Ее любопытно посмотреть с точки зрения заимствования опыта организации электронного архива, описание которого здесь тоже присутствует. Инструкция о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции была утверждена приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.03.2019 № 56, и ее теперь можно найти в справочно-правовых системах. Документ заменил аналогичную инструкцию, утвержденную приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.12.2005 № 157.
Далее подчеркнем лишь отдельные интересные моменты новой Инструкции.
На дела временного (до 10 лет) срока хранения описи дел ведутся работником, ответственным за ведение делопроизводства в судебной коллегии, судебном составе, структурном подразделении (п. 3.3). Такая опись составляется только в электронном виде, причем автоматически на основе электронной номенклатуры (отметим, что Инструкция требует составления сводной номенклатуры дел в бумажном виде).
Описи других дел тоже изначально формируются в электронном виде из данных электронной номенклатуры, а потом распечатываются. «Фильтром» для автоматического отбора информации в описи являются сроки хранения документов (постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу) (п. 3.21). Правда, если будете заимствовать себе данный подход, учтите, что функционал информационной системы должен позволять уточнять заголовки дел (в ряде случаев это становится необходимым).
Инструкция достаточно подробно описывает порядок оформления электронных дел и иных документов к последующему хранению в архиве суда (раздел 5).
Отметим, что электронные документы, подлежащие хранению, передаются в архив суда в виде контейнеров, в которые включаются (п. 5.8-5.10):
- файл электронного документа в формате архивного хранения;
- файл его метаданных, включая электронные подписи,
- если у электронного документа имеются приложения, являющиеся их неотъемлемой частью, при конвертировании в формат архивного хранения такие приложения присоединяются к основному документу, образуя с ним единый файл. Однако приложения большого объема могут конвертироваться в отдельные файлы.
Требование о конвертации электронных документов в PDF/A, с нашей точки зрения, недодуманное, поскольку для подписанных усиленными электронными подписями документов это приведет к утрате такими документами как подписей, так и юридической силы. В итоге получатся простые незаверенные копии.
Инструкция регламентирует и порядок выдачи электронных документов из архива суда.
Наталья Храмцовская,
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов
