Как без проблем сдать отчет по форме СЗВ-ТД

Форма «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)» и порядок ее заполнения утверждены постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 25.12.2019 № 730п¹. В связи с тем, что этот документ опубликован недавно, но его уже надо применять на практике, разберем подробно возникающие вопросы.

Кто, куда и на кого должен сдавать отчет СЗВ-ТД

Отчет по форме СЗВ-ТД сдают все работодатели, у которых есть наемные работники (в т.ч. индивидуальные предприниматели²). В отчете СЗВ-ТД надо указывать всех работников, включая совместителей и тех, кто работает дистанционно (п. 1.4 Порядка заполнения).

Кто в организации должен заниматься подачей этого нового отчета? Логичным было бы возложить это на того же человека, что ведет бумажные трудовые книжки, т.к. они окончательно еще не исчезли из нашей жизни и в этих «двух видах» трудовой книжки надо отражать аналогичные сведения. Поэтому лучше, чтобы это было в одних руках. Рекомендуем издать приказ о назначении ответственного за заполнение и сдачу отчетов по форме СЗВ-ТД. В должностную инструкцию или трудовой договор тоже нужно внести соответствующее изменение, если ранее в них не содержались общие формулировки о сдаче отчетности по персоналу в уполномоченные органы и иные организации.

СЗВ-ТД необходимо сдавать в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ по месту учета организации (или ИП)³:

• в электронном виде – если у работодателя 25 и более сотрудников;
• на бумаге или электронно (по выбору работодателя) – если работников 24 или меньше. Бумажный отчет можно сдать:
• лично работодателю (например, ИП);
• через уполномоченного представителя в территориальное отделение ПФР;
• можно также отправить отчет по почте заказным или ценным письмом с уведомлением.

Проясним еще ряд вопросов по сдаче СЗВ-ТД, которые сейчас возникают у большинства работодателей.

Сотрудник написал заявление о ведении бумажной трудовой книжки. Нужно ли тогда формировать для него «электронную трудовую книжку» путем подачи СЗВ-ТД? Да, нужно. Это прямо сказано в п. 1.4 Порядка заполнения.

Нужно ли заполнять форму СЗВ-ТД за предыдущего работодателя? Правила заполнения этого не предусматривают. Когда заполняете форму в первый раз по работнику в 2020 г. (если были какие-то кадровые изменения либо он написал соответствующее заявление – подробнее о нем смотрите далее), то в СЗВ-ТД нужно отразить сведения о последнем кадровом мероприятии по состоянию на 01.01.2020.

Следует ли включать в форму СЗВ-ТД совместителей? Они такие же наемные работники, как и сотрудники на основной работе. Поэтому их в отчет по форме СЗВ-ТД включать надо – как внешних, так и внутренних. Это прямо указано в п. 1.4 Порядка заполнения (см. Пример 5).

Относится ли перевод работника на временную работу к случаю, когда нужно подать СЗВ-ТД? Временный перевод работника на другую работу не предусмотрен в списках кадровых мероприятий, в отношении которых подают сведения работодатели (п. 1.4 Порядка заполнения). Поэтому ответ отрицательный.

Когда сдавать СЗВ-ТД

В 2020 году отчет по форме СЗВ-ТД нужно сдавать не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором:

• были кадровые изменения по работнику в отчетном месяце;
• работник подал заявление о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе (в соответствии со ст. 66 ТК РФ);
• работник подал заявление о представлении сведений о трудовой деятельности по ст. 66.1 ТК РФ.

В первый раз отчет по форме СЗВ-ТД работодатели подавали не позднее понедельника 17.02.2020 (при условии, что произошли указанные выше события). Ведь 15 февраля – это суббота⁴.

Подавая впервые данные по работающему у вас человеку по форме СЗВ-ТД в 2020 г., укажите сведения о последнем кадровом мероприятии в отношении него⁵ по состоянию на 01.01.2020. Это необходимо, чтобы сохранить историю трудовой деятельности в информационной базе ПФР. То есть внесите в отчет последнюю запись, которая содержит информацию о трудовой функции (должности, профессии) в вашей организации на 01.01.2020 (прием на работу, перевод и т.д.). Сведения о работе у предыдущих работодателей вносить не нужно, они уже есть в базе данных ПФР из отчетов по форме СЗВ-К⁶. Теперь посмотрите Примеры 1 и 2.

Если у работника в 2020 г. не было никаких кадровых изменений, он не подавал заявление о способе ведения трудовой книжки и не просил предоставить сведения о трудовой деятельности, то отчет по форме СЗВ-ТД по нему в течение 2020 года не подавайте. Первый раз нужно будет сдать по нему СЗВ-ТД в срок не позднее 15.02.2021 по состоянию на 01.01.2020⁸ (см. Пример 3).

Начиная с 2021 года сдавать отчет СЗВ-ТД необходимо не позднее:

• рабочего дня, следующего за днем издания приказа (или другого документа) о приеме или увольнении работника;
• 15 числа месяца, следующего за тем, в котором были остальные кадровые мероприятия кроме перечисленных выше (приема и увольнения).

