Сроки хранения документов: памятка для бухгалтера

Анализ нормативной базы показывает, что нередко по одному и тому же документу установлены различные сроки хранения. Рассмотрим сроки хранения архивных документов; уставов, протоколов, положений; бухгалтерской и налоговой документации; бумаг, связанных с валютными операциями и ВЭД, страховыми взносами и пр.

В законодательстве нет единого перечня документов со сроками хранения. В результате бухгалтерам, кадровикам, руководителям приходится изучать массу различной правовой документации. Зачастую по одному и тому же документу в разных нормативных правовых актах установлены различные сроки хранения. Усугубляет ситуацию и то, что законодательство об архивном деле не стоит на месте - в июле 2017 г. в очередной раз были уточнены сроки хранения документов. Разберемся в хитросплетениях: рассмотрим сроки хранения основных документов, которые встречаются в бизнесе и будут полезны для бухгалтера.

Сроки хранения архивных документов

Архивный документ - это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства. Такое определение изложено в п. 2 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее - Закон № 125-ФЗ).

К сведению

Если международным договором Российской Федерации установлены иные правила, чем предусмотренные Законом № 125-ФЗ, то применяются правила международного договора (ч. 3 ст. 2 Закона № 125-ФЗ).

Сроки хранения архивных документов устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также специальными перечнями документов (ч. 1 ст. 21.1 Закона № 125-ФЗ). Начало отсчета срока хранения архивных документов начинается с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (ч. 2 ст. 21.1 Закона № 125-ФЗ).

Если по одному и тому же документу в разной нормативке установлены различные сроки хранения, то безопасней ориентироваться на тот документ, где указан более продолжительный срок хранения.

Перечислим основные нормативные правовые акты, на которые следует опираться организациям и индивидуальным предпринимателям при установлении сроков хранения документов:

  • Налоговый кодекс РФ;
  • Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 402-ФЗ);
  • Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее - Закон № 14-ФЗ);
  • Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»;
  • Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс (далее - Положение);
  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее - Перечень);
  • Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988.

Также принято множество отраслевых нормативных правовых актов, где указаны сроки хранения различных документов.

Если вы по требованию госорганов (ИФНС, ФСС РФ, трудовой инспекции и т.д.) не представите документы, чей срок хранения не истек, то организация (индивидуальный предприниматель) и ее должностные лица будут оштрафованы. Размеры штрафов указаны в НК РФ, КоАП РФ, Законе № 125-ФЗ.

Протоколы по административным штрафам выписывают (п. 5, 59 ч. 2 ст. 28.3, ч. 1 ст. 23.12, ч. 1 ст. 23.9, ч. 1 ст. 23.60, ч. 1 ст. 23.48 КоАП РФ):

  • налоговики - по ст. 15.6 и 15.11 КоАП РФ;
  • Роструд - ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ;
  • Росархив - ч. 2 ст. 13.25 КоАП РФ;
  • ФСТЭК - ст. 14.20 КоАП РФ;
  • Росфиннадзор - ч. 6 ст. 15.25 КоАП РФ;
  • ФАС РФ - ст. 19.31 КоАП РФ.

Уставы, протоколы, положения

Общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества обязаны постоянно хранить документы, касающиеся их деятельности. Речь идет об уставах, протоколах собраний участников, решениях о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, положениях о филиалах и представительствах общества, протоколах заседаний совета директоров и т.д. (п. 1 и 2 ст. 50 Закона № 14-ФЗ и п. 2.1 Положения).

К сведению

Административный штраф за неисполнение обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью и акционерных обществах, составляет (ч. 1 и 2 ст. 13.25 КоАП РФ):

  • на должностных лиц - от 2500 до 5000 руб.,
  • юридических лиц - от 200 000 до 300 000 руб.

Бухгалтерские документы

Сроки хранения бухгалтерских документов указаны в Законе № 402-ФЗ. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Отметим, что различные договоры (банковского счета, подряда, проката, поручения и т.д.) следует хранить те же 5 лет после истечения срока их действия (ст. 337, 436, 440, 441, 444 Перечня). Между тем для некоторых видов договоров установлены иные сроки хранения. Договоры по залогу имущества организации - 10 лет (ст. 451 Перечня). Договоры дарения - постоянно (ст. 439 Перечня).

