Не многие даже опытные пользователи Word знают, как переносить в документ таблицы, созданные в Excel. А сделать это можно несколькими способами: в виде рисунка, текстовой таблицы (которую можно доформатировать в Word) или с установкой связи между исходным объектом в Excel и транслируемым в Word. В последнем случае при изменении в Excel объект в Word будет синхронизироваться автоматически. Покажем на примерах, как это сделать.
Excel хорош для работы с таблицами и особенно для вычислений в них, но документы с результатами этих вычислений удобнее составлять и форматировать в Word. Поэтому оптимальным становится такой алгоритм работы:
1) собираем данные, статистику и делаем вычисления в Excel;
2) копируем ту часть таблицы, которую хотим поместить в официальный документ в Word;
3) составляем и форматируем документ (и возможно данные перенесенной таблицы) в Word.
В этом алгоритме обратите внимание на 2 этап. От способа вставки зависит, в каком виде будет таблица и можно ли будет ее не только форматировать, но и менять в ней данные. Этим способам копирования и посвящена статья. Показанный функционал доступен, начиная с версий MS Word и Excel 2010, хотя иллюстрации сделаны на более современной версии 2016.
Кроме того, многие программы позволяют транслировать свои таблицы данных в Word и Excel – тогда вы сможете заглотить их напрямую в Word. Но некоторые программы умеют транслировать данные только в Excel, тогда оттуда вы сможете перекинуть их в Word методами MS Office, о которых речь пойдет ниже. Таким образом расширяется разнообразие программ, из которых вы можете вставить данные в вордовский документ.
Способов копирования таблицы в Excel и вставки ее в Word – множество. У нас нет цели осветить их все. Сосредоточимся на наиболее удобных вариантах с помощью «мышки», горячих клавиш и меню.
Самый простой вариант с горячими клавишами
Типичная ситуация, когда для переноса таблицы используются сочетания клавиш:
- выделяете в Excel всю или часть таблицы – то, что хотите перенести в вордовский документ. Нажимаете на клавиатуре одновременно 2 клавиши «CTRL+C» для копирования в буфер обмена;
- переходите в вордовский документ и ставите курсор туда, куда хотите поместить таблицу, нажимаете «CTRL+V».
У этого способа есть существенный минус: ширина рабочей области в Word имеет ограничения, а в Excel их нет. Для корректного переноса таблицы в вордовский файл нужно, чтобы таблица имела подходящую ширину. В противном случае часть таблицы может не поместиться в рабочей области и выйдет далеко за рамки листа в Word. Думается, такая ситуация знакома многим читателям.
Преодолеть ее несложно:
- принудительно увеличьте ширину листа вордовского документа так, чтобы скопированная таблица полностью попадала в его рабочую зону (для этого на закладке «Макет» корректируете «Размер» страницы, см. отметки «1» и «2»...
