Архив по личному составу с нуля

С годами количество документов отдела кадров увеличивается, ведь большинство из них имеет длительные сроки хранения. Рано или поздно настает момент, когда шкафов и полок уже не хватает, а за десятками папок становится не видно работников отдела. Примерно в это время кто-то из кадровиков получает задание создать архив документов по личному составу. Мы расскажем, как с самого начала сделать это правильно.

Можно, конечно, просто перенести все папки в выделенное руководством помещение, но это будет не архив, а всего-навсего склад. Архив подразумевает, во первых, строгий порядок в хранимых документах, а во вторых, их грамотный учет, значительно облегчающий использование. Далее вы ознакомитесь с основными операциями по созданию архива документов по личному составу с нуля. Шаги, которые нужно для этого предпринять кадровику, мы выстроили последовательно.

Исходить будем из того, что в организации, которая создает кадровый архив, хранение документов никак не организовано. Если это не так, и в компании существует архив, то кадровику очень повезло: ему надлежит обратиться в канцелярию или службу делопроизводства, работники которых обязаны оказать методическую помощь при решении поставленной перед ним задачи.

Прежде чем приступать к работе, рекомендуется изучить нормативные и методические материалы по хранению документов по личному составу. В первую очередь кадровику нужно вооружиться Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее – Основные правила). На какое-то время Основные правила станут первой из двух его настольных книг, а второй будут Методические рекомендации «Упорядочение управленческих документов постоянного хранения и по личному составу» (одобрены решением Научно-методического Совета Главархива Москвы, протокол от 13.04.2006 № 2, далее – Методические рекомендации).

Формы номенклатуры дел, описи по личному составу, акта об уничтожении и других документов, сопровождающих процесс хранения, представлены в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила 2015). Это документ, обязательный для использования всеми организациями в России. Он же устанавливает необходимость составления описей дел по личному составу (п. 4.12). В качестве справочника по архивному делу Правила 2015 значительно уступают Основным правилам и Методическим рекомендациям.

Наконец, сроки хранения документов по личному составу содержатся в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 (далее – ПТУД).

Шаг 1. Составляем номенклатуру дел отдела кадров

Традиционно любой архив начинается с анализа тех документов, которые планируется хранить. Необходимо их описать и назначить сроки хранения. Документ, который получится в результате этого анализа, называется номенклатура дел.

Номенклатура дел структурного подразделения представлена в приложении № 26 к Правилам 2015. Как она выглядит в заполненном виде, показано в Примере 1.

При составлении номенклатуры дел отдела кадров нужно соблюдать ряд рекомендаций:

1. Располагать дела в номенклатуре в порядке значимости. Традиционно в первую очередь в номенклатуру попадают организационно-правовые документы, затем распорядительные, информационно-справочные и другие.
2. Индекс дела состоит из двух частей. Первая часть – номер раздела. В нашем случае это будет индекс структурного подразделения. Вторая часть индекса – порядковый номер заголовка дела в номенклатуре, который присваивается в валовом порядке.
3. Заголовок дела должен быть конкретным, то есть четко отражающим состав дела. Если дело составное, то в заголовок выносится слово «Документы», а затем в скобках перечисляется, какие именно (см. дела 01-04, 02-03 в Примере 1).
4. Третья графа номенклатуры «Количество дел» заполняется по истечении календарного года. В ней указывается фактическое количество единиц хранения каждого дела по итогам...