Срок хранения годовых бухгалтерских балансов и отчетов, приложений к балансу, пояснительных записок, бюджетной отчетности установлен как постоянный (ст. 351 Перечня). Соответственно, бухгалтерская отчетность должна храниться в течение всего срока существования организации.

Учетная политика, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в т.ч. средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению не менее 5 лет после года, в котором они использовались в последний раз (ч. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

К сведению

Нарушение сроков хранения бухгалтерских документов грозит административным штрафом, налагаемым на должностных лиц в размере от 5000 до 10 000 руб. Повторное нарушение наказывается штрафом от 10 000 до 20 000 руб. или может повлечь дисквалификацию должностного лица на срок от 1 года до 2 лет (ч. 1 и 2 ст. 15.11 КоАП РФ).

Налоговые документы

В НК РФ сказано, что документы,...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите МАКСИМАЛЬНУЮ скидку именно сейчас!
Годовая подписка 2022 на любую версию журнала (бумажную, электронную, Комплект с доступом к базе знаний) по самой низкой цене.

Рекомендовано для вас

Федеральный и региональный МРОТ: что должен знать бухгалтер

Со следующего года МРОТ в очередной раз повышается. Причем в скором времени он сравняется с величиной прожиточного минимума трудоспособного населения. Расскажем, какой МРОТ необходимо применять, если в регионе установлен свой уровень; как правильно сравнивать заработную плату с минимальным размером оплаты труда, а также какие выплаты должны в него включаться (за сверхурочную работу, работу по совмещению и совместительство и пр.).

Создаем обособленное подразделение

Классический способ организации удаленных рабочих мест под контролем работодателя предусматривает создание филиала, представительства и других обособленных подразделений. Разберемся, какие документы необходимо издать, в какие сроки поставить на учет в инспекцию созданное подразделение, а также какие кадровые вопросы придется решить в первую очередь.

Как не ошибиться при расчете «аванса»по зарплате

Понятие «аванс» в ТК РФ не используется. На практике им именуют выплату части зарплаты за первую половину месяца. Разберемся, как правильно установить даты выплаты зарплаты; можно ли выплатить «аванс» раньше срока; что входит в первую часть заработной платы и каков порядок уплаты НДФЛ с нее.

Что делать с работниками при банкротстве

Если работодатель вступил в процедуру банкротства, если следует позаботиться не только о кредиторах, но и своих сотрудниках. Необходимо определиться, когда увольнять подчиненных, на каком основании, что будет происходить с руководителем организации и пр. О том, как это сделать, – в материале нашего эксперта.

Правила заполнения товарно-транспортной накладной

Из статьи вы узнаете, когда и в скольких экземплярах необходимо заполнять товарно-транспортную накладную. Автор приводит примеры заполнения ТТН и оформления товарной накладной по форме ТОРГ–12. В статье объясняется, в каких случаях достаточно оформления ТОРГ–12 без составления товарно-транспортной накладной. Анализируются позиции налоговых органов и арбитражных судов.

Документооборот по списанию материалов на производство СМР

Любая организация, стремящаяся к безошибочному учету, должна построить стройную систему документооборота. В теории это кажется довольно просто, однако на практике компания сталкивается со множеством сложностей, которые возникают не только по вине организации. Например, при создании документооборота по списанию материалов на производство строительно-монтажных работ (СМР). В статье представлены четыре возможные варианта построения системы, даны рекомендации и разъяснены их плюсы и минусы.

Как законно принять наличную выручку без ККМ: практические рекомендации

Если у организации нет кассы, а контрагент принес наличность, не отказывайтесь ее принимать. Если правильно оформить передачу денег, то фирма не потеряет партнера по бизнесу. Как законно принять наличность, чтобы за это не последовали штрафы, рекомендует практикующий адвокат.

Работник-инвалид: что нужно знать

Рассказано, на что следует обратить внимание бухгалтеру, если действующий сотрудник стал инвалидом или надо принять на работу инвалида. В частности, какие документы стоит потребовать, как оформить совместительство, какие условия труда и дополнительные гарантии необходимо обеспечить, а также что учесть при расчете заработной платы.