В заключительной части статьи мы поговорим о том, как унифицировать процедуру выдачи доверенностей, расскажем об этапах работы с доверенностями и приведем образцы документов, с помощью которых вы сможете обеспечить контроль сроков действия, своевременности составления, отмены (отзыва) доверенностей.
В предыдущих публикациях мы на конкретных примерах изучили нюансы выдачи доверенностей как самими работниками на право получения заработной платы и иных причитающихся выплат, так и работодателями – на представительство в отношениях, связанных с взаимодействием с трудовой инспекцией, миграционной службой и с участием в рассмотрении трудовых споров в судах. Об общем порядке организации документооборота доверенностей в организации вы узнаете из завершающей части статьи.
Порядок составления, регистрации, учета и выдачи доверенностей
Оформляемые для представления интересов работодателя доверенности являются частью общего документооборота организации. Поэтому уделим внимание ключевым моментам, относящимся к порядку составления, регистрации, учета и выдачи доверенностей.
Регламентация работы с доверенностями в локальных нормативных актах
В организациях, в которых выдается много доверенностей, принято регламентировать этот порядок. На практике часто применяется следующий подход: утверждение специального локального нормативного акта, который позволяет унифицировать процедуру выдачи доверенностей, установить механизм отслеживания сроков их действия и обеспечить учет выданных и отмененных (отозванных) доверенностей, а также установить ответственных лиц, вовлеченных в каждую из стадий данной процедуры. Такие локальные нормативные акты могут называться по-разному:
- Регламент взаимодействия внутренних структурных подразделений и отдельных должностных лиц при оформлении, учете и выдаче доверенностей;
- Положение о доверенностях;
- Инструкция по оформлению и выдаче доверенностей;
- Порядок подготовки, выдачи и отмены доверенностей и др.
Как правило, локальные нормативные акты издаются для регламентации процедуры оборота доверенностей, оформление которых инициируется «снизу», то есть по специальным запросам руководителей подразделений или отдельных должностных лиц, которым для выполнения возложенных на них трудовых функций необходим документ, подтверждающий их полномочия действовать от имени организации при взаимоотношениях с третьими лицами (в том числе в рассмотренных нами в предыдущей части статьи случаях представления интересов в суде, органах контроля и надзора за соблюдением трудового и миграционного законодательства).
В целях более детальной регламентации процедуры, связанной с оборотом выдаваемых организацией доверенностей, в том числе для осуществления полномочий в отношениях, тесно связанных с трудовыми, можно выделить следующие этапы, характерные для случаев выдачи доверенностей по инициативе «снизу»:
- инициирование подготовки доверенности. В этой связи целесообразно установить:
- кто из должностных лиц вправе выступить официальным инициатором подготовки проекта доверенности (например, начальник управления кадров, подчиненному работнику которого необходима доверенность для осуществления полномочий от имени организации в рамках взаимоотношений с проверяющими органами);
- как оформляется такая инициатива (например, служебная записка того же начальника управления кадров, форма которой может быть утверждена в качестве приложения к локальному нормативному акту). Это позволит документально зафиксировать исходную информацию, необходимую для правильного составления доверенности: персональные данные лица, которому выдается доверенность; сведения о виде доверенности и цели ее выдачи; четкий перечень полномочий, которые предполагается осуществлять на основании данной доверенности; кому ее необходимо будет предъявлять; надо ли предусматривать право передоверия; на какой срок требуется выдать доверенность в пределах, установленных законом и т.п.;
- кто ответственен за отслеживание сроков оформления новых доверенностей взамен прекративших свое действие вследствие тех или иных причин, а также возврат подлинников отмененных (отозванных) документов или утративших силу по иным основаниям;
- подготовка текста доверенности. В рамках этого этапа:
- устанавливаются лица, ответственные за составление проекта. Ими могут быть, например, работники юридического...
