В настоящее время правовые акты, принятые государственными органами и действующие на уровне страны, четко не описывают порядок регистрации приказов. Однако в практике делопроизводства сложились определенные правила регистрации распорядительных документов, которые отражены сегодня только в документах, имеющих рекомендательный характер. Данные правила целесообразно соблюдать и включить их в инструкцию по делопроизводству вашей организации.
Итак, прежде всего не принято регистрировать вместе приказы по основной деятельности, приказы по личному составу и приказы по административно-хозяйственным вопросам.
Фрагмент документа
Приложение № 15 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76
Приказы регистрируются… по порядку номеров в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения регистрируются отдельно.
Фрагмент документа
Рекомендации по ведению делопроизводства в организации, ВНИИДАД, 2003 г.
3.2.7. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из органов власти, приказы руководителя организации по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.
То есть если для регистрации приказов используются журналы (книги) на бумажном носителе, то для приказов по основной деятельности, приказов по личному составу и приказов по административно-хозяйственным вопросам принято заводить отдельные журналы. При этом для регистрации приказов по личному составу может использоваться несколько журналов в зависимости от тематики распорядительных документов.
Если в организации используется система электронного документооборота (СЭД), то при ее настройке принято создавать отдельные группы регистрации для вышеперечисленных приказов.
Отметим, что так стоит регистрировать приказы еще и потому, что журналы (книги, картотеки, базы данных) регистрации приказов по основной деятельности, приказов по личному составу и приказов по административно-хозяйственным вопросам имеют разные сроки хранения!
Фрагмент документа
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558)
При оформлении журналов (книг) регистрации целесообразно соблюдать рекомендации по оформлению дел, имеющих аналогичные сроки хранения.
Фрагмент документа
Приложение № 24 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76
Правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение
Приложение № 24 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76
Правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение
…В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно…
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле…
Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона, или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело…
Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).
То есть книги регистрации, имеющие срок хранения до 10 лет, не обязательно прошивать (прошнуровывать) прочными нитками.
Если регистрация приказов ведется в электронном виде (в СЭД, в электронных журналах, созданных в MS Excel, и т.д.), то, с нашей точки зрения, электронные журналы, которые должны храниться до 10 лет, не нужно распечатывать в конце года для их хранения. При этом в номенклатуре дел для записи о журнале регистрации стоит делать отметку в графе «Примечание» о том, что журнал ведется в электронном виде. Если же журнал регистрации должен храниться постоянно или свыше 10 лет, то в конце года он распечатывается и оформляется по установленным в организации правилам.
Итак, в вашем случае желательно завершить регистрацию разных приказов в одном журнале и организовать дальнейшую регистрацию распорядительных документов с соблюдением вышеприведенных рекомендаций. Вносить изменения в технологию регистрации документов лучше всего с начала нового календарного года. При этом если описанный Вами порядок регистрации закреплен в инструкции по делопроизводству вашей организации, то в инструкцию необходимо внести изменения. Это можно сделать с помощью издания приказа.
В заключение отметим, что правила работы с распорядительными документами (в том числе и правила регистрации приказов) организация устанавливает самостоятельно и закрепляет в своей инструкции по делопроизводству. Информацию о том, какие положения, касающиеся работы с приказами, следует включать в инструкцию по делопроизводству, можно найти в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти:
Фрагмент документа
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76
3.4.9. Инструкция по делопроизводству определяет особенности документооборота внутренних документов. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов.
Инструкция по делопроизводству определяет:
– процедуру прохождения проектов приказов… по основной деятельности и по личному составу, основные инстанции визирования приказов, место регистрации приказов, порядок регистрации и место хранения подлинников приказов, порядок рассылки копий приказов в структурные подразделения, заинтересованным лицам...
