Сколько хранить приказы о командировках в зону СВО

Сроки хранения документов, подтверждающих факт направления работников организаций, осуществляющих ремонтно-восстановительные и иные работы в целях обеспечения жизнедеятельности населения и восстановления объектов инфраструктуры на территориях Украины, Донецкой и Луганской Народных Республик, нужно менять и устанавливать для них более длительный срок хранения, поскольку для таких сотрудников именно эти документы станут основанием для получения удостоверения ветерана боевых действий и соответствующих льгот. То есть речь идет о гражданских лицах, которые были командированы организациями в новые регионы для выполнения даже сугубо мирных задач. Такие разъяснения дало Министерство труда и социальной защиты РФ. Разберем все подробно.

В нашей стране, наверное, нет такой организации, которая хотя бы раз не отправляла в командировку своего сотрудника, поэтому приказы о командировках всем знакомы и привычны, и практически все знают, что срок их хранения установлен в Перечне типовых управленческих архивных документов:

• обычно составляет 5 лет;
• но важно заметить, что при вредных и опасных условиях труда срок хранения уже должен быть 50/75 лет.

Аналогичные сроки хранения приказов о командировках можно увидеть и в ст. 371 Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации и организаций, находящихся в его ведении, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Минтруда России 26.04.2023 № 340).

Вроде бы все ясно и понятно. Но Министерство труда и социальной защиты РФ в своем письме от 28.04.2023 №26-0/ООГ-1898 дало разъяснения по вопросу установления статуса ветерана боевых действий лицам, направлявшимся органами государственной власти субъектов РФ для обеспечения выполнения задач в ходе специальной военной операции на территориях Украины, Донецкой и Луганской Народных Республик с 24.02.2022.

Традиционно в письме были изложены нормы законов, которые регламентируют этот вопрос:

• отношения, связанные с обеспечением социальной поддержки ветеранов, регулируются Федеральным законом от 12.01.1995 № 5-ФЗ «О ветеранах», которым установлены категории ветеранов и меры их социальной поддержки;
• в соответствии с подп. 9 п. 1 ст. 3 этого закона лица, направленные для обеспечения выполнения задач в ходе специальной военной операции на территориях Украины, Донецкой Народной Республики и Луганской Народной Республики с 24.02.2022, отработавшие установленный при направлении срок либо откомандированные досрочно по уважительным причинам, относятся к категории ветеранов боевых действий.

Порядок выдачи удостоверения ветерана боевых действий утвержден постановлением Правительства РФ от 19.12.2003 № 763 (соответствующие изменения в него были внесены постановлением Правительства РФ от 07.10.2022 № 1782):

• выдачу удостоверений таким командированным работникам осуществляют федеральные органы исполнительной власти, направлявшие (привлекавшие) указанных лиц для выполнения задач в районах боевых действий (а в случае их упразднения – их правопреемники) – далее ФОИВ;
• порядок выдачи удостоверения ветерана боевых действий и перечень документов, подтверждающих факт командирования и выполнения задач в районах боевых действий, определяется приказом соответствующего ФОИВ.

Таким образом, к категории ветеранов боевых действий могут быть отнесены и работники организаций, осуществляющие ремонтно-восстановительные и иные работы в целях обеспечения жизнедеятельности населения в зоне СВО начиная с 24.02.2022. Наличие статуса ветерана боевых действий дает социальные льготы, поэтому важно запросить состав необходимых подтверждающих документов у того ФОИВ, который направил / инициировал такую командировку.

Наталья Храмцовская,
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании
«ЭОС», эксперт ИСО