. При этом законодатель оперирует разными показателями, такими как списочная, среднесписочная и средняя численность работников. На первый взгляд различия между ними не очевидны. Причем показатели численности не только считают по-разному, но и в отдельных ситуациях по-разному применяют.

Чем отличаются показатели численности

Показатель списочной численности работников определяется за каждый календарный день. Он редко используется сам по себе. В частности, его применение предусмотрено Федеральным законом от 19.07.1998 № 115-ФЗ «Об особенностях правового положения акционерных обществ работников (народных предприятий)» при создании акционерных обществ работников (народных предприятий).

Обычно списочная численность работников за каждый день является промежуточным этапом при расчете среднесписочной численности работников за определенный период. А этот показатель уже применяется широко, в том числе при расчете налогов, начислении страховых взносов в качестве критерия определения малых и средних предприятий и как механизм реализации требований и гарантий, установленных отдельными федеральными законами.

Зная среднесписочную численность работников за период, можно определить их среднюю численность за тот же период, она важна организациям и индивидуальным предпринимателям при применении налоговых спецрежимов (упрощенки, патентной системы налогообложения и единого сельскохозяйственного налога (ЕСХН)), начислении страховых взносов по пониженным тарифам.

С 01.02.2025 порядок расчета списочной, среднесписочной и средней численности работников организации установлен Указаниями по заполнению формы федерального статистического наблюдения № П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников», утвержденными приказом Росстата от 16.12.2024 № 647 ¹ (письмо Минфина России от 04.09.2023 № 03-03-06/1/83972).

Согласно Указаниям Росстата показатели численности не должны быть отрицательными, но могут равняться нулю, то есть отсутствовать. Если получены нецелые показатели, их округляют до второго знака после запятой.

Списочная численность работников

Списочный состав работников организации и их списочную численность определяют за каждый календарный день: рабочий, выходной или нерабочий праздничный.

За рабочий день списочный состав устанавливают по табелю учета рабочего времени, где указаны пришедшие на работу и не явившиеся работники. Списочная численность за этот день формируется путем корректировки списочного состава приказами (или иными документами) о приеме на работу, переводе на другую работу и прекращении трудовых договоров.

За выходные или нерабочие праздничные дни списочный состав сотрудников принимается равным их списочной численности за последний предшествующий рабочий день (цифра эта не меняется, если работник привлечен к труду в свой выходной или нерабочий праздничный день).

Поэтому списочную численность сотрудников формируют российские и иностранные граждане, в том числе временно пребывающие в РФ иностранные работники – высококвалифицированные специалисты, а также фактические собственники организации ², если им причитается от организации зарплата за рабочий день в силу заключенных с ними трудовых договоров. Подробнее о них см. в Таблице 1.

Таблица 1. Списочная численность работников за рабочий день

Включаются в списочную численность целыми единицами	Исключаются из списочной численности
Наемные работники, фактически явившиеся на работу и трудившиеся в течение рабочего дня
Сотрудники, в том числе на испытательном сроке, несовершеннолетние и дистанционные работники, выполнявшие в течение дня: работу по заключенному на неопределенный (или определенный) срок, в том числе дистанционному трудовому договору; временную работу по срочному трудовому договору продолжительностью до 2 месяцев; сезонную работу по срочному трудовому договору, если в силу природных условий ее можно выполнять только в течение определенного периода (сезона)	–
Фактические собственники организации, работавшие по трудовому договору, которым причитается зарплата за этот день	Собственники организации, не получающие зарплату
Иностранцы (лица без гражданства), работавшие в организации, расположенной на территории РФ	–
Работавшие по условиям трудового договора или штатного расписания: в режиме неполного рабочего времени (неполной рабочей недели, неполного рабочего дня / смены), на полставки (оклада), кроме случаев сокращенной продолжительности рабочего времени по законодательству РФ³	–
Замещавшие временно отсутствующих сотрудников, за которыми в соответствии с законодательством РФ сохраняется место работы по причине: их болезни, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, вследствие других обстоятельств, например прохождения независимой оценки квалификации	–
Работавшие вахтовым методом (вахтовики)	–
Работавшие в рамках производственной или преддипломной практики студенты и учащиеся образовательных организаций, с которыми заключены трудовые договоры	–
Временно принятые на работу из других организаций, если за ними не сохраняется зарплата по месту основной работы	–
Наемные работники, отсутствовавшие на работе в течение дня
Находившиеся в служебных командировках по России или за границей, если за этот день за ними сохраняется средний заработок	Направленные на работу за границу
–	Переведенные на работу в другую организацию, если за ними не сохраняется зарплата
Находившиеся в ежегодных основных (в том числе удлиненных) и дополнительных оплачиваемых отпусках, включая отпуск с последующим увольнением, которые предоставлены в соответствии с ТК РФ коллективным и трудовым договором	–
Находившиеся по собственной инициативе в отпуске без сохранения зарплаты, независимо от его продолжительности	–
Находившиеся на больничном	–
Женщины в отпусках по беременности и родам	–
Беременные женщины, освобожденные от работы до предоставления им другой работы, исключающей воздействие неблагоприятных производственных факторов, в соответствии с медицинским заключением и их заявлением	–
Работники в отпусках в связи с усыновлением ребенка со дня его рождения	–
Работники в отпусках по уходу за ребенком	–
Получившие день отдыха за работу в выходные или нерабочие праздничные дни	–
Имевшие выходной согласно графику работы организации	–
Имевшие выходной день за переработку при суммированном учете рабочего времени	–
Находившиеся в дополнительном отпуске без сохранения зарплаты при обучении в образовательных организациях: для прохождения итоговой аттестации на подготовительных отделениях вузов; для сдачи сессии (прохождения промежуточной аттестации) при совмещении работы с очным обучением по аккредитованным программам среднего профессионального образования, бакалавриата, специалитета или магистратуры	–
Находившиеся в отпуске без сохранения зарплаты в соответствии с законодательством РФ для сдачи вступительных экзаменов при поступлении в образовательные организации для обучения по аккредитованным программам среднего профессионального образования, бакалавриата, специалитета или магистратуры	–
Направленные с отрывом от работы в образовательные организации для повышения квалификации или приобретения новой профессии (специальности) с сохранением зарплаты	Направленные на обучение с отрывом от работы и получающие стипендию от организации
	Заключившие ученический договор на получение образования с выплатой стипендии в период ученичества
Работавшие по трудовому договору на дому (надомники)	–
Выполнявшие государственные или общественные обязанности, в том числе: вызванные в суд или в налоговый орган в качестве свидетеля; вызванные в военкомат; призванные на военные сборы; участвующие в работе избирательной комиссии, в коллективных переговорах, в работе комиссии по трудовым спорам; привлеченные в полицию для консультаций и т. д.	–
Проходившие в этот день медицинский осмотр или сдававшие кровь и ее компоненты	–
Получившие день для отдыха в связи со сдачей крови и ее компонентов	–
Совершившие прогул	–
Находившиеся в простое: по инициативе работодателя; по причинам, не зависящим от сторон трудового договора	–
Находившиеся под следствием до вступления в силу решения суда	–
Находившиеся в неоплаченных отпусках, независимо от продолжительности	–
Принимавшие участие в забастовках	–
Наемные работники, фактически явившиеся на работу и не трудившиеся в течение дня
Не работавшие из-за простоя	–

Обратите внимание: в Таблице 1 указаны только лица, являющиеся работниками организации. Не учитываются в списочной численности лица, направленные частным агентством занятости временно для работы в принимающей организации по договору о предоставлении труда работников (персонала), поскольку у них нет трудового договора с принимающей организацией (ч. 4 ст. 341.2 ТК РФ).

Для расчета списочной численности работников организации за день надо учитывать следующие особенности:

Работники списочного состава, с которыми заключены одновременно трудовые и гражданско-правовые договоры, учитываются один раз по месту основной работы по трудовому договору.
Сотрудники, принятые на неполное рабочее время или на полставки (оклада) в соответствии с трудовым договором или штатным расписанием, учитываются за каждый календарный день как целые единицы, включая нерабочие для них дни недели.
Находящиеся на больничном учитываются как целые единицы в течение всего периода болезни в соответствии с листками нетрудоспособности до возвращения на работу или выбытия по инвалидности.
Работник, получающий в одной организации две, полторы или менее одной ставки, учитывается как один человек (целая единица).
Сотрудник, оформленный в организации как внутренний совместитель, учитывается как один человек (целая единица).
При отсутствии у организации обособленных подразделений в субъекте РФ, где трудятся вахтовики по трудовым договорам, их отражает в списочной численности организация, заключившая с ними трудовые договоры.
Надомники учитываются за каждый календарный день как целые единицы.
Лица, прекратившие работу без предупреждения работодателя, а также подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу до истечения срока предупреждения, исключаются из списочной численности с первого дня их невыхода на работу.

Приведем пример, как определить списочную численность сотрудников за рабочий и следующий за ним выходной день.

Пример 1. Расчет списочной численности сотрудников за рабочий и выходной день

В ООО «Вектор» установлена пятидневная рабочая неделя с 2 выходными днями – субботой и воскресеньем. Предположим, что в пятницу сложилась следующая ситуация:

1 сотрудник трудился на испытательном сроке,
3 были на больничном,
2 взяли отпуск за свой счет,
1 прогулял,
4 увольнялись и отрабатывали последний день.

Остальные 30 человек работали по трудовым договорам в обычном порядке. Единственный участник (учредитель) ООО «Вектор» не заключал со своей компанией трудовой договор.

В таком случае списочная численность работников за пятницу составляет 41 человек (1 + 3 + 2 + 1 + 4 + 30).

За следующий календарный день (субботу) списочный состав работников ООО «Вектор» считается равным их списочной численности за пятницу, то есть также 41 человек.