Некоторые организации могут столкнуться с запросом от сторонних компаний или проверяющих и контролирующих органов о выдаче документов, хранящихся у них в архиве, во временное пользование. Причем далеко не всегда от такого запроса можно отказаться, особенно если речь идет о компетентных органах, например, во время изъятия документов. Основной вопрос, который волнует в данной ситуации: как обезопасить передачу таких документов и гарантировать их возврат в целости и сохранности обратно. Показываем, как грамотно зафиксировать этот процесс. Даем образцы письма о выдаче дел во временное пользование, в которое включена гарантия возврата и сохранности документов, акта о выдаче дел во временное пользование и оформления книги выдачи документов.
Современные технические средства копирования и оперативной полиграфии, казалось бы, навсегда избавили компании от выдачи подлинников архивных документов за пределы хранилищ «во временное пользование». Да и какой прок видеть подлинные документы, если можно быстро и недорого получить электронную копию любого из них?
Но и в сегодняшней жизни не так уж редко, как и 100 лет тому назад, встречаются ситуации, когда подлинники архивных документов на аналоговых носителях приходится выдавать за пределы организации.
Бывает также, напротив, сама организация, имеющая архивный фонд в государственном архиве, желает подробнее изучить отдельные аспекты своей истории (обычно связанные с разного рода недвижимостью, переданной государством в советскую эпоху) и получает документы во временное пользование для работы с ними.
Несмотря на то что выдача во временное пользование подлинных документов из архивохранилищ относится к вполне традиционным и устоявшимся видам архивных работ, действующие с 2015 года правила работы архивов организаций 1 предельно лаконичны в отношении регламентации этого процесса.
Основание выдачи документов
В качестве основания для начала процесса выдачи документов во временное пользование п. 2.23 Правил 2015 указывает «запрос государственных органов, органов местного самоуправления и организаций». Представляется, что формулировка «запрос» не вполне отражает обратную сторону процесса выдачи, а именно необходимость ответственности за сохранность архивных документов за пределами родной организации, а также их своевременного возврата. Поэтому более правильным видится опыт государственных и муниципальных архивов, где в начале процедуры находится «гарантийное письмо о последующем возврате» архивных документов организацией-получателем (см. Пример 1).
Фрагмент документа
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утв. приказом Росархива от 02.03.2020 № 24 2
14.1. Выдача подлинников архивных документов производится:
а) по письменному указанию руководителя архива или уполномоченного им должностного лица:
во временное пользование организации-фондообразователю или его правопреемнику – при наличии гарантийного письма о последующем возврате…
Пример 1. Письмо о выдаче дел во временное пользовани
Если решение о выдаче документов сотрудникам своей организации вполне может принять руководитель архивного подразделения, то при отдаче оригиналов сторонней организации это решение должно приниматься на более высоком уровне – высшим руководителем организации, или по его поручению другим руководителем.
Срок расставания с документами
Одним из ключевых моментов процесса выдачи архивных документов во временное пользование следует считать срок, на который они покидают архивохранилище. Такие документы по-прежнему находятся на учете, а конечную ответственность за них несет руководитель организации. Зачастую именно по причине выданных за пределы организации документов, сроки возврата которых давно истекли, а документы так и не вернулись в организацию, затем приходится организовывать розыск необнаруженных документов и заниматься снятием их с учета.
В практике работы организаций...
