За что работодателю может «прилететь» штраф?

1. Работника допустили к работе без инструктажа или инструктаж проводил необученный сотрудник

В чем проявляется: инструктажи по охране труда превращаются в формальность, сотрудники просто расписываются в журналах без прохождения инструктажа, не отслеживается допуск сотрудников к работам с обязательным инструктажем, не проводятся первичные и повторные инструктажи, нарушаются сроки проведения последних, инструктаж проводит не обученный охране труда специалист.

Возможный итог: несчастный случай на производстве из-за нарушения правил техники безопасности и/или привлечение к административной ответственности по ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ со штрафом от 110 тыс. до 130 тыс. руб. на организацию и от 15 тыс. руб. до 25 тыс. руб. на должностное лицо работодателя. Средний размер штрафа на работодателя – ​110 тыс. руб.

Как показывает практика, чаще всего проблемы наблюдаются с проведением повторных инструктажей по охране труда.

Напомним, сейчас повторный инструктаж по охране труда проводится не реже 1 раза в 6 месяцев (п. 14 Правил обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464¹).

При этом первичный, повторный и внеплановые инструктажи проводятся не просто любым лицом, а только прошедшим в установленном порядке обучение и проверку знаний охраны труда (п. 44, 53, 74 Правил обучения по ОТ). В противном случае проверяющие и суд могут посчитать, что инструктажа как такового и не было. Сложности добавляет и то, что суды неохотно признают подобные правонарушения малозначительными и довольно часто отклоняют соответствующие аргументы, даже при отсутствии негативных последствий.

Для снижения риска привлечения к ответственности в организации рекомендуем:

1) вести график прохождения инструктажей в отношении каждого структурного подразделения в разбивке по работникам. Следите за тем, чтобы первый раз повторный инструктаж для работника был проведен не позднее 6 месяцев после первичного, иначе организацию могут оштрафовать.

Правила обучения по ОТ устанавливают минимальную периодичность повторных инструктажей в полгода, но это не мешает проводить инструктажи и чаще. Например, для «выравнивания» периодичности инструктажей по группам сотрудников, принятых на работу в разное время (по возможности и с учетом целесообразности);

2) для контроля за прохождением инструктажа сотрудниками назначить ответственное лицо, которое обязано ежемесячно проверять состояние по обучению и инструктажу работников по охране труда. Это может быть юрист, кадровик, специалист по охране труда, сам руководитель организации или иное лицо. Непосредственные руководители сотрудников, находящихся в группе риска, также должны как минимум еженедельно проверять «сроки годности» инструктажей. Такие советы могут показаться излишними, но, как показывает практика, нередко загруженность «выбивает» из головы то, что у определенных сотрудников истекает срок действия инструктажа. Периодические проверки позволят избежать подобной забывчивости;

3) утвердить перечень работников, которые освобождаются от прохождения первичного и повторного инструктажей. Это, как правило, офисные работники с оптимальными или допустимыми условиями труда, использующие только персональные компьютеры, офисную оргтехнику и не занятую в технологическом процессе бытовую технику. Правила обучения по ОТ допускают проведение инструктажа и для таких сотрудников на усмотрение работодателя (п. 13, 15 Правил обучения по ОТ).

2. Неправомерный допуск сотрудников к работе во внерабочее время, в том числе в выходные дни

В чем проявляется: работники привлекаются к работе сверхурочно, в выходные и нерабочие праздничные дни, в отпуске или на больничном без соответствующего оформления кадровых документов и без соблюдения установленных ТК РФ условий. Не стоит путать с ситуацией, когда сотрудники самостоятельно решают поработать в нерабочее время без согласия со стороны работодателя.

Возможный итог: работодателя и его должностное лицо (ответственное за учет рабочего времени и пр.) могут оштрафовать за нарушение требований ТК РФ о привлечении к работе во внерабочие периоды, нарушение правил допуска и привлечения к работе. Средний штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ на организацию – ​30 тыс. руб. (максимальный – ​50 тыс. руб.), а на должностное лицо – ​1 тыс. руб. (максимальный – ​5 тыс. руб.).

Насторожить проверяющих может прежде всего нарушение процедурных вопросов кадрового оформления «дополнительной работы».

В рассмотренном примере работодатель пытался сослаться на то, что работник самовольно взял рабочий автомобиль в личных целях, но суд скептически отнесся к этим аргументам. Вероятнее всего, судьи исходили из следующего: работодатель обязан осуществлять контроль за своим имуществом и не допускать, чтобы сотрудники самовольно использовали его без разрешения. Работодатель в отсутствие должного контроля принимает и соответствующие риски, к тому же работнику был оформлен путевой лист, что само по себе противоречит личной цели использования автомобиля.

Но в вину организации могут поставить не только нарушение порядка привлечения к работе в выходной день, но и нарушение правил охраны труда, особенно при отсутствии присмотра за работой сотрудника. Ведь исполнение трудовой функции без надлежащего контроля со стороны работодателя потенциально опасно для работника и окружающих, и тогда ответственность будет грозить уже по ст. 5.27.1 КоАП РФ.

Для снижения рисков рекомендуем:

1) отслеживать переработки сотрудников и составлять графики работы / сменности так, чтобы избегать выпадения рабочих дней в периоды, когда запрещено привлекать сотрудника к работе без его согласия и без соблюдения специальных кадровых процедур, например во время ежегодного оплачиваемого отпуска.

2) регламентировать порядок допуска сотрудников на рабочие места и на территорию работодателя во внерабочее время приказом или специальным локальным нормативным актом – ​тем самым запретить присутствие без уведомления непосредственного руководителя и без соответствующего разрешения работодателя. При наличии охранных постов, специального пропускного режима следует запретить охране без разрешения уполномоченных должностных лиц организации пропускать сотрудников на рабочие места во внерабочие периоды.

3. Трудовой договор не содержит обязательных условий или они сформулированы расплывчато

В чем проявляется: при заключении трудового договора его текст не сверяется с перечнем обязательных условий, установленным в ст. 57 ТК РФ. Чаще всего отсутствует указание на место работы, условия труда на рабочем месте и оплаты труда, режим работы и т. п.

Возможный итог: работодателя или ответственное должностное лицо (директора, начальника отдела кадров и т. п.) могут привлечь к административной ответственности по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ. Средний штраф – ​50 тыс. руб. на организацию (максимально доходит до 100 тыс. руб.). Частенько к ответственности привлекаются и должностные лица работодателя (штраф от 10 до 20 тыс. руб.).

Трудовой договор – ​самая яркая мишень для проверяющих, ведь это ключевой документ, регламентирующий трудовые отношения между работником и работодателем. Потому при формулировании условий договора рекомендуем избегать «воды» и расплывчатых фраз, иначе проверяющие могут посчитать это нарушением требований ст. 57 ТК РФ.

Даже пропуск указания даты заключения договора может повлечь за собой штраф.

В данном случае сыграло роль и отсутствие фиксации в договоре условий труда на рабочем месте, но и пропуск указания даты может свидетельствовать о том, что у работодателя есть проблемы с организацией кадровой работы (хотя, конечно, от опечаток из-за усталости никто из исполнителей не застрахован).

Снизить риски привлечения к административной ответственности позволит:

1) использование типовых трудовых договоров, утвержденных НПА (если обязательны для организации) или разработанных самостоятельно в полном соответствии с требованиями ТК РФ. Такие заготовки можно разработать для отдельных структурных подразделений, блоков должностей (профессий) с учетом специфики условий труда на рабочем месте, оплаты труда и т. п. Это позволит снизить частоту ошибок в результате усталости, невнимательности ответственных сотрудников при заполнении договора на общем бланке;

2) регулярный самоконтроль по проверке соблюдения требований закона к оформлению трудовых договоров (особенно если в организации часто принимают на работу новых сотрудников):

• все ли сотрудники работают с оформленными договорами;
• содержатся ли в них полный набор обязательных условий;
• заключались ли дополнительные соглашения, если это требуется по закону, при изменении условий трудового договора и т. п.

Ответственным за такой контроль необходимо назначить отдельное лицо, желательно юриста и/или опытного кадровика.

