Top.Mail.Ru

Учимся составлять номенклатуру дел отдела кадров

Что такое номенклатура дел и для чего она нужна? Почему номенклатуре отдела кадров придается особое значение? Как ее правильно составить и заполнить все графы? Какие сроки хранения документов установить? Где взять дополнительную ­информацию? ­Ответы на эти вопросы вы найдете в статье нашего автора.

Конец года, помимо всего прочего, время, когда составляется номенклатура дел организации на следующий календарный год. Инициатором этого процесса обычно выступает канцелярия или ответственный за архив работник компании. Если будущая номенклатура дел – первая в истории организации, то без помощи работников структурных подразделений канцелярии не обойтись. Отдел кадров – не исключение, тем более что хранить документы по личному составу его обязывает закон. Как составить номенклатуру дел отдела кадров? Как правильно заполнить ее графы и установить сроки хранения? Что делать потом? На эти вопросы ответим в статье.

Что такое номенклатура дел и для чего она нужна

Для того чтобы определить, что представляет из себя номенклатура дел, обратимся к наиболее свежему документу в области архивного дела, который был введен в действие в конце сентября 2015 года, – Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным приказом Минкультуры ­России от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила).

Фрагмент документа

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и ­организациях, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526

<. .>

4.14. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации составляется номенклатура дел.

4.15. Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела) и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда организации.

<. .>

В организации обычно действуют сводная номенклатура дел и номенклатуры дел структурных подразделений. Последние отражают состав документального фонда подразделения.

За составление сводной (то есть единой) номенклатуры дел организации отвечает служба делопроизводства (секретариат, канцелярия, административный отдел). Сводная номенклатура составляется из номенклатур дел структурных подразделений, а за их составление несут ­ответственность уже начальники отделов, служб, департаментов и ­управлений.

Почему так? Очень просто: сотрудники, которые ежедневно имеют дело с документами своего отдела, могут не только описать их быстрее и качественнее, чем делопроизводитель, но и сформировать документы в дела так, как удобно специалистам именно их сферы. Они назначат документам корректные сроки хранения и при необходимости поднимут вопрос об их увеличении. Секретарь или делопроизводитель, проявив должные настойчивость и трудолюбие, тоже смогут это сделать, но ­времени у них уйдет в разы больше.

Сводная номенклатура дел организации ежегодно пересматривается, уточняется и утверждается первым руководителем. Это делается в конце года, чтобы к моменту ухода на новогодние каникулы номенклатура на следующий год уже была готова. Структурные подразделения получают свои номенклатуры и начинают формировать дела в соответствии с ними с первого рабочего дня нового года.

Номенклатура дел отдела кадров

Номенклатурам дел отдела кадров и бухгалтерии традиционно придается особое значение: здесь работают с документами, обеспечивать должное хранение которых обязана любая организация независимо от сферы ее деятельности и формы собственности. Это закон.

Фрагмент документа

Статья 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в ­Российской Федерации»

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего ­Федерального закона.

Как говорилось выше, делопроизводитель вряд ли сможет качественно описать документы...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 700 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

7 ответов на вопросы о трудовых книжках

Рассмотрели актуальные вопросы, связанные с трудовой книжкой, с учетом позиций Роструда, Минтруда России и судебной практики. Можно ли на основании СТД-СФР оформить дубликат трудовой книжки? Нужно ли вносить изменение фамилии работника во вкладыш или достаточно только в трудовую книжку? Что делать, если в трудовой книжке нет записи об увольнении с предыдущего места работы? Обязательно ли вшивать вкладыш? Нужно ли увольнять и принимать вновь сотрудников, если компания реорганизована? Когда именно нужно отправить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой: в день увольнения или на следующий? Приводим образцы внесения записей о смене работником фамилии, о реорганизации работодателя, акта об отказе работника от получения трудовой книжки на руки при увольнении, уведомления с просьбой явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.

Знаки препинания при вводных словах: инструкция для кадровика

Кадровым специалистам приходится много и регулярно писать – проекты кадровых приказов и ЛНА, отчеты, служебные (докладные) записки и пр. А делать это надо грамотно, в том числе и по части пунктуации. Правила пунктуации в русском языке направлены на максимальную ясность и точность письменной речи. Правил этих не так уж много, и запомнить их совсем не трудно. Хотя некоторых знаний и навыков правильная постановка знаков препинания потребует. Предлагаем разобраться с запятыми при вводных словах и выражениях.

Как составить номенклатуру дел кадровой службы

В конце года в компаниях составляется номенклатура дел на следующий календарный год. Причем немалую роль в этом играют структурные подразделения, в том числе отдел кадров, который создает номенклатуру своего подразделения и предоставляет ее для включения в сводную номенклатуру дел организации. Рассказываем, что должна сделать кадровая служба, как определяются списки дел и сроки их хранения, какова последовательность размещения заголовков дел, как заполняется номенклатура. Приводим пример номенклатуры дел отдела кадров.

Правила оформления трафаретного текста, анкеты и таблицы

Кадровым специалистам часто приходится оформлять документы, которые идут на стол первому лицу компании и другим топ-менеджерам и впоследствии нередко становятся доказательствами в спорах с работниками или при претензиях проверяющих. Поэтому так важно составлять документы универсально, чтобы читающий сразу понял, о чем речь, сделал верные выводы и принял на основе составленного документа решение. Даем рекомендации по составлению текста-трафарета или текста-анкеты, которые можно использовать для заявлений, уведомлений, заявок и прочих кадровых документов. Предлагаем советы по оформлению таблиц, основанные на ГОСТ. Например, где и как формируются заголовки, подзаголовки, графы и номера; как разделить слишком длинную по горизонтали или вертикали таблицу; как указывать название и номер таблицы; как вносить числовые данные и повторяющиеся значения, выравнивать содержимое ячеек и пр.

Внутренние переводы: оформляем правильно

Любое предприятие время от времени сталкивается с ситуацией, когда работнику требуется изменить его трудовую функцию либо структурное подразделение. Причины этого различны: как собственная просьба сотрудников, так и состояние здоровья гражданина, сокращение штата, чрезвычайные обстоятельства и т. Д. Вместе с тем в наше время не является редкостью переезд работника вместе с работодателем в другую местность. Как правило, указанные операции проводят посредством перевода сотрудников на другую работу. Переводы могут быть как временные, так и постоянные, по инициативе работника и работодателя, с согласия работника и без. При этом в зависимости от вида и причины перевода различается порядок их оформления.

Как вносить изменения в приказы и приложения к ним: инструкция для кадровика

На практике нередко возникает необходимость внести изменения в действующий документ организации – приказ или утвержденный им документ. На примерах покажем, как это лучше сделать, какие формулировки использовать, когда целесообразнее утвердить правки, а когда документ в новой редакции.

Как оформить приказ по новому ГОСТ

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – ​в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрено документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объясняем, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показываем, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Заполняем вкладыш к трудовой книжке

В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее следует вшить вкладыш. Между тем, несмотря на то, что вкладыш оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка, при его заполнении возникает множество вопросов, которые автор и рассмотрела в статье. По наиболее интересным моментам мы представляем вам комментарии специалиста Роструда.