Департамент налоговой политики Минфина России выпустил письмо от 13.06.2023 № 03-03-06/1/54118 «Об исчислении срока хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества»:
- сославшись на подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ, чиновники напомнили, что налогоплательщики обязаны в течение 5 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов;
- но тут важен момент, с которого надо начинать исчислять этот срок! Для целей налогообложения прибыли организаций в состав расходов включаются в т.ч. суммы начисленной амортизации, которая определяется ежемесячно, исходя из первоначальной стоимости амортизируемого имущества и срока его полезного использования. Поэтому срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете.
Обратите внимание: амортизация может начисляться разными методами. Например, приобрели автомобиль в 2023 году (и все документы на покупку датированы 2023 годом), а амортизировали его 5 лет, и только с 1 января следующего года надо начинать исчислять 5-летний срок их хранения.
Для справки – начисление амортизации прекращается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имущество:
- списано с учета (при продаже, ликвидации и т.д.);
- полностью самортизировано;
- временно выбыло из состава амортизируемого имущества.
Логика Минфина проста и понятна: срок хранения начинает отсчитываться с того момента, когда первичный учетный документ перестает использоваться для исчисления амортизации. Учитывая, что некоторые основные средства могут использоваться организациями десятилетиями, то и срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества может растянуться на десятилетия, а потом нужно подождать еще 5 лет прежде, чем их можно будет уничтожать – налоговое ведомство далее они интересовать не будут.
А теперь взглянем, что о сроках хранения первичных учетных документов говорит Перечень типовых управленческих архивных документов. Как видите, письмо Минфина делает важные уточнения для срока хранения первичных учетных документов, содержащих первоначальную стоимость амортизируемого имущества.
Фрагмент документа
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
В данном письме Минфина России есть дежурная фраза о том, что документы, образующиеся в деятельности организации, в т.ч. первичные учетные документы, могут храниться не только на бумажных носителях, но и в виде электронных документов.
Что здесь осталось «между строк»? Документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Переводить бумажные подлинники в электронные копии / дубликаты пока запрещено пунктом 24 ФСБУ 27/2021.
Наталья Храмцовская,
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании
«ЭОС», эксперт ИСО
