Как внести изменения в ЛНА

Нормативный документ – ​официальный документ, в котором устанавливаются нормы, действующие в определенной сфере деятельности¹ . Нормативные документы (акты), издаваемые в организациях, называют локальными (внутренними) нормативными актами (далее – ​ЛНА). В этих документах фиксируются нормы, правила, требования, действующие в пределах одной организации (корпорации).

К ЛНА относятся издаваемые в организациях: правила, положения, инструкции, политики, регламенты, порядки, классификаторы, стандарты, перечни. В зависимости от объекта нормативного регулирования ЛНА могут быть управленческими или техническими (производственными).

Единых правил подготовки и оформления ЛНА нет. Поэтому оперируем ГОСТом Р 7.0.97-2016, который определяет состав реквизитов для всех организационно-распорядительных документов и правила их оформления. Однако этот стандарт не устанавливает отдельных требований к подготовке ЛНА и организации работы с этими документами. Данные вопросы регулируются исключительно на уровне самой организации. На практике выработались правила работы с ЛНА, единые если не для всех, то для многих организаций.

Особенностью ЛНА является то, что это они имеют признак нормативности, а именно:

• распространяются на заранее неопределенный круг лиц – ​не на конкретных сотрудников с Ф.И.О., а, например, на всех работников организации, отдельные их категории или на лиц, занимающих определенные должности (сегодня это могут быть одни люди, а после их увольнения – ​другие);
• документы неопределенного срока применения, т. к. обычно они действуют до их отмены или издания нового документа взамен действующего. В течение всего срока действия ЛНА в него могут вноситься изменения. Основанием для внесения изменений в ранее принятые ЛНА может быть изменение законодательства, условий функционирования самой организации, необходимость систематизации принятых нормативных актов, внедрение новых технологий и др.

Порядок внесения изменений в ЛНА

Правила внесения изменений в ЛНА организаций во многом заимствованы из федерального законодательства и из практики работы с нормативными правовыми актами в органах власти.

Внесение изменений, например, в законодательные акты оформляется самостоятельным законом, в котором изменения, вносимые в каждый законодательный акт, оформляются разными статьями. Иначе говоря, если принимается законодательный акт, требующий в связи с вводимыми нормами внесения изменений в ранее принятые акты, положения о вносимых изменениях не включаются во вновь принимаемый акт, а оформляются отдельным документом (Федеральным законом «О внесении изменений в…»)² . Этого правила мы предлагаем придерживаться и при актуализации нормативной базы организации.

Изменения в ЛНА должны вноситься вместе с принятием нового ЛНА, иначе может оказаться, что одновременно будут действовать противоречащие друг другу нормы.

Еще один вопрос, требующий пояснения: каким документом следует вносить изменения в ЛНА. Он не случаен. ЛНА относятся к утверждаемым документам, но утверждаться ЛНА могут двумя способами:

• изданием распорядительного документа (приказа, распоряжения) об утверждении ЛНА либо
• непосредственно подписью руководителя или иного уполномоченного должностного лица в грифе утверждения на ЛНА.

Как правило, в обоих случаях изменения в ЛНА вносятся распорядительным документом, издаваемым тем должностным лицом, которым принималось решение о первоначальном утверждении ЛНА.

В федеральном нормотворчестве этот вопрос решается следующим образом:

• если изменения вносятся в федеральный закон, то это осуществляется федеральным законом;
• если изменения вносятся в постановление Правительства РФ, то постановлением Правительства «О внесении изменений в…», и т. д.

Можно сказать, что внесение изменений осуществляется актом того же вида, изданным тем же органом власти (должностным лицом) и обладающим той же юридической силой, что и изменяемый документ.

Того же правила следует придерживаться и при внесении изменений в ЛНА, по крайней мере в части соблюдения уровня принятия акта, например:

• если Положение о премировании генерального директора утверждено советом директоров и решение об этом зафиксировано в его протоколе, то внести изменения в такое Положение можно только решением совета директоров «О внесении изменений в…», которое также должно быть оформлено протоколом заседания совета директоров³ ;
• если ЛНА утвержден распорядительным документом, например приказом организации, изменения в ЛНА также вносятся приказом.

