Практика перехода к безбумажному документообороту

Расскажем, какие препятствия на пути безбумажного документооборота существуют: в виде заблуждений и в виде объективных факторов, а также как их можно преодолевать, как снизить расходы за счет использования простых и облачных ЭП, как обстоят дела с доверенностью сотруднику организации, чтобы он смог использовать свою ЭП физлица в служебных целях? Затронем актуальную проблему безбумажного кадрового документооборота, а также разъясним предстоящие законодательные новшества, которые принципиально изменят ситуацию за счет создания юридически значимых электронных дубликатов ранее созданных бумажных и электронных оригиналов документов.

Рассмотрим текущую ситуацию, объективные препятствия на пути безбумажного документооборота и заглянем в ближайшее будущее, чтобы сориентировать вас, к чему стоит готовиться и какие шаги можно предпринять для максимального ускорения процесса отказа от бумаги.

Безбумажные технологии давно не являются чем-то необычным: во многих организациях есть система электронного документооборота (СЭД) и существенная часть документов не имеет бумажной копии. Привычным стал обмен бухгалтерскими документами без их формирования на бумаге. Несмотря на очевидное преимущество безбумажных технологий, в любой организации сохраняется огромное количество бумажных документов как с контрагентами, так и во внутренних процессах. Полный переход на безбумажные технологии тормозят консерватизм организаций (нежелание менять привычный режим работы) и объективные причины. К счастью, руководство страны сегодня понимает критичность задач перехода на безбумажные технологии и предпринимает значительные усилия по изменению ситуации.

Текущее положение дел

Более 80% всех бумажных документов уже сегодня могут быть переведены в электронный вид. Это касается большей части внутреннего документооборота организации, почти всех договоров и бухгалтерской первички, другого документооборота с контрагентами. По сути дела, сегодня документы на бумаге необходимо оформлять только для 3 групп документов:

  • строгой отчетности и документов, которые могут быть оформлены только на типографских бланках, требующих специального учета (например, квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломов, различные абонементы и пр.);
  • некоторых кадровых документов согласно требованиям ТК РФ;
  • документов длительного срока хранения (более 15 лет), в особенности требующих передачи в архивные фонды.

Плюс отдельные отраслевые требования в ряде случаев могут обязывать оформлять именно бумажные документы.

Но и в отношении всех этих документов ведется активная работа на уровне нормотворчества и создания инфраструктуры для обеспечения возможности их перевода в электронный вид.

Почему же большая часть документов создается и обращается в бумажном виде? Ниже результаты небольшого исследования среди наших клиентов, которых мы спрашивали, что тормозит их переход на безбумажный документооборот сейчас.

Рисунок. Причины настороженного отношения к безбумажному документообороту

Ряд прозвучавших ответов – ​это откровенные заблуждения. Большая часть документов может быть переведена в безбумажный вид уже сегодня. На практике доказано, что работа с электронными документами при соблюдении соответствующих регламентов является более безопасной и обеспечивает сохранность информации проще и дешевле. Налоговые органы и суды принимают к рассмотрению документы в электронном виде и даже электронные копии бумажных документов, всячески поощряя перевод документов в электронный вид. Инвестиции для перехода на безбумажные технологии требуются, но и возврат денежных средств гарантирован в результате экономии на накладных расходах на пересылку, на хранение и ручную обработку документов. Пожалуй, только 2 первых аргумента являются реальным препятствием – ​обсудим их.

Сложность и дороговизна управления ключами УКЭП

Чтобы обеспечить сотрудников ключами усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), требуются финансовые и временные затраты:

  • как минимум, раз в год необходимо перевыпускать ключ, что требует личного присутствия сотрудника в удостоверяющем центре. Разные ключи могут потребоваться для разных операций. Их стоимость колеблется от 1000 до 9000 руб. в зависимости от типа операции;
  • для использования УКЭП необходимо на каждое рабочее место установить платное программное обеспечение и приобрести безопасный носитель подписи каждому обладателю (на одном носителе может быть несколько подписей одного человека, но не разных людей) – ​в сумме это может составить порядка 2000 руб.;
  • может потребоваться определенная инфраструктура для обеспечения безопасности пользования ключами и их регулярного обновления.

В общем, в большой организации это может вылиться в существенные траты. Таким образом, работа с УКЭП требует финансовых вложений и организационных усилий на их первичное получение и последующее обновление.

Что делать:

  • Используйте УКЭП только в нужных случаях. В большинстве случаев для придания юридической значимости электронным документам достаточно использовать простую ЭП. Она, как правило, встроена в СЭД, ее ключи не устаревают. Только требуется сформировать соответствующие локальные нормативные документы, в которых будут регламентированы правила использования простой подписи, и сотрудники организации...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Рекомендовано для вас

Риски использования факсимиле

В предыдущих номерах журнала мы рассказали, когда можно использовать факсимиле и как в документах прописать его применение. Теперь поговорим о документах, на которых факсимиле ставить нельзя, а также рисках его использования, например, в случае делегирования полномочий. Анализ судебной практики поможет сделать важные для работы выводы.

