Top.Mail.Ru

Отслеживаем неисполненные поручения уволенного исполнителя

За контроль исполнения поручений и документов в срок часто в организации ответственен отдел делопроизводства. Как отделу кадров взаимодействовать с отделом делопроизводства в случае увольнения сотрудника, за которым числятся неисполненные поручения и ответы на документы? Как мотивировать руководителей структурных подразделений выполнять свою часть работы? Когда составляется акт приема-передачи документов и дел, а также как в таких ситуациях помогут отчет об исполнительской дисциплине и служебная записка?
Вопрос в тему
Куда: kadry@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Уволился работник. Остались незавершенные дела, в частности письма вышестоящих организаций, которые требуют ответа, и неисполненные приказы – ​срок еще не подошел. Плюс какие-то письма информационного характера (без срока исполнения, но важные для работы) были расписаны на уволившегося работника. Вопрос: как правильно, наиболее эффективно и с наименьшими усилиями оформить факт того, что теперь всем этим должен заниматься новый работник? Отдельно история с приказами, отдельно с письмами-запросами.

К сожалению, увольнение может произойти довольно внезапно, отдел делопроизводства (просто не узнает в нужный момент о готовящемся увольнении и не инициирует передачу всех незавершенных дел (даже если это не его задача, но контроль исполнения документов на нем, соответственно это в интересах отдела). Как быть, если работник уволился, а новый еще не принят на эту позицию? И, когда новый, наконец, пришел, как оформить все незавершенные дела на него?

Если коротко, то за это должны отвечать руководители структурных подразделений, а не отдел делопроизводства. В частности, согласно классической делопроизводственной технологии, ответственный за документационное обеспечение управления (специалист или подразделение) осуществляет сроковый контроль. А контроль по существу остается за руководителем (именно управленец назначает исполнителя, оценивает качество выполнения поручения).

Рассмотрим подробнее, как может действовать работодатель в подобной ситуации.

Организационный порядок

Обратите внимание, что организационные основы делопроизводства, вопросы ответственности и контроля исполнения, который является одной из операций технологии делопроизводства, регламентируются в настоящее время:

  • Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018; далее – ​Примерная инструкция);
  • Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71; далее – ​Правила делопроизводства);
  • Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 25.12.2020 № 199; далее – ​Методические рекомендации).

Методическими рекомендациями предусматривается, что ответственность за делопроизводство должна быть закреплена Инструкцией по делопроизводству конкретной организации, которая является локальным нормативным актом (п. 3.1). Необходимо также исходить и из того, что в должностных инструкциях и трудовых договорах каждого сотрудника в любой организации устанавливается обязанность соблюдать требования локальных нормативных...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Как правильно заполнять графу 7 в подразделе 1.1 отчета по форме ЕФС-1?

Спасибо за полезную статью в журнале № 11’ 2023 «Заполнение ЕФС-1 для кадровика». По итогам ее прочтения возник вопрос. Как правильно заполнять графу 7 в подразделе 1.1 отчета по форме ЕФС-1 с причиной увольнения: «трудовой договор прекращен / расторгнут» или «уволен»? В трудовой книжке мы пишем, что работник уволен, а не то, что с ним прекращен трудовой договор (руководствуясь Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утв. Минтрудом России).

Три ошибки при увольнении за неоднократное неисполнение обязанностей

Работник несколько раз нарушил трудовую дисциплину. Можно ли его уволить за это по неоднократности? Можно, но осторожно, чтобы не совершить ошибку, обнуляющую увольнение. Мы отобрали три распространенных ошибки работодателей, из-за которых суды чаще всего признают незаконным увольнение по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. На основе анализа судебной практики даем рекомендации, как их избежать и не допустить восстановления сотрудника.

При увольнении материально ответственного лица нужно передать дела другому сотруднику?

Обязательна ли при увольнении материально ответственного лица передача дел другому сотруднику? Что делать, если в организации нет работников, готовых принять на себя материальные ценности увольняющегося?

Отправка документов работнику почтой

Как можно отправить документы работнику почтой? Когда это обязательно, а когда речь идет лишь о целесообразности? Какие виды отправлений бывают? Как подтвердить отправку, где хранить такие документы? Эти и другие практические вопросы мы рассматриваем в статье.

Выдача СТД-Р при увольнении и во время работы

С 2020 года перечень документов, выдаваемых работнику при увольнении, пополнился сведениями о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Ответим на наиболее частые вопросы, которые волнуют кадровиков: кому выдавать такие сведения, в какие сроки и в какой форме, необходимо ли заявление от работника, как фиксировать выдачу документа: надо ли вести журнал об этом и брать с работника подпись, какая ответственность предусмотрена за невыдачу СТД-Р? В вашем распоряжении также будут образцы необходимых документов.

Правила исчисления сроков, связанных с увольнением

В прошлых номерах журнала мы изучили общие правила исчисления сроков в трудовом праве, а также сроки исковой давности по трудовым спорам. Теперь проанализируем сроки, связанные с увольнением работника. Ведь вопросы расторжения трудовых договоров в случае конфликта чаще всего доходят до суда, который рассматривает действия работодателя и работника под микроскопом. В частности, разъясним правила о двухнедельном сроке предупреждения об увольнении, сроке уведомления о сокращении; расскажем о тонкостях прекращения срочного трудового договора и сроке окончательного расчета с сотрудником, а также что грозит в случае задержки платежей.

Отправка документов работнику почтой

Как можно отправить документы работнику почтой? Когда это обязательно, а когда речь идет лишь о целесообразности? Какие виды отправлений бывают? Как подтвердить отправку, где хранить такие документы? Эти и другие практические вопросы мы рассматриваем в статье.

Новая форма сведений о трудовой деятельности (СТД-Р) с 2023 года

C 2023 года действует множество обновленных кадровых форм, в том числе СТД-Р. Для начала напомним, кому и когда выдается СТД-Р (в т.ч. приведем образец заявления работника о выдаче ему сведений о трудовой деятельности). Далее расскажем, какие значимые изменения произошли, и выделим спорные вопросы (с рекомендациями по их разрешению). В завершение приведем образец заполнения новой формы СТД-Р, который можно использовать для выдачи работнику в день увольнения.