В практике работы некоторых организаций, среди которых есть крупные акционерные компании, принят иной порядок внесения изменений в ЛНА: независимо от того, кем и как был утвержден ЛНА, изменения в него вносятся документом, имеющим название «изменения», при этом изменения в ЛНА принимаются (утверждаются) тем органом (должностным лицом), который утверждал основной документ, например:

• если ЛНА утверждался решением совета директоров или иным коллегиальным органом, принимаемое решение фиксируется в протоколе, а затем на основании решения оформляется документ – ​«изменения»;
• если основной ЛНА утверждался приказом организации, изданным ее руководителем, при необходимости внести изменения в ЛНА руководитель утверждает «изменения» к данному ЛНА.

В этом случае соблюдается главное – ​уровень принятия решения, что обусловливает равную юридическую силу основного ЛНА и изменений к нему. Такой порядок внесения изменений в ЛНА удобен тем, что упрощает процедуру отслеживания изменений, ведения их учета, своевременной актуализации и систематизации внутренней нормативной базы организации. Изменения к ЛНА имеют дату (дату утверждения) и самостоятельный регистрационный номер.

Сами изменения, как правило, оформляются так же, как и исходный ЛНА, с использованием того же набора реквизитов. Поскольку изменения утверждаются так же, как и основной ЛНА, на первом листе изменений проставляется гриф утверждения с указанием, кем и когда он утвержден.

Какой бы порядок внесения изменений в ЛНА ни применялся в компании, он должен быть установлен нормативным документом. Как правило, это Положение о локальных нормативных актах организации, которое определяет порядок:

• разработки и принятия ЛНА;
• внесения изменений в ранее принятые ЛНА.

Следует отметить, что изменения могут вноситься как в ЛНА, так и в распорядительный документ, которым он утвержден.

Приемы внесения изменений в текст ЛНА

Изменения, вносимые в текст ЛНА, могут быть следующими:

• замена либо исключение слов, цифр, предложений;
• исключение либо добавление структурных единиц документа;
• дополнение структурной единицы новыми структурными элементами (пунктами, абзацами, дефисами, приложениями, словами, цифрами);
• новая редакция структурной единицы.

ЛНА может издаваться в новой редакции с одновременным признанием ранее действовавшего документа утратившим силу. Это делается, если:

• необходимо внести изменения, требующие переработки документа по существу и не позволяющие ограничиться новой редакцией его отдельных структурных элементов;
• необходимо внести в документ изменения, затрагивающие почти все его структурные элементы;
• сохраняют значение только отдельные структурные элементы ЛНА, причем частично.

Издание новой редакции ЛНА является самостоятельным управленческим действием и не рассматривается как изменение документа.

Вносить изменения всегда следует только в основной ЛНА. Вносить изменения в основной ЛНА путем внесения изменений в ранее изданный изменяющий его документ недопустимо (хотя в отношении законов это практикуется, при работе с ЛНА от этого лучше отказаться, чтобы чрезмерно не запутывать пользователей измененных ЛНА).

Текст документа о внесении изменений начинается с обоснования, в котором указывается документ (документы), послуживший основанием для внесения изменений:

Вносимые в ЛНА изменения должны излагаться последовательно (постатейно). Каждое изменение нумеруется арабскими цифрами: 1, 2 и т. д. и должно быть оформлено с указанием конкретной структурной единицы нормативного акта, которая изменяется.

Обратите внимание: структурная единица текста нумеруется арабскими цифрами и заканчивается точкой, после нее идет текст – ​точка разделяет номер и текст пункта ЛНА («2.1. Настоящее Положение распространяется на…»), но когда мы ссылаемся на этот пункт, эта «разделяющая» точка изымается («согласно п. 2.1 Положения…»). См. также оранжевую заливку в Примере 6.

Вновь вносимый текст (так же как и фрагмент текста ранее действовавшей редакции) заключается в кавычки, при этом сначала указывается, какая структурная единица изменяется, затем – ​характер изменений. Cлова «раздел», «пункт», «подпункт», «абзац» и др., обозначающие структурные единицы ЛНА, лучше писать полностью.

Рассмотрим более подробно порядок внесения изменений в ЛНА в зависимости от характера корректировок.

Замена и исключение слов, цифр, предложений

Если изменяемые нормы нет необходимости полностью излагать в новой редакции, в их текст вносятся уточнения путем замены, исключения или дополнения отдельными словами, цифрами, фрагментами предложений или целыми предложениями. В этих случаях используются следующие формулировки:

Если в пункте ЛНА необходимо произвести замену слова или фразы в нескольких случаях и заменяемое слово/фраза употреблены в разных числах и/или падежах, а другие изменения в эту структурную единицу не вносятся, то рекомендуется применять формулировку, показанную в Примере 10 (при этом изменяемый и новый текст в кавычках пишутся в именительном падеже единственного числа).

