Дистанционная работа: организационная и техническая стороны

В статье описан ценный опыт крупного предприятия по организации дистанционной работы в сжатые сроки, самые удачные решения можно продолжить использовать и сейчас, после окончания «карантина». Расскажем, кого оставить в офисе, а кого перевести на удаленную работу из дома, как это технически реализовать: удаленный доступ к необходимым программам, электронной почте, перевод внутренних и внешних коммуникаций в онлайн. Как при помощи СЭД и иных инструментов продолжить дистанционно выполнять свои задачи? Как сохранить управляемость коллектива и контроль? Этот опыт пригодится тем, кто решит и после истории с COVID-19 часть персонала оставить на «удаленке», воспользовавшись преимуществами этой формы занятости.

СКБ Контур разрабатывает и поставляет программное обеспечение для электронного документооборота, ведения бизнеса, интернет-отчетности, автоматизации торговли, является крупным удостоверяющим центром. Даже временная остановка нашей работы лишила бы множество организаций возможности организовать свою дистанционную работу. Поэтому нашей компании потребовалось сохранить свою работоспособность, переведя на «домашний режим» максимально возможное число сотрудников.

Кто остался в офисе

В Москве и близлежащих городах (Коломна, Клин) у нас работает около 1000 человек. А 14 апреля в офисах оставалось лишь 20 работников.

Кого оставили в офисе:

  • сотрудников, которые удостоверяют личность клиентов при выдаче сертификатов электронной подписи и выдают поставочные комплекты тем, кто приходит для оформления документов в офис;
  • сотрудников, которые печатают документы для клиентов и поставщиков;
  • часть сотрудников IT-отдела: для большинства работа из дома внове, нагрузка на системных администраторов возросла, и решить вопросы часто можно было только из офиса (отключить телефон, настроить подменный ноутбук и т.п.);
  • дежурных кадровиков и бухгалтеров;
  • офис-менеджеров, которые поддерживают в порядке офисный быт для тех немногих сотрудников, которые продолжают работать в офисе.

Работа из дома: техническая сторона

Для работы из дома есть четыре сценария:

  1. Сотрудник работает дома с офисного ноутбука или моноблока. Чтобы пользоваться рабочей почтой и внутренними сервисами, заранее нужно установить OpenVPN.
  2. Сотрудники оставляют включенным рабочий компьютер и удаленно подключаются к нему с домашнего.
  3. Если нет возможности подключиться удаленно или перевезти домой рабочий компьютер, можно настроить для работы домашнее устройство.
  4. Те, кому нужно только читать почту и звонить, работают с мобильных устройств.

По каждому сценарию были подготовлены инструкции и база знаний с ответами на вопросы. Тем, кто не справлялся, помогали специалисты техподдержки.

Сотрудникам, которым нужно вести переговоры, настраивали sip-телефонию: специальное программное обеспечение с использованием гарнитуры позволяет удаленно подключаться к офисной АТС и CRM. Звонки фиксировались, все бизнес-показатели под контролем.

Техподдержку перевели «в текст»: качество связи для техподдержки критично, а в случае IP-телефонии оно сильно зависит от интернета и гарнитуры. Кроме того, не все работники могли отвечать на звонки из дома, тем более в круглосуточном режиме.

У части наших сотрудников уже был опыт удаленной работы: коллеги часто ездят в командировки в другие города, для них работать в переговорной, в отеле, в аэропорту – не проблема. Есть разработчики и аналитики, которые периодически работают из дома. Так что технически процесс был не новый – просто пришлось его быстро масштабировать. Помогло то, что у нас уже были решены вопросы безопасности...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Оформите годовую подписку 2022 в октябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Рекомендовано для вас

Вправе ли на работе потребовать при выходе из отпуска ПЦР-тест?

Можем ли мы требовать от работников, возвращающихся из отпуска, для выхода на работу представить результаты ПЦР-тестирования? Отпуск может быть как за границей, так и на территории России (в том же регионе, где расположен работодатель).

Какие изменения нужно срочно внести в ЛНА

Бесконечно можно смотреть на три вещи: как горит огонь, как течет вода и как меняется трудовое законодательство. И такие изменения часто требуют от работодателя срочно внести корректировки в локальные нормативные акты. Иначе неактуальная и противоречащая законодательству редакция может повлечь споры с работниками и штрафы со стороны контролирующих органов. Поэтому в статье рассказываем о наиболее актуальных и интересных большинству работодателей изменениях трудового законодательства, в связи с которыми нужно внести правки в локальные нормативные акты. Особое внимание наши эксперты уделили спорным в практике кадровиков вопросам.

Совещания в Zoom по телефону

Удаленная работа продолжается в компаниях полностью или частично. Многие работодатели используют Zoom для видеоконференций. Причем не секрет, что телефон заменяет нам персональный компьютер в решении рабочих вопросов. Смартфон всегда с нами, и все больше рабочих функций становится доступно именно на нем. Мы уже рассказывали, как можно использовать программу Zoom для организации видеосовещаний при помощи компьютера. Сейчас поговорим об особенностях настройки Zoom в телефоне.

Как отстранить от работы, если работник отказывается вакцинироваться

Все больше регионов вводит обязательную вакцинацию от коронавируса для отдельных категорий граждан. Рассказываем, кто может не вакцинироваться, а кто обязан это сделать; что делать работодателю, если работники отказываются вакцинироваться, как отстранить их от работы и что предложить, чтобы этого избежать. Какие документы составить и запросить от сотрудников, чтобы они не смогли оспорить законность недопуска к работе и неначисления зарплаты за все время отстранения. Даем образцы необходимых документов: приказа об организации и обеспечении вакцинации работников; уведомления сотрудников о необходимости привиться от COVID-19; служебной записки, фиксирующей поименный список непривитых работников; приказа об отстранении от работы; табеля учета рабочего времени и личной карточки в отношении отстраненного от работы сотрудника. А также приводим особое мнение эксперта относительно правомерности в сложившейся ситуации отстранения сотрудников от работы как такового.

Три дня в офисе, два – дистанционно: допустим ли смешанный способ организации труда?

Вопрос о возможности применения дистанционно-офисного, или, иными словами, комбинированного, способа организации труда назревал уже давно. Многие работодатели размышляли о том, можно ли работникам трудиться, например, 3 дня в офисе, а 2 дня удаленно (дистанционно) или 4 часа в день в офисе, а 4 удаленно и иным подобным образом. Пандемия новой коронавирусной инфекции и связанные с ней ограничительные меры властей увеличили количество работодателей, интересующихся этим вопросом. Выясним, как это регулируется действующим трудовым законодательством, какие планы у Правительства РФ по модернизации существующих норм, что думают о таком спорном вопросе Роструд и Минтруд России. А также расскажем, как снизить риски при переводе сотрудников на смешанный режим работы уже сейчас, пока нововведения в ТК РФ не приняты.

Медосмотры сотрудников в условиях пандемии

Безопасные условия труда для сотрудников сегодня заботят кадровиков особенно сильно. И понятно почему. Чаще всего под этим сейчас понимают именно требования в связи с коронавирусом: маски, дезинфекция, перегородки, разметка и т. д. Но никто не отменял и базовые правила. В частности, обязательные медицинские осмотры для сотрудников. Расскажем, что изменилось и добавилось в правилах проведения таких осмотров.

Как изменилась дистанционная работа с 2021 года

Пандемия и вынужденный массовый перевод сотрудников на «удаленку» выявили значительные пробелы в трудовом законодательстве. Было решено их заполнить, приняв соответствующие изменения в ТК РФ. Правда, в результате спорных и нерешенных вопросов осталось немало. Расскажем, как изменилась дистанционная работа в связи со вступлением в силу с 1 января 2021 года поправок в ТК РФ: в каких случаях можно перевести сотрудника на удаленную работу; всегда ли требуется его согласие; как ознакамливать «дистанционщиков» с документами; когда и какие электронные подписи необходимо использовать; нужно ли обмениваться бумажными документами; чем работодатель должен обеспечить таких работников; какие изменения следует срочно внести в локальные нормативные акты и трудовые договоры с дистанционными сотрудниками; по каким причинам их можно уволить и др. Мы проанализировали все важные положения гл. 49.1 ТК РФ, а также опросили экспертов о том, что станет удобнее для работодателей, где возможны злоупотребления со стороны работников, какие проблемы остались неурегулированы.

Должен ли работодатель запросить с сотрудников согласия на работу в нерабочие дни, объявленные Президентом?

Нужно ли брать с работника письменное согласие на работу в нерабочие дни, объявленные Указом Президента РФ с 4 по 7 мая, или можно без таких согласий выпустить приказ по компании, объявив эти дни рабочими?