В статье описан ценный опыт крупного предприятия по организации дистанционной работы в сжатые сроки, самые удачные решения можно продолжить использовать и сейчас, после окончания «карантина». Расскажем, кого оставить в офисе, а кого перевести на удаленную работу из дома, как это технически реализовать: удаленный доступ к необходимым программам, электронной почте, перевод внутренних и внешних коммуникаций в онлайн. Как при помощи СЭД и иных инструментов продолжить дистанционно выполнять свои задачи? Как сохранить управляемость коллектива и контроль? Этот опыт пригодится тем, кто решит и после истории с COVID-19 часть персонала оставить на «удаленке», воспользовавшись преимуществами этой формы занятости.
СКБ Контур разрабатывает и поставляет программное обеспечение для электронного документооборота, ведения бизнеса, интернет-отчетности, автоматизации торговли, является крупным удостоверяющим центром. Даже временная остановка нашей работы лишила бы множество организаций возможности организовать свою дистанционную работу. Поэтому нашей компании потребовалось сохранить свою работоспособность, переведя на «домашний режим» максимально возможное число сотрудников.
Кто остался в офисе
В Москве и близлежащих городах (Коломна, Клин) у нас работает около 1000 человек. А 14 апреля в офисах оставалось лишь 20 работников.
Кого оставили в офисе:
- сотрудников, которые удостоверяют личность клиентов при выдаче сертификатов электронной подписи и выдают поставочные комплекты тем, кто приходит для оформления документов в офис;
- сотрудников, которые печатают документы для клиентов и поставщиков;
- часть сотрудников IT-отдела: для большинства работа из дома внове, нагрузка на системных администраторов возросла, и решить вопросы часто можно было только из офиса (отключить телефон, настроить подменный ноутбук и т.п.);
- дежурных кадровиков и бухгалтеров;
- офис-менеджеров, которые поддерживают в порядке офисный быт для тех немногих сотрудников, которые продолжают работать в офисе.
Работа из дома: техническая сторона
Для работы из дома есть четыре сценария:
- Сотрудник работает дома с офисного ноутбука или моноблока. Чтобы пользоваться рабочей почтой и внутренними сервисами, заранее нужно установить OpenVPN.
- Сотрудники оставляют включенным рабочий компьютер и удаленно подключаются к нему с домашнего.
- Если нет возможности подключиться удаленно или перевезти домой рабочий компьютер, можно настроить для работы домашнее устройство.
- Те, кому нужно только читать почту и звонить, работают с мобильных устройств.
По каждому сценарию были подготовлены инструкции и база знаний с ответами на вопросы. Тем, кто не справлялся, помогали специалисты техподдержки.
Сотрудникам, которым нужно вести переговоры, настраивали sip-телефонию: специальное программное обеспечение с использованием гарнитуры позволяет удаленно подключаться к офисной АТС и CRM. Звонки фиксировались, все бизнес-показатели под контролем.
Техподдержку перевели «в текст»: качество связи для техподдержки критично, а в случае IP-телефонии оно сильно зависит от интернета и гарнитуры. Кроме того, не все работники могли отвечать на звонки из дома, тем более в круглосуточном режиме.
У части наших сотрудников уже был опыт удаленной работы: коллеги часто ездят в командировки в другие города, для них работать в переговорной, в отеле, в аэропорту – не проблема. Есть разработчики и аналитики, которые периодически работают из дома. Так что технически процесс был не новый – просто пришлось его быстро масштабировать. Помогло то, что у нас уже были решены вопросы безопасности...
