В соответствии с правилами русского языка наименования структурных подразделений, должностей и видов документов оформляются в текстах со строчной (маленькой) буквы. Исключение составляют наименования высших должностей и званий, высших органов власти, все слова, которые пишутся с прописной буквы, а также наименования государственных органов, органов местного самоуправления, общественных, профессиональных и др. организаций единичного характера, в которых первое слово пишется с прописной буквы:
- Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
- Герой Труда Российской Федерации;
- Министерство просвещения Российской Федерации;
- Российский союз промышленников и предпринимателей;
- Собрание депутатов Озерского городского округа Челябинской области.
С первой прописной буквы можно оформлять и наименования самостоятельных структурных подразделений (департамент, главное управление, управление, отдел) в составе органа управления или организации:
- Департамент информационных технологий;
- Главное управление организационно-технического и хозяйственного обеспечения;
- Управление кадров и мобилизационной подготовки;
- Отдел закупок и договорной работы;
- Экологическая лаборатория.
Наименования видов документов в тексте обычно оформляются со строчной буквы, например:
- постановление Правительства Российской Федерации от 16.11.2020 № 1829 «О структуре центральных аппаратов федеральных министерств, руководство деятельностью которых осуществляет Правительство Российской Федерации, федеральных служб и федеральных агентств, подведомственных этим федеральным министерствам, федеральных служб и федеральных агентств, руководство деятельностью которых осуществляет Правительство Российской Федерации»;
- «в соответствии с приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 № 71 “Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления”…».
В вашем вопросе об оформлении Руководства по качеству экологической лаборатории РК-ХХ.ХХ.ХХ-2024 необходимо учитывать, что Экологическая лаборатория является самостоятельным структурным подразделением – автором (исполнителем) соответствующего ЛНА. Очевидно, лаборатория разрабатывает в пределах своих полномочий и иные ЛНА в рамках обеспечения политики и стандартов экологической безопасности, которых придерживается организация. Наименование вида документа «руководство» по общим правилам русского языка становится родовым словом, которое пишется со строчной (маленькой) буквы, а заголовок, отражающий цель создания документа, начинается с прописной буквы и заключается в кавычки:
- руководство «Контроль качества <такой-то продукции>…».
Но официально-деловой стиль русского литературного языка не только допускает, но и предполагает формализацию, однозначность и точность обозначения субъектов, объектов и функций / транзакций в той или иной системе управления, в бизнес-процессах или административных процедурах. Они могут и должны дополнительно визуально выделяться и идентифицироваться, что облегчает восприятие текста документа в целом. Таким образом, на написание и оформление наименований в документах влияют экстралингвистические (т.е. неязыковые) факторы.
Кроме того, в системе управления объектам и субъектам может придаваться смысловое значение, соответствующее имени собственному, поэтому в текстах документов конкретных организаций вы встретите написание с прописной буквы:
-
наименование организаций и должностей: Корпорация, Президент Корпорации, Председатель Правления, Комитет по активам и пассивам, Корпоративный секретарь и др.,
- в договорах – Сторона, Стороны, Заказчик, Исполнитель и т.п.,
- в наименованиях документов – Инструкция по делопроизводству, Регламент контроля качества и др.
Так формируется лингвистический стиль документов организации, обязательный для соблюдения в конкретной системе управления или даже в отрасли. Поэтому очень часто в статусе приложения к Инструкции по делопроизводству (к разделу «Работа исполнителей с документами») или в качестве самостоятельного справочника оформляются правила написания отдельных наименований, слов и словосочетаний, которые используются при оформлении документов, которые не только основываются на общих правилах официально-делового стиля русского литературного языка, но и отражают специфику стиля документов конкретной организации. Например, первые слова в наименованиях структурных подразделений, должностей, специальностей и профессий, родовые наименования ЛНА могут оформляться с прописной буквы с целью дополнительной их визуализации, даже если они не будут являться единичными наименованиями:
- Отдел кадров, Отдел информационной безопасности, Отдел финансово-бухгалтерской работы;
- Начальник отдела метрологии, Начальник отдела ДОУ, Заведующий архивом;
- Регламент работы с конфиденциальными документами, Положение об обработке и защите персональных данных, Перечень документов, подлежащих регистрации в структурных подразделениях.
Обратите внимание, что для упоминания в тексте Руководство как документ может быть оформлено с прописной буквы с его идентификационными реквизитами и заголовком:
- «согласно Руководству от 22.05.2024 № РК-ХХ.ХХ.ХХ-2024 “Контроль качества…”»
А при оформлении Руководства реквизиты его заголовочной части должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016, при этом гриф утверждения располагается в правом верхнем углу, но является реквизитом оформляющей части документа, придающим ему юридическую силу.
Пример 1. Оформление заголовочной части ЛНА и грифа утверждения
Проанализируйте содержание документа и проконсультируйтесь с руководителем Экологической лаборатории. Даже если Руководство будет отнесено к одной из подсистем системы научно-технической документации, рекомендуем в плановом порядке разработать Правила написания отдельных наименований, слов и словосочетаний в вашей организации и использовать их в качестве справочника для СЭД или приложения к Инструкции по делопроизводству.