4. Привлечение к «дисциплинарке» без предоставления работнику возможности дать объяснение

В чем проявляется: нарушение сроков и порядка привлечения к дисциплинарной ответственности. Причина может быть разной: невнимательность, недостаточные знания трудового законодательства, сильное желание наказать сотрудника и т. п. С работника забывают запросить письменное объяснение или дают заведомо малый срок для этого, не дожидаются объяснительной и пр.

Возможный итог: привлечение к дисциплинарной ответственности могут признать незаконным, а работодателя и/или ответственное должностное лицо привлечь к ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Штраф составляет ​на должностное лицо – от 1 до 5 тыс. руб., а на организацию – ​от 30 до 50 тыс. руб. Хотя суды нередко ограничиваются предупреждениями и в целом неохотно соглашаются с ГИТ в вопросах о дисциплинарной ответственности, поскольку это связано с индивидуальным трудовым спором (не забываем, что работник, скорее всего, будет пытаться оспорить приказ о привлечении к дисциплинарной ответственности).

Избежать риска такого рода ошибок поможет понимание, что привлечение к дисциплинарной ответственности по своей сути является результатом служебного расследования в отношении работника. Юрист, кадровик или иное уполномоченное лицо в определенной степени должен превратиться в детектива / следователя, установить все обстоятельства совершенного проступка, степень вины работника, наличие или отсутствие уважительных причин нарушения дисциплины (т. е. смягчающих и отягчающих обстоятельств), выяснить его отношение к труду и предшествовавшее проступку поведение на работе, оценить последствия противоправного деяния, дать работнику «последнее слово» и т. п. Лучше всего с этим справятся дисциплинарные комиссии.

Работодателю рекомендуем провести полноценный инструктаж ответственных сотрудников по процедуре привлечения к дисциплинарной ответственности, поскольку нарушения именно в этой сфере нередко становятся причиной признания незаконным наказания работников.

Если организация регулярно сталкивается с отменой дисциплинарных взысканий по суду, требуется срочно проанализировать основные причины отмены для устранения пробелов в работе кадровой службы.

5. Из зарплаты работников удерживаются суммы без установленных ТК РФ ограничений

В чем проявляется: по разным причинам у работника может образоваться долг перед работодателем: ​излишне выплаченные суммы отпускных, причиненный ущерб и т. п. Часто с работника удерживаются эти суммы без учета установленных законом ограничений и запретов.

Возможный итог: трудовой спор, привлечение работодателя к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Средний штраф на организацию – ​30 тыс. руб. (максимальный 50 тыс. руб.), на должностное лицо работодателя – ​1 тыс. руб. (максимальный 5 тыс. руб.).

Чаще всего в вину работодателям проверяющие вменяют удержания без согласия работника и с превышением установленных законом лимитов.

Обычно такого рода ошибки возникают вследствие банального незнания ответственными сотрудниками установленных законом ограничений или равнодушного отношения к ним со стороны руководства, неверного толкования правовых норм, желания побыстрее вернуть переплату. Также в схожих спорных ситуациях с восстановлением через суд максимальные удержания из зарплаты обычно инициируются из-за продолжения конфликта или служат своеобразной местью, способом избавиться от сотрудника окончательно. Но в рассмотренном примере, вполне вероятно, работодатель лишь заблуждался в расчетах, особенно если впервые сталкивался с такой ситуацией – с выходным пособием. В любом случае рекомендуем изучить порядок удержаний, закрепленные в ТК РФ основания и ограничения. При необходимости рекомендуем проконсультироваться с юристом и бухгалтером компании и провести инструктаж ответственных кадровых специалистов.

Впрочем, наказать могут даже за отказ удерживать из зарплаты по просьбе работника.

* * *

На первый взгляд, приведенные ошибки банальны и вызывают оскомину, столь часто о них говорят. Но, как показывает анализ судебной практики, работодатели регулярно и массово попадаются именно на таких вот нарушениях, которые из-за своей привычности обычно игнорируются. Снижению рисков трудовых споров и привлечения к административной ответственности способствует изучение профессиональной литературы и периодических изданий, судебной практики, в чем мы и помогаем нашим постоянным читателям из года в год!