Если заменяемое слово/фраза везде употреблены в одинаковом числе и падеже, то заменяемое и новое слово/фраза употребляются в нужном для данного контекста числе и падеже – ​см. Пример 11.

При необходимости заменить цифровые обозначения употребляется слово «цифры», а не «числа» (Пример 12). Если меняются фразы, состоящие из слов и цифр, то употребляется «слова» (см. Пример 13).

Включение новых слов, цифр или предложений

При дополнении текста ЛНА новыми словами, цифрами, предложениями указываются слова, после которых это дополнение должно находиться (подходящие формулировки см. в Примере 14).

Исключение структурных единиц документа

Структурными единицами ЛНА являются разделы, подразделы, пункты, подпункты документа, отдельные абзацы. В случае изменения ЛНА из текста могут исключаться структурные единицы акта любого уровня, при этом рекомендуется использовать следующие формулировки:

При признании структурной единицы утратившей силу перенумерация последующих структурных единиц не производится. Например, утративший силу пункт 2.1 будет участвовать в подсчете пунктов и последующие пункты сохранят свои номера 2.2, 2.3 и т. д. Это делается для того, чтобы ЛНА сохранял свою изначальную структуру и им можно было продолжать пользоваться. Ведь внутри текста этого ЛНА и даже в других документах могли быть сделаны ссылки на пункты исправляемого ЛНА, и если поменять их нумерацию, то пришлось бы многое перепроверять для выправления этих ссылок (при выполнении этой работы могут закрасться ошибки, поэтому такой перенумерации избегают).

Добавление новых структурных единиц текста

При дополнении ЛНА новой структурной единицей указывается ее точное месторасположение со ссылкой на соответствующий раздел, подраздел, пункт, подпункт.

При использовании многоуровневой нумерации с применением арабских цифр новым пунктам, включаемым не в конец структурной единицы, целесообразно присваивать номер предыдущего пункта с добавлением дополнительного индекса (цифрового или буквенного):

Такой подход позволяет сохранять нумерацию прежних структурных элементов ЛНА и включать новые.

Если дополнения вносятся в конец структурной единицы ЛНА, необходимо продолжать имеющуюся нумерацию.

В случае дополнения ЛНА новыми структурными элементами, не имеющими цифрового обозначения – ​абзацами, или их исключения, в новой редакции ЛНА абзацы считаются уже с учетом дополненных (исключенных) – ​ см. Пример 20. Если же вставляемые абзацы являются последними, то оговорка об изменении нумерации последующих абзацев не делается (Пример 21).

Если ЛНА необходимо дополнить новыми приложениями, используйте формулировку из Примера 22.

Новая редакция структурной единицы

Структурную единицу ЛНА лучше целиком изложить в новой редакции, если ранее в нее уже вносились фрагментарные правки или если сейчас она перерабатывается существенно, т. е. таких правок было бы очень много, что затрудняло бы понимание нового варианта. Поэтому «не мельтешим», а меняем структурный элемент целиком. Это касается как пунктов / разделов ЛНА (Пример 23), так и его приложений (Пример 24).

Отмена ЛНА (признание утратившим силу)

Когда ЛНА перерабатывается существенно, лучше его целиком изложить в новой редакции. Переработанный документ утверждается с одновременной отменой ранее действовавшего ЛНА (который признается утратившим силу, см. Пример 25). ЛНА может быть отменен и без утверждения взамен него нового документа (например, когда в организации перестал выполняться фронт работ, регулируемый старым ЛНА).

В распорядительном документе (приказе, распоряжении) сначала формулируется пункт об утверждении нового ЛНА, а затем отменяется ранее действовавший. Если после пункта об утверждении нового ЛНА имеются другие пункты о его внедрении, то пункт о признании ЛНА утратившим силу помещается в конце распорядительного документа перед пунктом о контроле. В этом случае старый и новый ЛНА будут совершенно самостоятельными документами, у которых может быть одинаковый заголовок, но разное содержание и утвердившие их приказы (по номеру и дате этих приказов мы и будем идентифицировать эти разные ЛНА).

Если отменяются сразу несколько нормативных актов, они указываются в хронологической последовательности по дате их утверждения.

Хотя утратившим силу может быть признан не только документ в целом, но и его отдельные пункты, в этом случае указываются их номера: