Полное оформление дел на хранение: инструкция для кадровика

Расскажем о процедуре оформления дел по личному составу в том порядке, в котором это осуществляется на практике, и прокомментируем все шаги. Исходить будем из того, что в отделе кадров действует номенклатура дел и никаких проблем ни с формированием единиц хранения, ни с определением сроков хранения нет. Наш исходный пункт – документы по личному составу, завершенные делопроизводством и подшитые в папки-регистраторы согласно номенклатуре. Конечный – оформленные в соответствии с правилами единицы хранения дел по личному составу.

Дела по личному составу подлежат полному оформлению, даже если их срок хранения составляет всего пять лет. В статье разберем, что включает в себя полное оформление, и подробно, с примерами, остановимся на каждой операции этого процесса.

Где это написано: нормативная база

Исчерпывающий перечень дел организации, подлежащих полному оформлению на хранение, приведен в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила). Так, согласно п. 4.19 Правил, полное или частичное оформление дел проводится в зависимости от сроков хранения. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Там же указано, что оформление дел на бумажном носителе предусматривает:

  • подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);
  • нумерацию листов дела;
  • составление листа-заверителя дела (приложение № 8 к Правилам);
  • составление внутренней описи документов дела (приложение № 27 к Правилам);
  • оформление обложки дела (приложение № 28 к Правилам).

Дела по личному составу неформатными, как правило, не бывают. Поэтому по окончании оформления в архив компании помещаются аккуратные тома, сшитые в картонные обложки, с пронумерованными страницами и полным комплектом сопровождающих каждый том документов.

Расположим операции по полному оформлению дел в том порядке, в котором они выполняются на практике, и прокомментируем их. Исходить будем из того, что в отделе кадров действует номенклатура дел и никаких проблем ни с формированием единиц хранения, ни с определением сроков хранения нет. Наш исходный пункт – документы по личному составу, завершенные делопроизводством и подшитые в папки-регистраторы согласно номенклатуре. Конечный – оформленные в полном соответствии с Правилами единицы хранения дел по личному составу.

Подготовка тома дела

Том дела не может превышать по своему объему 250 листов или 4 см в корешке (п. 4.20 Правил). Поэтому в самом начале работы формируем будущие тома: вынимаем документы из папок и делим их на единицы хранения.

Многотомные дела удобно делить по месяцам, кварталам или полугодиям. Если 250-й лист тома приходится на середину какого-нибудь месяца, то лучше сделать этот том поменьше, но зато он будет соответствовать одному периоду.

Документы в томе всегда размещаются в прямом порядке: от 1 числа к 31-му, если порядок хронологический, от «А» к «Я», если алфавитный, и т.д. Из дела нужно удалить все ненужные в нем бумаги: копии присутствующих здесь же оригинальных экземпляров документов, черновики, заметки, чистые листы.

Следующий этап – удаление скоб, скрепок, файлов, вынимание дел из скоросшивателей и подобные действия. В результате перед кадровиком на столе должен лежать том, состоящий исключительно из не скрепленных между собой документов, подлежащих хранению.

Нумерация листов дела

Теперь можно приступить к нумерации листов дела. Она производится простым карандашом, арабскими цифрами в валовом порядке. Номер листа ставится в правом верхнем углу.

Нумерации подлежат только листы дела (тома). Внутренняя опись, которую нам еще предстоит составить, будет иметь собственную нумерацию....

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Новые правила ведения трудовых книжек

С сентября 2021 года начинает действовать новый порядок ведения и хранения трудовых книжек. Значительных изменений не последует, фактически в документ вошли нормы действующей инструкции по заполнению трудовых книжек и правил их ведения. Ряд требований исключен, например больше не придется просить работника заверить все записи в трудовой книжке при его увольнении или опломбировывать и скреплять сургучной печатью журналы (книги) по учету бланков и движения трудовых книжек. Сами записи в трудовую книжку актуализированы, например, об образовании, увольнении, дистанционной работе. А также утверждены новые формы трудовой книжки и вкладыша в нее. Рассказываем про все важные нововведения, о которых должен знать кадровик, приводим мнения экспертов в области трудового права, кадрового делопроизводства и хранения документов.

Записи в бумажную и электронную трудовые книжки: от переименования должности до награждения

В рамках цикла статей, посвященных вопросам внесения записей в бумажную и электронную трудовые книжки, мы уже разобрали ситуации приема на работу, переводов на работу к тому же работодателю и другому, переименования организации, ее реорганизации, смены собственника имущества, изменения подведомственности/подчиненности, изменения типа учреждения. Сейчас же рассмотрим: переименование должности (профессии), структурного подразделения (как внутреннего, так и внешнего); присвоение работнику нового разряда, установление иной профессии, специальности, квалификации; награждение (поощрение); работу по совместительству; ситуацию, когда сотрудник подает заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Также расскажем, как вносить в бумажную книжку информацию о времени военной и иной установленной службы работника, записи о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров. Узнаете, надо ли сейчас вносить отдельные записи о стаже. Приведем образцы заполнения бумажной трудовой книжки, а также покажем, как в аналогичных случаях следует поступать с данными в отчете по форме СЗВ‑ТД.

Аудит работы с персональными данными

Изменения в законодательстве о персональных данных – повод провести аудит и актуализацию работы с персональными данными в организации. Какие приказы и ЛНА необходимо проверить? Формы каких документов утвердить? Приводим пример из практики работы с личными делами сотрудников с учетом защиты персональных данных. Рассказываем, кого стоит знакомить с личными делами, как это организовать и документировать; как хранить часть документов о работнике вне личного дела (чтобы после увольнения не изымать из него лишнее перед сдачей в архив); сколько и как хранить уведомления и согласия на обработку персданных.

Записи в бумажную и электронную трудовые книжки: переименование организации

Продолжаем цикл статей о внесении записей в трудовую книжку. На этот раз расскажем, как заполнять бумажную трудовую книжку в случае переименования организации. На конкретных примерах рассмотрим ситуации обычного изменения наименования компании, ее реорганизации, смены собственника имущества, изменения подведомственности / подчиненности и пр. Разъясним, как подается СЗВ-ТД в этих случаях (с образцом заполненной формы).

Внутренние переводы: оформляем правильно

Любое предприятие время от времени сталкивается с ситуацией, когда работнику требуется изменить его трудовую функцию либо структурное подразделение. Причины этого различны: как собственная просьба сотрудников, так и состояние здоровья гражданина, сокращение штата, чрезвычайные обстоятельства и т. Д. Вместе с тем в наше время не является редкостью переезд работника вместе с работодателем в другую местность. Как правило, указанные операции проводят посредством перевода сотрудников на другую работу. Переводы могут быть как временные, так и постоянные, по инициативе работника и работодателя, с согласия работника и без. При этом в зависимости от вида и причины перевода различается порядок их оформления.

Как оформить приказ по новому ГОСТ

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – ​в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрено документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объясняем, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показываем, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Как изменится оформление документов по новому ГОСТ

С 1 июля вступил в силу новый ГОСТ с требованиями к оформлению документов. Выясним, как изменились состав реквизитов на приказах и их оформление. В частности: инициалов имени и отчества при адресации документа должностному лицу; адресов электронной почты или номеров телефона / факса в реквизите «адрес»; этикетных фраз; отметок о приложении; реквизита «подпись» при подписании документа лицом, исполняющим обязанности, а также заверении копии документа.

Особенности работы лиц, имеющих детей до трех лет

Одно из направлений социальной политики нашего государства – разработка мер не только по повышению рождаемости, но и по увеличению занятости лиц, осуществляющих уход за детьми. Приветствуя инициативы предприятий по улучшению условий труда работающих мам, законодатель, не рассчитывая на всеобщую сознательность, устанавливает обязательный для всех работодателей минимум льгот и гарантий, предоставляемых данной категории работников. Из нашей статьи вы узнаете об особенностях режима работы и времени отдыха сотрудниц, имеющих детей до трех лет, о том, к каким работам они не могут привлекаться и как должны быть организованы и оплачены перерывы для кормления ребенка, о том, какие документы следует оформлять в этих и других ситуациях.