Что нужно учесть при составлении текста приказа

 Язык документов требует значительной степени ответственности за изложение фактов, использование лексики и даже правильное применение знаков препинания. Ведь истории с фразой «казнить нельзя помиловать» порой встречаются и в реальной жизни – ​когда пропущенная запятая не дает правильно понять суть распоряжения: все-таки казнить («казнить, нельзя помиловать») или миловать («казнить нельзя, помиловать»). А как раз такие мелочи отлавливать и исправлять особенно трудно. Расскажем, какие нюансы необходимо учесть при составлении приказа, чтобы этого избежать.

Заголовок к тексту

При оформлении этого реквизита все достаточно просто. Он должен:

• кратко отражать содержание документа и
• формулироваться так, чтобы отвечать на вопрос «приказ о чем?», начинаться с предлога «О» или «Об» с прописной буквы,
• располагаться от границы левого поля (т. е. без абзацного отступа).

Преамбула приказа

А вот при составлении текста приказа ошибочная практика бывает столь обширна, что ее изложение вылилось в эту статью. Здесь изложены по крайней мере те распространенные варианты «шероховатостей», которые исполнители часто пытаются включать в приказы, а на этапе нормоконтроля их приходится исправлять.

Текст приказа состоит из двух частей:

• констатирующей (преамбулы) и
• распорядительной.

Преамбула констатирует причины, основания, цели составления документа, содержит ссылки на необходимые документы, может начинаться словами «С целью…», «В соответствии с…», «Во исполнение…».

Если приказ издается на основании другого документа, то тот фигурирует в констатирующей части, при этом его реквизиты принято указывать в следующем порядке:

• вид документа;
• автор (пишется, если это документ сторонней организации – ​сравните Примеры 2 и 3);
• дата;
• регистрационный номер;
• заголовок в кавычках.

Преамбула должна быть краткой и универсальной, укладываться в единое синтаксическое целое: «на основании… приказываю», «в соответствии с… приказываю» и т. д.

Некоторые исполнители пытаются включить в преамбулу подробный текст в несколько предложений, отделенных друг от друга точками. Чаще всего это приказы, связанные с очередными учениями по гражданской обороне, подведением итогов по охране труда, а также с различными чрезвычайными ситуациями. В таких случаях преамбулу целесообразно сократить до ссылки на документ, который может быть оформлен как приложение к приказу – ​тогда в него можно перенести все подробности:

Преамбула во всех приказах о внесении изменений в состав рабочей группы проекта, комиссии и др. универсальна:

Если трудно описать все обстоятельства, на основании которых создается новый документ, или он издается для исправления допущенной в предыдущем приказе грубой фактической ошибки, на которой акцентировать внимание не следует, то применяется стандартная безликая фраза:

Запятая в конце преамбулы ставится только в том случае, если она обусловлена синтаксической конструкцией (закрывается причастный или деепричастный оборот, который совпадает с окончанием преамбулы). В остальных случаях она не нужна (см. Примеры 2–8).

Преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю», которое можно писать двумя способами (оба правильные, но вариант из Примера 8 обязателен для государственных организаций ¹ ). Организация выбирает для себя какой-то один из этих вариантов и далее следует ему.

Распорядительная часть текста приказа

Поручение должно адресоваться конкретному должностному лицу или группе лиц с указанием ответственного исполнителя. При этом количество пунктов приказа оптимизируется за счет того, что каждому исполнителю выдаются сразу все поручения, а не вразброс по тексту. Приведем пример из...