Спор в суде о возможности отправки по электронной почте запрошенных работником документов о его работе

Гражданка просила работодателя (администрацию школы) направить ей на электронную почту скан-копии следующих документов, касающихся ее работы:

• выписки из графика отпусков на 2022 год;
• выписки из табелей учета рабочего времени с приложениями с июня 2021 года по март 2022 года;
• расчетные листки по заработной плате с мая 2021 года по март 2022 года;
• выписки из приказов о назначении премии в 2021–2022 учебном году;
• справки о размере и датах выплат по листкам нетрудоспособности с указанием номера листка нетрудоспособности за период с июня 2021 года по март 2022 года;
• справки с места работы.

Эту просьбу работница направила по электронной почте. Работодатель ответил ей тоже по электронной почте, что документы она может получить лично в приемной школы.

Спор потом рассматривался несколькими судебными инстанциями, которые пришли к разным выводам. Сначала дело № 2-5424/2022 (УИД 86RS0002-01-2022-007341-69) в ноябре 2022 года разбирал Нижневартовский городской суд, который посчитал, что:

• перечень документов (копий документов), перечисленных в ч. 1 ст. 62 Трудового кодекса РФ, не является исчерпывающим. Помимо названных там работодатель обязан по письменному требованию работника в 3-дневный срок выдать ему и другие документы, если они необходимы ему для реализации тех или иных прав. Все запрошенные сотрудницей документы связаны с ее работой, следовательно, должны были быть ей предоставлены работодателем не позднее 3 рабочих дней с момента получения заявления;
• работодатель не имел права отказываться пересылать скан-копии документов по электронной почте из-за отсутствия у него электронного документооборота, соглашения об обмене электронными документами между сторонами, а также электронной подписи в отправляемых и получаемых документах. По мнению суда 1-й инстанции, все это не препятствовало направлению скан-копий документов работнице по электронной почте;
• администрации школы было известно о нахождении сотрудницы на лечении в другом городе (что следовало из представленных ею работодателю листов нетрудоспособности и многочисленных судебных споров между школой и гражданкой), а указанная ею электронная почта неоднократно использовалась в предыдущей переписке с работодателем, поэтому принадлежность адреса электронной почты именно ей не вызывала сомнений;
• действующее трудовое законодательство не предусматривает обязанности получить работником запрошенные документы лично на руки;
• работодатель не направил запрошенные документы и посредством «Почты России».

В итоге суд признал незаконными действия школы и взыскал с нее в пользу сотрудницы компенсацию морального вреда в размере 1 500 рублей.

К совершенно иному выводу в этом деле пришла Судебная коллегия по гражданским делам суда Ханты-Мансийского автономного округа – Югры в феврале 2023 года:

• в соответствии с положениями ст. 62 ТК РФ обязанность по выдаче документов о работе возникает у работодателя только на основании письменного заявления работника;
• поданное работником по электронной почте заявление не равнозначно письменному документу, т.к. в школе не применяется электронный документооборот;
• поэтому у работодателя не возникло обязанности по ст. 62 ТК РФ предоставить работнице документы и он ничего не нарушил!
• а то, что он подготовил комплект запрошенных документов на бумажном носителе и пригласил получить его в администрации школы, это была его добрая воля.

Седьмой кассационный суд общей юрисдикции в июле 2023 года (дело № 88-11370/2023) подтвердил правильность решения школы, добавив следующие аргументы:

• взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота осуществляется только с письменного согласия работника и путем использования определенных законом информационных систем: цифровой платформы «Работа в России», единого портала государственных и муниципальных услуг, информационной системы работодателя в случае их применения работодателем в целях осуществления электронного документооборота. Но в школе отсутствует ЛНА, устанавливающий порядок электронного взаимодействия и документооборота между работодателем и его работниками;

• в письменном согласии на обработку персональных данных и в иных материалах дела нет согласия работника на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота. В отсутствие такого согласия и локальных нормативных актов о введении в школе электронного документооборота у работодателя отсутствовала обязанность по направлению кадровых и финансовых документов, содержащих персональные данные работника, по электронной почте (тем более не корпоративной, а на общедоступном ресурсе).

Сотрудница вела многочисленные судебные споры со своим работодателем. Возможно поэтому он стал действовать строго по закону и не направил документы с персональными данными по электронной почте – ему безопаснее было отдать бумажные копии при личной явке работницы.

Наталья Храмцовская,
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании
«ЭОС», эксперт ИСО