Сроки хранения документов: памятка для бухгалтера

В законодательстве нет единого перечня документов со сроками хранения. В результате бухгалтерам, кадровикам, руководителям приходится изучать массу различной правовой документации. Зачастую по одному и тому же документу в разных нормативных правовых актах установлены различные сроки хранения. Усугубляет ситуацию и то, что законодательство об архивном деле не стоит на месте - в июле 2017 г. в очередной раз были уточнены сроки хранения документов. Разберемся в хитросплетениях: рассмотрим сроки хранения основных документов, которые встречаются в бизнесе и будут полезны для бухгалтера.

Сроки хранения архивных документов

Архивный документ - это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства. Такое определение изложено в п. 2 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее - Закон № 125-ФЗ).

Сроки хранения архивных документов устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также специальными перечнями документов (ч. 1 ст. 21.1 Закона № 125-ФЗ). Начало отсчета срока хранения архивных документов начинается с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (ч. 2 ст. 21.1 Закона № 125-ФЗ).

Если по одному и тому же документу в разной нормативке установлены различные сроки хранения, то безопасней ориентироваться на тот документ, где указан более продолжительный срок хранения.

Перечислим основные нормативные правовые акты, на которые следует опираться организациям и индивидуальным предпринимателям при установлении сроков хранения документов:

• Налоговый кодекс РФ;
• Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 402-ФЗ);
• Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее - Закон № 14-ФЗ);
• Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»;
• Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс (далее - Положение);
• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее - Перечень);
• Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988.

Также принято множество отраслевых нормативных правовых актов, где указаны сроки хранения различных документов.

Если вы по требованию госорганов (ИФНС, ФСС РФ, трудовой инспекции и т.д.) не представите документы, чей срок хранения не истек, то организация (индивидуальный предприниматель) и ее должностные лица будут оштрафованы. Размеры штрафов указаны в НК РФ, КоАП РФ, Законе № 125-ФЗ.

Протоколы по административным штрафам выписывают (п. 5, 59 ч. 2 ст. 28.3, ч. 1 ст. 23.12, ч. 1 ст. 23.9, ч. 1 ст. 23.60, ч. 1 ст. 23.48 КоАП РФ):

• налоговики - по ст. 15.6 и 15.11 КоАП РФ;
• Роструд - ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ;
• Росархив - ч. 2 ст. 13.25 КоАП РФ;
• ФСТЭК - ст. 14.20 КоАП РФ;
• Росфиннадзор - ч. 6 ст. 15.25 КоАП РФ;
• ФАС РФ - ст. 19.31 КоАП РФ.

Уставы, протоколы, положения

Общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества обязаны постоянно хранить документы, касающиеся их деятельности. Речь идет об уставах, протоколах собраний участников, решениях о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, положениях о филиалах и представительствах общества, протоколах заседаний совета директоров и т.д. (п. 1 и 2 ст. 50 Закона № 14-ФЗ и п. 2.1 Положения).

Бухгалтерские документы

Сроки хранения бухгалтерских документов указаны в Законе № 402-ФЗ. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Отметим, что различные договоры (банковского счета, подряда, проката, поручения и т.д.) следует хранить те же 5 лет после истечения срока их действия (ст. 337, 436, 440, 441, 444 Перечня). Между тем для некоторых видов договоров установлены иные сроки хранения. Договоры по залогу имущества организации - 10 лет (ст. 451 Перечня). Договоры дарения - постоянно (ст. 439 Перечня).

Срок хранения годовых бухгалтерских балансов и отчетов, приложений к балансу, пояснительных записок, бюджетной отчетности установлен как постоянный (ст. 351 Перечня). Соответственно, бухгалтерская отчетность должна храниться в течение всего срока существования организации.

Учетная политика, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в т.ч. средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению не менее 5 лет после года, в котором они использовались в последний раз (ч. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Налоговые документы

В НК РФ сказано, что документы,...