Законопроект для легитимизации замещающего сканирования и сопутствующих новшеств электронного документооборота

Правительство РФ 17 мая 2021 года внесло в Госдуму РФ Законопроект №1173189-7 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и отдельные законодательные акты».

Предварительно он был поддержан на заседании Правительства РФ. В материалах к заседанию сообщалось, что это «позволит регламентировать ряд востребованных участниками документооборота процедур, в т.ч. перевод документов на материальном (бумажном или аналогичном) носителе в электронный вид и наоборот (создание электронных или материальных дубликатов), смену формата электронных документов (конвертация), а также порядок хранения электронных документов (в т.ч. электронных архивных документов)»¹.

Министр экономического развития Максим Решетников на брифинге 13.05.2021 отметил, что законопроект решает 2 задачи:

• устанавливает порядок перевода бумажных документов в электронные с сохранением всей юридической значимости (эта технология называется замещающим сканированием);
• создает правила для их долгосрочного хранения и для бизнеса, и для органов власти всех уровней. Это будет касаться практически 99% документов. Их можно будет перевести в электронный вид. И дальше срок их хранения в этом случае сокращается до 1 года. Сейчас у нас многие муниципалитеты и региональные администрации, бизнес вынуждены все подвалы свои забивать оригиналами бумажных документов (например, одни только договоры на услуги связи занимают гигантский объем). Теперь появляется возможность по части этих документов отказаться от такой практики.

Решетников подчеркнул, что при подготовке законопроекта у органов государственной власти «были достаточно сложные процессы определения», какие документы нужно хранить долгое время, а по каким можно сократить срок хранения. «В первую очередь, конечно, были вопросы у правоохранительных органов, потому что финансовые документы и ряд других документов действительно требуют хранения».

Компромисс, по его словам, был найден. Значительная часть документов подпадает под новый порядок, но есть ряд направлений, которые пока будут храниться в старом режиме (на бумажных носителях). По мере того как будет наработана практика, когда возникнет доверие к этому инструменту, можно будет поставить вопрос о том, чтобы распространить возможность перевода в электронный вид и других документов.

Решетников также сообщил, что этот закон решит еще одну большую проблему – с уже существующими электронными документами, подписанными усиленными электронными подписями, у многих из которых истекает срок действия электронной подписи, и, соответственно, возникает вопрос: что дальше? У них нет статуса для хранения, законопроект в т.ч. решает и эту проблему.

Решетников считает, что этот законопроект – один из фундаментов цифровой трансформации документооборота в стране. Да и не только документооборота – это основа для очень многих процессов, создающих новый бизнес, связанный с услугой по хранению документов. Этот бизнес будет лицензироваться – законопроект это предусматривает.

Решетников полагает, что законопроект внесет свой вклад в восстановление экономики, поэтому Правительство РФ рассчитывает, что Госдума вскоре рассмотрит этот законопроект. А пока чиновники уже приступили к разработке 14 подзаконных актов, которые потребуются для его работы.

Этот законопроект начали разрабатывать еще в 2018 году, и в 2019 году он был направлен в Государственную Думу, но не прошел даже 1 чтения, поскольку мнения ведомств в отношении его содержания оказались уж очень противоречивыми. Но сейчас министр настроен оптимистично.

В отношении этого законопроекта успел высказаться и зампред правления Сбербанка Станислав Кузнецов. У него оптимизма меньше:

• «поскольку создание электронного дубликата документа требует согласия всех подписавших его сторон, что крайне сложно и дорого реализовать на практике²» (например, «в подавляющем большинстве случаев невозможно или крайне дорого отыскивать заемщика для того, чтобы он согласовал перевод в электронный вид старого договора; в то же время привлечение третьей стороны для конвертации банковских документов законопроектом исключается»);
• «бумажный документооборот является «мощнейшим обременением» для бизнеса, поскольку требует огромных затрат. Например, Сбербанк хранит порядка 12 миллиардов листов бумажных документов, которые занимают более 70 тысяч квадратных метров складских площадей, а ежегодные траты банка на хранение бумажных документов составляют 2,5 миллиарда рублей».

Наталья Храмцовская,
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов