Концепция управления документами (ИСО 15489, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007) предполагает, что документы любой организации выполняют прежде всего правовую функцию и служат доказательством законности осуществления деловой деятельности. Документы должны дать возможность собственникам, акционерам в любой момент времени доказать законность владения активами и принятых решений.
С этой позиции протоколы общих собраний акционеров и собраний учредителей должны рассматриваться как распорядительные документы, оформляющие решения органов управления акционерным обществом (АО) или обществом с ограниченной ответственностью (ООО), принимаемые по всем вопросам деятельности, отнесенным к компетенции общего собрания как высшего органа управления организацией. Компетенция и полномочия органов управления (общее собрание, наблюдательный совет или совет директоров) и исполнительных органов (правление, председатель правления, генеральный директор) разделяются в соответствии с нормами акционерного права и закрепляются уставом. Документы органов управления являются важнейшим нематериальным активом организации и, как правило, имеют постоянный срок хранения.
Сроки хранения документов, возникающих при осуществлении однотипных функций в организациях всех форм собственности, устанавливает «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 и вступивший в силу с 1 октября 2010 г. (далее – Перечень).
Перечнем закреплены сроки хранения для основных документов акционерных обществ, образующихся в деятельности органов управления ими (см. Таблицу 1). Этими же статьями Перечня руководствуются и при определении сроков хранения документов органов управления в обществах с ограниченной ответственностью.
Для организаций, которые не являются источником комплектования государственного или муниципального архива, установленный Перечнем постоянный срок хранения означает прежде всего срок «до ликвидации организации». При ликвидации подобных организаций вопросы дальнейшего хранения решает ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий, а государственный или муниципальный архив могут принять документы постоянного срока хранения на основе принципа выборки организаций и документов.
Опыт лучших практик акционерных обществ показал, что протоколы общих собраний и все документы по их подготовке и проведению, отражающие выполнение установленных законодательством процедур (включая решение о проведении общего собрания, утвержденную повестку дня, форму сообщения о его проведении, протоколы счетной комиссии и даже бюллетени голосования), целесообразно формировать в один комплекс, в одно дело, определяя срок его хранения по сроку хранения протокола – «постоянно». При этом к данному делу в обязательном порядке составляется внутренняя опись, фиксирующая и наличие в деле «вшитых» конвертов, содержащих опечатанные, сосчитанные и заверенные подписями председателя и секретаря счетной комиссии конверты с бюллетенями голосования по каждому вопросу повестки дня. Весь этот комплекс документов по проведению общего собрания, а не только бюллетени голосования, рекомендуется хранить в специальном запирающемся шкафу (раздельно каждое дело). А факты вскрытия шкафа и выдачи документов с разрешения руководителя исполнительного органа следует документировать в установленном в организации порядке.
Обратите внимание: регулятор рынка ценных бумаг Федеральная служба по финансовым рынкам (ФСФР, ранее – ФКЦБ) имеет право устанавливать специальные требования к порядку подготовки и проведения общих собраний акционеров и к обеспечению сохранности документов в акционерных обществах.
В настоящее время на сайте ФСФР с целью проведения публичной антикоррупционной (к сожалению, без профессиональной архивной) экспертизы опубликованы проекты приказов, затрагивающих состав обязательных документов по процедуре проведения общего собрания акционеров и сроки их хранения. Так, срок хранения бюллетеней для голосования и доверенностей на участие в общем собрании акционеров предполагается сократить с постоянного до «не менее 3 лет». Это, конечно, нарушает принцип комплексности хранения документов, обеспечивающих доказательства законности принятых коллегиальных решений. При этом предполагается сохранить прежние условия хранения – в «специальном шкафу с запирающимися ячейками».
Для предотвращения некоторых коллизий в практике применения Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, которое в ближайшем будущем будет утверждено приказом ФСФР, рекомендуем обратить внимание на один из его пунктов: устав акционерного общества и его внутренние документы, регулирующие порядок хранения документов общества, могут предусматривать более длительные сроки хранения документов. Тем более, что проект Положения содержит прямые ссылки на Перечень, в котором срок хранения для бюллетеней голосования – «до прекращения деятельности акционерного общества», а для доверенностей – «постоянно» (см. Таблицу 1).