Регламентация использования факсимиле

В прошлом номере журнала мы рассказали о том, когда допустимо использовать факсимиле, и дали образцы для формулировок в документах о применении факсимиле. Сейчас же сосредоточимся на порядке использования факсимиле сотрудниками организации: какой алгоритм работы лучше заложить в ЛНА, как потом документировать его выполнение (ввести факсимиле в оборот; определить, кто и на каких документах при каких условиях может его проставлять; как изъять факсимиле у пользователя и уничтожить). Приведены образцы оформления приказов об изготовлении факсимиле, введении его в действие, об уничтожении факсимиле; акта о временной передаче штампа-факсимиле от одного пользователя другому; акта об уничтожении факсимиле в присутствии комиссии и лица, чью подпись оно проставляло; журнала учета печатей, штампов, факсимиле и реестра образцов оттисков штампов-факсимиле. Полный комплект документов поможет вам все грамотно оформить и организовать правильное использование факсимиле на практике.

Как правильно оформить использование простой электронной подписи при работе с документами в СЭД

Наша компания состоит из нескольких юридических лиц, входящих в группу компаний, использующую единую внутреннюю СЭД. Руководство решило часть процессов (ознакомление с приказами, согласование документов) и документов (служебные записки, заявки, накладные на перемещение ТМЦ и др.) перевести в электронный вид с использованием простой электронной подписи (ПЭП). Какие наши действия, чтобы оформить все верно? 1. В группе компаний есть документ, который говорит, что документооборот в ней ведется в СЭД 1С. 2. Будет приказ об утверждении Положения об использовании ПЭП с указанием перечня документов, которые переходят в электронный вид, т. е. подписанные ПЭП. 3. Будет соглашение с каждым сотрудником, подписанное собственноручной подписью работника, о его согласии на использование ПЭП. Необходимо ли заключать соглашение об использовании ЭДО между нашими обществами, входящими в группу компаний, во внутреннем документообороте или достаточно вышеуказанных документов № 1–3?

Когда можно использовать факсимиле

Поговорим о практике работы с факсимиле, а также допустимой сфере применения этого способа подписания документов. Как договариваться об уместности факсимиле на документах? Что делать, если соглашение об этом с контрагентом не подписано, а факсимиле уже вовсю используется? Как и когда составлять такие соглашения? Как данную договоренность можно отразить в заключаемом договоре? И наоборот – ​как в нем сформулировать запрет на использование сторонами факсимиле? Что делать, если вы получили документ-оферту или акцепт, подписанный факсимиле? Каковы особенности в сфере госзакупок? Даем образцы формулировок для договоров в различных ситуациях и пример соглашения об использовании факсимиле, которым можно воспользоваться на практике.

Когда можно использовать факсимиле

Поговорим о практике работы с факсимиле, а также допустимой сфере применения этого способа подписания документов. Как договариваться об уместности факсимиле на документах? Что делать, если соглашение об этом с контрагентом не подписано, а факсимиле уже вовсю используется? Как и когда составлять такие соглашения? Как данную договоренность можно отразить в заключаемом договоре? И наоборот – ​как в нем сформулировать запрет на использование сторонами факсимиле? Что делать, если вы получили документ-оферту или акцепт, подписанный факсимиле? Каковы особенности в сфере госзакупок? Даем образцы формулировок для договоров в различных ситуациях и пример соглашения об использовании факсимиле, которым можно воспользоваться на практике.

Регламентация использования факсимиле

В прошлом номере журнала мы рассказали о том, когда допустимо использовать факсимиле, и дали образцы для формулировок в документах о применении факсимиле. Сейчас же сосредоточимся на порядке использования факсимиле сотрудниками организации: какой алгоритм работы лучше заложить в ЛНА, как потом документировать его выполнение (ввести факсимиле в оборот; определить, кто и на каких документах при каких условиях может его проставлять; как изъять факсимиле у пользователя и уничтожить). Приведены образцы оформления приказов об изготовлении факсимиле, введении его в действие, об уничтожении факсимиле; акта о временной передаче штампа-факсимиле от одного пользователя другому; акта об уничтожении факсимиле в присутствии комиссии и лица, чью подпись оно проставляло; журнала учета печатей, штампов, факсимиле и реестра образцов оттисков штампов-факсимиле. Полный комплект документов поможет вам все грамотно оформить и организовать правильное использование факсимиле на практике.

Риски использования факсимиле

В предыдущих номерах журнала мы рассказали, когда можно использовать факсимиле и как в документах прописать его применение. Теперь поговорим о документах, на которых факсимиле ставить нельзя, а также рисках его использования, например, в случае делегирования полномочий. Анализ судебной практики поможет сделать важные для работы выводы.

Как правильно оформить использование простой электронной подписи при работе с документами в СЭД

Наша компания состоит из нескольких юридических лиц, входящих в группу компаний, использующую единую внутреннюю СЭД. Руководство решило часть процессов (ознакомление с приказами, согласование документов) и документов (служебные записки, заявки, накладные на перемещение ТМЦ и др.) перевести в электронный вид с использованием простой электронной подписи (ПЭП). Какие наши действия, чтобы оформить все верно? 1. В группе компаний есть документ, который говорит, что документооборот в ней ведется в СЭД 1С. 2. Будет приказ об утверждении Положения об использовании ПЭП с указанием перечня документов, которые переходят в электронный вид, т. е. подписанные ПЭП. 3. Будет соглашение с каждым сотрудником, подписанное собственноручной подписью работника, о его согласии на использование ПЭП. Необходимо ли заключать соглашение об использовании ЭДО между нашими обществами, входящими в группу компаний, во внутреннем документообороте или достаточно вышеуказанных документов № 1–3?