Top.Mail.Ru

Полное оформление дел на хранение: инструкция для кадровика

Расскажем о процедуре оформления дел по личному составу в том порядке, в котором это осуществляется на практике, и прокомментируем все шаги. Исходить будем из того, что в отделе кадров действует номенклатура дел и никаких проблем ни с формированием единиц хранения, ни с определением сроков хранения нет. Наш исходный пункт – документы по личному составу, завершенные делопроизводством и подшитые в папки-регистраторы согласно номенклатуре. Конечный – оформленные в соответствии с правилами единицы хранения дел по личному составу.

Дела по личному составу подлежат полному оформлению, даже если их срок хранения составляет всего пять лет. В статье разберем, что включает в себя полное оформление, и подробно, с примерами, остановимся на каждой операции этого процесса.

Где это написано: нормативная база

Исчерпывающий перечень дел организации, подлежащих полному оформлению на хранение, приведен в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила). Так, согласно п. 4.19 Правил, полное или частичное оформление дел проводится в зависимости от сроков хранения. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Там же указано, что оформление дел на бумажном носителе предусматривает:

  • подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);
  • нумерацию листов дела;
  • составление листа-заверителя дела (приложение № 8 к Правилам);
  • составление внутренней описи документов дела (приложение № 27 к Правилам);
  • оформление обложки дела (приложение № 28 к Правилам).

Дела по личному составу неформатными, как правило, не бывают. Поэтому по окончании оформления в архив компании помещаются аккуратные тома, сшитые в картонные обложки, с пронумерованными страницами и полным комплектом сопровождающих каждый том документов.

Расположим операции по полному оформлению дел в том порядке, в котором они выполняются на практике, и прокомментируем их. Исходить будем из того, что в отделе кадров действует номенклатура дел и никаких проблем ни с формированием единиц хранения, ни с определением сроков хранения нет. Наш исходный пункт – документы по личному составу, завершенные делопроизводством и подшитые в папки-регистраторы согласно номенклатуре. Конечный – оформленные в полном соответствии с Правилами единицы хранения дел по личному составу.

Подготовка тома дела

Том дела не может превышать по своему объему 250 листов или 4 см в корешке (п. 4.20 Правил). Поэтому в самом начале работы формируем будущие тома: вынимаем документы из папок и делим их на единицы хранения.

Многотомные дела удобно делить по месяцам, кварталам или полугодиям. Если 250-й лист тома приходится на середину какого-нибудь месяца, то лучше сделать этот том поменьше, но зато он будет соответствовать одному периоду.

Документы в томе всегда размещаются в прямом порядке: от 1 числа к 31-му, если порядок хронологический, от «А» к «Я», если алфавитный, и т.д. Из дела нужно удалить все ненужные в нем бумаги: копии присутствующих здесь же оригинальных экземпляров документов, черновики, заметки, чистые листы.

Следующий этап – удаление скоб, скрепок, файлов, вынимание дел из скоросшивателей и подобные действия. В результате перед кадровиком на столе должен лежать том, состоящий исключительно из не скрепленных между собой документов, подлежащих хранению.

Нумерация листов дела

Теперь можно приступить к нумерации листов дела. Она производится простым карандашом, арабскими цифрами в валовом порядке. Номер листа ставится в правом верхнем углу.

Нумерации подлежат только листы дела (тома). Внутренняя опись, которую нам еще предстоит составить, будет иметь собственную нумерацию. Лист-заверитель дела...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Как знакомить работников с кадровыми приказами

Одна из будничных обязанностей кадровика – ​ознакомление работников с кадровыми документами. В частности, с приказами. Особенно доставляет хлопот, когда работника нет здесь и сейчас или он отказывается даже смотреть в сторону приказа. Ситуация осложняется тем, что в ТК РФ упоминаются только некоторые виды приказов (и распоряжений). А правила доведения их до сведения работника предусмотрены и вовсе в двух случаях. Как быть кадровику? Когда и при каких условиях можно оставить документ без ознакомительной подписи? Возможно ли вовсе отказаться от ознакомления работников с некоторыми видами приказов? Читайте, как правильно знакомить работников с приказами на бумаге и когда этим можно пренебречь. Пользуйтесь выверенными образцами записей на различных приказах об обстоятельствах невозможности ознакомить с документами работников под подпись, а также акта об отказе об ознакомлении.

Заполняем раздел об отпуске в личной карточке работника

Практики не рекомендуют отказываться от личных карточек работников, тем более что их теперь можно вести в электронном виде. В этих документах собрано много важных сведений о работниках, с их помощью удобно отслеживать некоторые изменения, например, касательно учета предоставленных отпусков. Рассматриваем подробно и с образцами заполнения личной карточки по госкомстатовской унифицированной форме № Т-2, как вносить записи в раздел VIII «Отпуск» в различных ситуациях, изменять или исправлять их.

Отправка документов работнику почтой

Как можно отправить документы работнику почтой? Когда это обязательно, а когда речь идет лишь о целесообразности? Какие виды отправлений бывают? Как подтвердить отправку, где хранить такие документы? Эти и другие практические вопросы мы рассматриваем в статье.

Когда документ не обязателен, но полезен

Кадровый документооборот идет в сторону упрощения. Если раньше требовалось как можно больше различных документов, то теперь их число сокращается, в частности речь идет о приказе о приеме на работу, ведении личной карточки работника, заполнении служебного задания в случае командировки и пр. Выясняем, когда лучше оставить эти документы в своем кадровом делопроизводстве, а когда от них можно отказаться.

Внутренние переводы: оформляем правильно

Любое предприятие время от времени сталкивается с ситуацией, когда работнику требуется изменить его трудовую функцию либо структурное подразделение. Причины этого различны: как собственная просьба сотрудников, так и состояние здоровья гражданина, сокращение штата, чрезвычайные обстоятельства и т. Д. Вместе с тем в наше время не является редкостью переезд работника вместе с работодателем в другую местность. Как правило, указанные операции проводят посредством перевода сотрудников на другую работу. Переводы могут быть как временные, так и постоянные, по инициативе работника и работодателя, с согласия работника и без. При этом в зависимости от вида и причины перевода различается порядок их оформления.

Как вносить изменения в приказы и приложения к ним: инструкция для кадровика

На практике нередко возникает необходимость внести изменения в действующий документ организации – приказ или утвержденный им документ. На примерах покажем, как это лучше сделать, какие формулировки использовать, когда целесообразнее утвердить правки, а когда документ в новой редакции.

Как оформить приказ по новому ГОСТ

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – ​в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрено документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объясняем, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показываем, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Особенности работы лиц, имеющих детей до трех лет

Одно из направлений социальной политики нашего государства – разработка мер не только по повышению рождаемости, но и по увеличению занятости лиц, осуществляющих уход за детьми. Приветствуя инициативы предприятий по улучшению условий труда работающих мам, законодатель, не рассчитывая на всеобщую сознательность, устанавливает обязательный для всех работодателей минимум льгот и гарантий, предоставляемых данной категории работников. Из нашей статьи вы узнаете об особенностях режима работы и времени отдыха сотрудниц, имеющих детей до трех лет, о том, к каким работам они не могут привлекаться и как должны быть организованы и оплачены перерывы для кормления ребенка, о том, какие документы следует оформлять в этих и других ситуациях.