Если кадровых изменений в организации не будет, то отчет по форме СЗВ-ТД в следующем году подавать не нужно (п. 1.8 Порядка заполнения).

Цена ошибки

На сегодняшний день штраф за задержку, несдачу или ошибку в отчете по форме СЗВ-ТД не предусмотрен. Но в Госдуму России уже поступил законопроект с поправками в КоАП РФ⁹, который должен изменить ситуацию.

А пока в Пенсионном фонде РФ будут сверять отчет по форме СЗВ-ТД с данными форм СЗВ-СТАЖ¹⁰ и СЗВ-М¹¹. При регулярных расхождениях информация о них будет передана в трудинспекцию, в которой будет принято решение о назначении внеплановой проверки.

Как заполнять отчет по форме СЗВ-ТД

Заполняйте отдельную форму отчета СЗВ-ТД на каждого работника. Основанием будут документы, которые подтверждают оформление трудовых отношений и содержат сведения о трудовой деятельности. Например, приказы о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу и т.д.

Далее рассмотрим правила заполнения каждого поля формы СЗВ-ТД (поглядывайте при этом на образец формы из Продолжения Примера 1).

Регистрационный номер в ПФР: укажите регистрационный номер, который присвоен работодателю при регистрации в качестве страхователя по обязательному пенсионному страхованию. Он состоит из 12 цифр по формату ХХХ-ХХХ-ХХХХХХ.

Работодатель (наименование): укажите полное наименование организации (обособленного подразделения) в соответствии с учредительными документами. Если работодатель – индивидуальный предприниматель, адвокат, нотариус, который занимается частной практикой, глава крестьянского (фермерского) хозяйства, то укажите Ф.И.О. полностью и без сокращений в соответствии с документом, удостоверяющим личность.

ИНН: есть и у юрлиц, и у физлиц, берется из свидетельства о постановке на учет в налоговой инспекции.

КПП берется из того же документа. КПП обособленного подразделения возьмите из уведомления о постановке на учет по месту его нахождения. Работодателям-физлицам КПП не присваивается, потому в СЗВ-ТД и не указывается.

Фамилия, Имя, Отчество (при наличии): укажите данные о работнике на русском языке в именительном падеже полностью (не сокращайте до инициалов). Поле «Отчество» заполняйте только при его наличии в документе, удостоверяющем личность.

Дата рождения: день месяца пишите двумя арабскими цифрами, месяц словом, год четырьмя арабскими цифрами.

СНИЛС: заполните страховой номер индивидуального лицевого счета сотрудника, в отношении которого представляете СЗВ-ТД. Он состоит из 11 цифр по формату ХХХ-ХХХ-ХХХ-ХХ или ХХХ-ХХХ-ХХХ ХХ.

Дату подачи заявления пишите, только если сотрудник в течение отчетного месяца подал заявление:

• о продолжении ведения трудовой книжки (в соответствии со ст. 66 ТК РФ) либо
• о предоставлении сведений о трудовой деятельности (в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ).

Если своим заявлением работник сделал выбор в пользу бумажной трудовой книжки, то дата цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ вписывается в строку «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки». Если – в пользу электронной, то дату надо вписать в следующую строку ​«Подано заявление о представлении сведений о трудовой деятельности».

Если потребуется отменить сведения о подаче работником такого заявления, заполните новую форму СЗВ-ТД. В ней опять заполните соответствующую из этих двух строк, повторив первоначальную дату, которую указывали раньше, а в поле правее «Признак отмены» проставьте знак «X».

Отчетный период заполните в случае, если ежемесячно представляете СЗВ-ТД. Месяц и год вписываются цифрами. Но начиная с 2021 г. в СЗВ-ТД сведения об отчетном периоде не заполняйте (см. отметку «!» в Примере 3).

Далее переходим к заполнению таблицы сведениями о трудовой деятельности работника. В графе 1 укажите номер записи по порядку, а в графе 2 – дату кадрового мероприятия. В графе 3 – его наименование в соответствии с п. 2.5.3 Правил заполнения (см. Таблицу из Фрагмента документа ниже), при этом код мероприятия указывать не нужно.

Как видите, запись о запрете занимать должность (вид деятельности) все-таки будет вноситься в базу ПФР, также как и установление (присвоение) работнику второй профессии, специальности, квалификации. Поэтому можно не волноваться, что вы упустите данную информацию о человеке при приеме его на работу.

В графе 4 укажите наименование трудовой функции в точном соответствии со штатным расписанием. Если работа дает право на льготы или есть ограничения, то наименования этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать квалификационным справочникам, положениям профессиональных стандартов. Структурное подразделение указывайте, только если условие о работе в конкретном подразделении прописано в трудовом договоре. Если о подразделении там никаких данных нет, то не нужно его упоминать в СЗВ-ТД.

Если сотрудник трудится на условиях совместительства, этот факт следует отразить в графе 3 (добавить «совместитель») или в графе 4 («по совместительству») – см. Пример 5.

