Кто должен заверять сшив документов, копий?

Общее правило нашего делопроизводственного «ремесла» гласит, что тот, кто подписал документ, тот и должен удостоверять его копии. Именно из этого правила исходят требования, например, Банка России, налоговых органов, органов внутренних дел и правила нотариального делопроизводства, которые в некоторых случаях прямо устанавливают, что копии документов или сшив многостраничных документов (при выемке) или их копий удостоверяются подписью первого лица организации или двумя подписями: первого руководителя и главного бухгалтера.

Все зависит от конкретной ситуации. И если в нормативном правовом акте федерального уровня, который обязателен для соблюдения в частном конкретном случае, не установлен порядок удостоверения копий документов подписью первого лица и подписями иных должностных лиц организации (сейчас это заместители первого руководителя), то данное право может быть делегировано.

Система делегирования полномочий предусматривает закрепление прав по отношению к документам:

• в должностной инструкции сотрудника (служебном должностном регламенте государственного или муниципального служащего),
• в соответствующем приказе о делегировании права / полномочия (относится к категории приказов по основной деятельности) и
• доверенности (относится к категории специальных доверенностей).

В крупных организациях, где положение о системе делегирования полномочий должно существовать как организационный документ и локальный нормативный акт, сначала закрепляются полномочия по управлению организацией (по функциям управления, по бизнес-процессам или направлениям деятельности) и уровни управления, на которые полномочия могут быть делегированы (например, только на уровень директора департамента или руководителя направления). Строится схема / матрица делегирования, в которой в графической форме и отражаются полномочия по отношению к документам в связи с правом принимать решения (подписывает, утверждает, согласовывает какие виды документов). На основании этого утвержденного положения и схемы-матрицы делегирования разрабатываются положения о должности или должностные инструкции и при необходимости оформляются доверенности.

В небольших организациях, где права подписывать, утверждать, удостоверять документы не рассматриваются в аспекте делегирования полномочий (а это большинство органов управления и организаций), право удостоверять копии документов в случаях, прямо не установленных действующим законодательством и нормативными правовыми актами, может быть делегировано руководителю службы делопроизводства. Считается «лучшей практикой» при оформлении делегирования четкое определение видов / категорий документов, удостоверение которых делегируется, и видов печатей, которые будут для этого применяться. Новой практикой является не просто персонификация делегирования, но и определение замещающего «дублера» в случае временного отсутствия основного сотрудника, которому делегированы полномочия.

Издаются приказы по основной деятельности и используются следующие примерные формулировки:

На основании данного приказа в раздел «Права» должностных инструкций сотрудников вносятся формулировки о делегировании соответствующих полномочий.

В данном примере не требуется оформление отдельной доверенности на данное полномочие, но в специальную доверенность Начальника канцелярии вместе с обычным предоставлением права получать и отправлять все виды почтовой корреспонденции от имени юридического лица и адресованной ему все-таки рекомендуется включить права удостоверения документов в соответствии с той формулировкой о делегировании, которая отражена в приказе и должностной инструкции (как в приведенных Примерах 1 и 2).

Таков общий алгоритм делегирования прав удостоверения документов, который должен рассматриваться как одна из составных частей в общей системе делегирования полномочий в организации.