Составление описей дел по личному составу обязательно для всех организаций независимо от того, являются они источниками комплектования госархивов или нет. В описи вносятся приказы директора по основной деятельности, присланные в отдел кадров для исполнения, и другие организационно-распорядительные документы, переписка по вопросам управления персоналом, а также организационно-правовые документы и пр. Посмотрим, сколько описей по личному составу нужно составлять, нужно ли их регистрировать, а также как правильно заполнить.
Начало года – традиционное время проведения в организациях экспертизы ценности документов. По ее результатам оформляют описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также по личному составу. Нас интересуют последние, ведь за них несет ответственность отдел кадров. В статье подробно рассмотрим форму описи и нюансы ее заполнения, а также приведем пример готовой описи дел по личному составу.
Описи являются первичным учетным документом, в нашем случае – для дел по личному составу. Подчеркнем – первичным и обязательным. Обратимся к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила-2015) и вступившим в силу осенью 2015 года.
В п. 4.11 указано, что экспертиза ценности документов проводится ежегодно. По ее результатам в структурных подразделениях организации составляются описи дел структурных подразделений: постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу и т.д. Организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, создают описи дел по личному составу и описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и обеспечивают их сохранность (п. 4.12).
Подчеркнем, что составление описей дел по личному составу обязательно для всех организаций независимо от того, являются они источниками комплектования государственных архивов или нет.
Готовимся к созданию описи: организационные моменты
Во избежание недоразумений определим документы по личному составу.
Фрагмент документа
Пункт 3 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
Документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.
В описи дел по личному составу не попадают:
- приказы генерального директора по основной деятельности, присланные в отдел кадров для исполнения, и другие организационно-распорядительные документы;
- переписка по вопросам управления персоналом;
- организационно-правовые документы (инструкции, положения и пр.) и т.д.
А вот журналы регистрации, книги учета и другие регистрационно-учетные формы документов по личному составу включаются в наши описи наряду с внесенными в них документами.
При составлении описей дел по личному составу рекомендуется следовать правилу «один год – одна опись». Пренебречь этим правилом можно только в том случае, если составляется одна опись за несколько лет, а документов немного.
Сколько описей по личному составу нужно составлять? Можно ли поместить в одну многостраничную опись сразу все документы по личному составу или нужно каким-то образом делить их на части и каждую вносить в отдельную опись? Ни правил, ни запретов на этот счет нет, поэтому составители описей поступают так, как считают нужным. Чаще...