Если работнику установили вторую (следующую) профессию, специальность или иную квалификацию, то в графу 4 внесите разряды, классы или категории этой профессии, специальности или уровня квалификации. Например, классный чин (п. 2.5.4 Правил заполнения) (см. Пример 4).

Если по приговору суда осужденный и не отбывший наказание работник лишен права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, внесите запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность или какой деятельностью он лишен права занимать(ся) (см. Пример 7).

Заполнение графы 5 имеет свои особенности:

• в 2020 г. – ее заполнять не нужно. Но если используете профстандарт и укажете код в графе 5, такой отчет примут (см. Пример 3);
• в 2021 г. и далее – если по должности нет утвержденного профстандарта, то графу 5 не заполняйте. Если есть и используется у работодателя, то в графе 5 укажите код, который состоит из 7 знаков в формате ХХ.ХХХ-Х-Х:
• первые 5 цифровых знаков – код наименования вида профессиональной деятельности (раздел I профессионального стандарта) с обобщенной трудовой функцией, к которой относится выполняемая работником работа по должности (профессии), специальности (раздел III профессионального стандарта);
• последние 2 цифро-буквенных знака (раздел II профессионального стандарта) – буквенный знак кода обобщенной трудовой функции и цифровой знак уровеня квалификации, к которому относится данная обобщенная трудовая функция.

Графу 6 заполняйте, если работника уволили. Впишите без сокращений причину, по которой трудовой договор прекращен, с указанием статьи-основания, как обычно это делалось в бумажной трудовой книжке в соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона (п. 2.5.6 Правил заполнения).

В графе 7 укажите с заглавной буквы конкретный документ, который является основанием для приема, перевода или увольнения работника. А в графах 8–9 – его дату и номер. Дату пишите в формате ДД.ММ.ГГГГ. Номер – без знака «№». Общие требования к заполнению формы указаны в п. 2.5.7–2.5.9 Правил заполнения.

Теперь посмотрите примеры оформления табличной части «Сведений о трудовой деятельности застрахованного лица» при:

• приеме на работу работника (отмечено знаком «!» в Примере 2);
• переводе работника на другую постоянную должность (Пример 5);
• увольнении работника (Пример 6);
• установлении (присвоении) новой профессии, специальности, квалификации (Пример 4);
• лишении работника права занимать должность или вести деятельность в соответствии с приговором суда (Пример 7). В этом случае заполните в графе 4 основание и срок, указанные в приговоре суда. Дату в графе 2 укажите с момента вступления в законную силу решения суда. В графе 4 – дату начала ограничения и в графе 8 поставьте дату, которая указана в решении (п. 2.5.4 Правил заполнения);
• смене наименования организации (см. Пример 8). Это отражается отдельной строкой в табличной части формы СЗВ-ТД. В графе 2 укажите дату, с которой изменилось наименование, – это дата внесения изменения в ЕГРЮЛ (ЕГРИП). В графу 3 впишите «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ». В 4 графе укажите старое и новые наименования полностью, согласно учредительным документам, а также дату внесения изменений в ЕГРЮЛ (ЕГРИП). Возьмите ее в графе 2. А графы 5 и 6 оставляйте пустыми. В графах 7–9 укажите реквизиты документа-основания для переименования (п. 2.8 Правил заполнения).

Графа 10 заполняется, только когда надо отменить или скорректировать ранее поданные сведения (см. Пример 9). Чтобы скорректировать (уточнить) ранее поданную «в электронную трудовую книжку» запись, продублируйте ее как в первоначальном отчете и добавьте в графе 10 знак «X». Затем заполните вторую строку с верными данными. В Примере 9 отражена следующая ситуация – ранее в записи об увольнении работника была ошибочно указана дата 15.07.2020 вместо правильной даты 17.07.2020, поэтому надо:

• сначала повторить прежнюю запись, добавив «Х» в графе 10,
• а в следующей строке сделать запись такой, какой она должна стать в «электронной трудовой книжке» в базе данных в ПФР.

Но может быть и другая ситуация, например, фактически уволили Комарова, а по ошибке подали эти сведения о Сазонове, тогда всю запись об увольнении Комарова надо удалять из базы данных ПФР. В случае необходимости полной отмены всей ошибочной записи:

• заполните в новой СЗВ-ТД сведения в точном соответствии с первоначальными данными, поданными о Комарове, но в графе 10 добавьте знак «Х» (подобно строке 1 таблицы, отмеченной цифрой 1 в Примере 9);
• однако вторую строку таблицы заполнять не надо (ту, что есть в Примере 9, и отмечена там цифрой 2).

Заполненную форму СЗВ-ТД заверьте:

• при сдаче на бумаге – подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии);
• при сдаче электронно – усиленной квалифицированной подписью¹².

Обратите внимание: перед сдачей отчета по форме СЗВ-ТД электронно подайте заявление о подключении к электронному документообороту ПФР (даже если уже представляли такое заявление ранее). Его можно подать в той же системе, в какой сдаете отчетность. Если отправить электронный файл формы СЗВ-ТД без такого заявления о подключении к ЭДО, получите отказ. Причина будет указана следующая – данные о страхователе отсутствуют в АИС ПФР.