Номенклатура дел составляется на календарный год и действует в течение календарного года. Существенной переработке и согласованию с архивным учреждением номенклатура дел подлежит примерно один раз в 5 лет, а также в случае коренного изменения структуры и функций организации.
Если структура и функции организации остаются стабильными, то номенклатура дел на следующий год действительно может быть просто переутверждена. Но в процессе подготовки к утверждению номенклатуру дел необходимо:
И, конечно же, номеклатуру дел необходимо оформить в установленном порядке по утвержденной форме, т.е. не просто перепечатать документ, а:
«Лучшие практики» организаций показывают, что утверждать номенклатуру дел необходимо не просто грифом утверждения, а приказом, причем не по основной деятельности, а по административно-организационной (срок хранения – 5 лет при постоянном сроке хранения самой номенклатуры дел), в котором отражаются аспекты управления документами и даются конкретные поручения. Отметим, что автор вопроса явно понимает важность правильных формулировок этого распорядительного документа. Показываем его образец в Примере.
«Поручительские» пункты 2 и 3 отражают аспекты управления номенклатурой дел как важным многофункциональным и значимым для деятельности организации документом.
«Поручительский» п. 4, который необходимо поставить на контроль (и напоминания о контрольном сроке начинать рассылать в конце декабря 2015 г. и в январе 2016 г.), поможет службе делопроизводства оформить сводную итоговую запись к номенклатуре дел всей организации, которая составляется на базе итоговых записей к номенклатурам дел структурных подразделений. Чтобы не «испугать» структурные подразделения незнакомой им терминологией, вместо «представить итоговые записи о...» можно написать проще «представить сведения о...».
В приказе можно утвердить и форму представления сведений.
В этом случае форма итоговой записи к номенклатуре дел подразделения, отражающая необходимость ее подписания руководителем подразделения, а не ответственным за делопроизводство сотрудником, может быть оформлена как приложение к данному приказу.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Подскажите пожалуйста номенклатура дел с прошлого года сильно изменилась (из за неправильности составления прошлой) изменились так же индексы дел. Как теперь указывать в ней переходящие дела? Если индекс теперь совсем другой
Добрый день! Скажите пожалуйста, а если мы не ведем приказы по АО, можем же мы утвердить приказ по основной деятельности?
Добрый день. А если номенклатура дел очень объемная (более 500 листов) и особых изменений нет, обязательно ли каждый год утверждать новый экземпляр номенклатуры? Можно ли издать приказ о том, что переутверждается номенклатура с предыдущего года?
Читайте ответ на вопрос «Если номенклатура дел более 500 листов и изменений в ней нет, можно переутвердить ее приказом на следующий год? » на нашем сайте.
Был разработан локальный нормативный акт организации. Как корректно назвать приказ: «О введении в действие» или «Об утверждении и введении в действие»?
Согласно приказу введен в действие Единый реестр шаблонов предприятия (в него включены, например, шаблон приказа, исходящего письма, должностной инструкции, локального нормативного акта и др.). В организационно-распорядительном документе также указано, что порядок разработки, утверждения и корректировки указывается в приложении к приказу. Статус «Шаблон» документ получает только на основании регистрации в Едином реестре шаблонов. При этом в приказе ничего не указано о статусе таких шаблонов. Просим разъяснить, какой статус будут носить такие шаблоны: обязательный, добровольный или рекомендательный? Если, например, работник возьмет за основу шаблон должностной инструкции и включит пункты, которые отсутствуют в нем, то будет ли это являться отступлением от требований в использовании шаблона?
Организация направила нам документ с грифом «Для служебного пользования». Сам документ на 3 листах, на нем проставлен гриф. А приложения к нему на 28 листах (две таблицы) грифа не имеют. Как правильно расценивать приложения? Они тоже подпадают под гриф ограничения доступа, хоть он на них не проставлен, или приложения не являются документами ДСП?
Наша компания крупная, у генерального директора много заместителей по определенным направлениям. В организацию зачастую поступают документы, адресованные двум должностным лицам компании. Например, двум заместителям, когда в одном письме затрагиваются вопросы, которые курируют эти руководители. Соответственно, документ передается на рассмотрение и тому, и другому руководителю. Таким образом, один и тот же документ будет иметь две резолюции, как правило, с указанием разных исполнителей и разными сроками исполнения (ведь у каждого руководителя свое видение). А иногда фамилии исполнителей частично совпадают у обоих руководителей. К тому же документы с резолюциями от двух руководителей могут выйти не одновременно, т.к. один из руководителей может отсутствовать на рабочем месте, например находиться в командировке. От второго руководителя резолюция может выйти позже, чем от первого. На какую резолюцию необходимо опираться при направлении документа на исполнение и постановке на контроль, ведь служба делопроизводства не может игнорировать ни одну, ни другую резолюцию? Но и ставить одному и тому же документу разные сроки исполнения абсурдно, равно как и направлять на исполнение в разные отделы.
Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.
Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
