Top.Mail.Ru

Спор в суде о возможности отправки по электронной почте запрошенных работником документов о его работе

Гражданка просила работодателя (администрацию школы) направить ей на электронную почту скан-копии следующих документов, касающихся ее работы:

  • выписки из графика отпусков на 2022 год;
  • выписки из табелей учета рабочего времени с приложениями с июня 2021 года по март 2022 года;
  • расчетные листки по заработной плате с мая 2021 года по март 2022 года;
  • выписки из приказов о назначении премии в 2021–2022 учебном году;
  • справки о размере и датах выплат по листкам нетрудоспособности с указанием номера листка нетрудоспособности за период с июня 2021 года по март 2022 года;
  • справки с места работы.

Эту просьбу работница направила по электронной почте. Работодатель ответил ей тоже по электронной почте, что документы она может получить лично в приемной школы.

Спор потом рассматривался несколькими судебными инстанциями, которые пришли к разным выводам. Сначала дело № 2-5424/2022 (УИД 86RS0002-01-2022-007341-69) в ноябре 2022 года разбирал Нижневартовский городской суд, который посчитал, что:

  • перечень документов (копий документов), перечисленных в ч. 1 ст. 62 Трудового кодекса РФ, не является исчерпывающим. Помимо названных там работодатель обязан по письменному требованию работника в 3-дневный срок выдать ему и другие документы, если они необходимы ему для реализации тех или иных прав. Все запрошенные сотрудницей документы связаны с ее работой, следовательно, должны были быть ей предоставлены работодателем не позднее 3 рабочих дней с момента получения заявления;
  • работодатель не имел права отказываться пересылать скан-копии документов по электронной почте из-за отсутствия у него электронного документооборота, соглашения об обмене электронными документами между сторонами, а также электронной подписи в отправляемых и получаемых документах. По мнению суда 1-й инстанции, все это не препятствовало направлению скан-копий документов работнице по электронной почте;
  • администрации школы было известно о нахождении сотрудницы на лечении в другом городе (что следовало из представленных ею работодателю листов нетрудоспособности и многочисленных судебных споров между школой и гражданкой), а указанная ею электронная почта неоднократно использовалась в предыдущей переписке с работодателем, поэтому принадлежность адреса электронной почты именно ей не вызывала сомнений;
  • действующее трудовое законодательство не предусматривает обязанности получить работником запрошенные документы лично на руки;
  • работодатель не направил запрошенные документы и посредством «Почты России».

В итоге суд признал незаконными действия школы и взыскал с нее в пользу сотрудницы компенсацию морального вреда в размере 1 500 рублей.

К совершенно иному выводу в этом деле пришла Судебная коллегия по гражданским делам суда Ханты-Мансийского автономного округа – Югры в феврале 2023 года:

  • в соответствии с положениями ст. 62 ТК РФ обязанность по выдаче документов о работе возникает у работодателя только на основании письменного заявления работника;
  • поданное работником по электронной почте заявление не равнозначно письменному документу, т.к. в школе не применяется электронный документооборот;
  • поэтому у работодателя не возникло обязанности по ст. 62 ТК РФ предоставить работнице документы и он ничего не нарушил!
  • а то, что он подготовил комплект запрошенных документов на бумажном носителе и пригласил получить его в администрации школы, это была его добрая воля.

Седьмой кассационный суд общей юрисдикции в июле 2023 года (дело № 88-11370/2023) подтвердил правильность решения школы, добавив следующие аргументы:

  • взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота осуществляется только с письменного согласия работника и путем использования определенных законом информационных систем: цифровой платформы «Работа в России», единого портала государственных и муниципальных услуг, информационной системы работодателя в случае их применения работодателем в целях осуществления электронного документооборота. Но в школе отсутствует ЛНА, устанавливающий порядок электронного взаимодействия и документооборота между работодателем и его работниками;

  • в письменном согласии на обработку персональных данных и в иных материалах дела нет согласия работника на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота. В отсутствие такого согласия и локальных нормативных актов о введении в школе электронного документооборота у работодателя отсутствовала обязанность по направлению кадровых и финансовых документов, содержащих персональные данные работника, по электронной почте (тем более не корпоративной, а на общедоступном ресурсе).
  • Сотрудница вела многочисленные судебные споры со своим работодателем. Возможно поэтому он стал действовать строго по закону и не направил документы с персональными данными по электронной почте – ему безопаснее было отдать бумажные копии при личной явке работницы.

Оценить новость
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Надо ли заверять распечатку из СЭД листа согласования?

Работаю в АО, дела с приказами ведем в гибридном формате: электронное (приказы с ЭП + скан-копии приказов, изначально созданных и согласованных в бумаге) и бумажное (приказы, созданные и согласованные в бумаге + распечатанные приказы с ЭП). И в первом, и во втором случаях в деле размещаются и соответствующие листы согласования. Но неужели мы обязаны прописать в Инструкции по делопроизводству, что лист согласования, распечатанный из ЭДО, должен быть оформлен и удостоверен? Может быть, АО может себе позволить и, соответственно, отразить в Инструкции по делопроизводству, что лист согласования из ЭДО как распечатку к распечатанному приказу с визуализацией ЭП можно приложить в том же виде, без заверений?

Внешнеэкономическая деятельность без бумажных документов

Для принятия осознанного решения о переходе на юридически значимый электронный документооборот (ЭДО) со своим зарубежным контрагентом нужно понять принципиальные вещи. Какую экономию времени и денег дает переход в цифру (приводим данные Евразийского банка развития, ФТС России и др.)? Как легализовать свою электронную подпись на территории другого государства и иностранную электронную подпись в России? Есть ли нерешенные проблемы для практического перехода на трансграничный электронный документооборот? С партнерами из каких стран российский бизнес уже может перейти на электронный документооборот, благодаря налаженной инфраструктуре? Что делать, если интересующей вас страны в этом списке пока нет? Каков алгоритм действий для подключения к трансграничному ЭДО? Наши ответы на эти вопросы помогут вам в принятии решения о переходе на трансграничный ЭДО.

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 1)

Комментируем отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов...» в организациях, утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из первой части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете: какие организации обязаны создавать архив как структурное подразделение, а какие нет; какими документами должна регулироваться деятельность архива; чем регламентируется работа с научно-техническими документами; когда надо передавать документы из подразделений в архив организации, когда они становятся архивными; кому оформлять и подписывать опись дел структурного подразделения и архивную опись, являющуюся годовым разделом описи дел (почему изменения в этом вопросе могут не понравиться руководителю архива организации и как можно исправить ситуацию).

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?